Việc làm cho sinh viên Học viện Quản lý Giáo dục

• Quản lý hệ thống kế toán, sổ sách kế toán, hóa đơn - chứng từ.
• Kiểm tra toàn bộ các hóa đơn, chứng từ kế toán phát sinh hằng ngày; đảm bảo đúng với quy định Nhà nước và quy chế của công ty.
• Kiểm tra hồ sơ giải chi tạm ứng chi phí hoạt động - chi phí công trình, nhập hóa đơn chi phí vào phần mềm.
• Theo dõi các và báo cáo khoản tạm ứng chi phí, làm thủ tục chi bổ sung, thu hồi tạm ứng dư (nếu có).
• Theo dõi công nợ khách hàng, nhà cung cấp theo từng công trình.
• Hạch toán nghiệp vụ và lưu trữ hồ sơ - dữ liệu kế toán liên quan.
• Lập báo cáo thuế tháng, quý , năm theo quy định ( có kinh nghiệm thuế là 1 lợi thế).
• Phối hợp với các vị trí, phòng ban liên quan để thực hiện các chức năng nhiệm vụ của phòng ban.
• Đề xuất và thực hiện cải tiến, đổi mới, tối ưu hoạt động của phòng Kế toán.
• Tham gia Thực hiện các hoạt động trong chức năng quản lý hiệu quả công việc tại bộ phận.
• Các công việc khác theo yêu cầu của Kế toán trưởng.

- Trực điện thoại, tiếp nhận thông tin và đưa đến các bộ phận liên quan.

- Hỗ trợ nhân viên check thông tin chuyển phát, thực hiện chuyển phát tài liệu.

- Tiếp nhận, luân chuyển, xử lý thư từ, công văn, bưu kiện của công ty và đối tác;

- Quản lý, mua sắm, cấp phát văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ làm việc của nhân viên.

- Làm các đề nghị thanh toán đơn giản.

- Tiếp đón và hướng dẫn khi khách hàng, đối tác đến làm việc tại công ty

- Quản lý và theo dõi các tài sản, thiết bị tại Văn phòng;

- Quản lý phòng họp và chuẩn bị hậu cần cho các cuộc họp, sự kiện của Công ty;

- Kiểm tra, nhắc nhở các vi phạm hành chính;

- Các công việc khác theo yêu cầu của Trưởng phòng và BLĐ.

- Cập nhật các thông tin liên quan về thị trường du lịch.

- Thực hiện các tour khảo sát tại các cơ sở dịch vụ của Công ty theo yêu cầu.

- Lấy ý kiến, phản hồi của khách sau khi sử dụng dịch vụ của khách sạn. Cung cấp cho các bộ phận liên quan để cùng xem xét, rút kinh nghiệm trong những trường hợp cần thiết.

- Hỗ trợ làm hợp đồng, theo dõi toàn bộ quá trình hợp đồng (từ khi hợp đồng được gửi, ký, đóng dấu, gửi trả lại, chuyển cho kế toán lưu trữ).

- Hỗ trợ Kế toán thu hồi các khoản nợ từ khách.

- Phối hợp công việc với các đơn vị khác để hoàn thành công việc.

- Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của cấp trên.

• Hoạch định và triển khai các chiến lược kinh doanh một thương hiệu thuộc chuỗi Khách sạn của tập đoàn;
•  Nghiên cứu nhu cầu của khách hàng về các sản phẩm và dịch vụ, tổ chức thực hiện các chương trình dịch vụ chăm sóc khách hàng, đánh giá sự hài lòng của khách hàng, nâng cấp cải tiến dịch vụ hiện có và sáng tạo dịch vụ; Đảm bảo doanh số của phòng đạt được theo định mức yêu cầu và thực hiện các báo cáo kinh doanh định kỳ; Thực hiện theo kế hoạch và tổ chức các chương trình khuyến mãi, các hoạt động PR, Marketing thúc đẩy doanh số;
•  Phối hợp với các phòng ban, tham mưu sáng tạo đổi mới dịch vụ, sản phẩm để đáp ứng nhu cầu khách hàng thuộc những phân khúc thị trường khác nhau và đề xướng kế hoạch xúc tiến sản phẩm phù hợp; Quản lý, đào tạo và phát triển năng lực nhân viên phòng, thúc đẩy hiệu suất công việc bộ phận kinh doanh; Xây dựng & phát triển quan hệ vs các đối tác (chính quyền, công ty, lữ hành); Các công việc khác theo sự phân công, chỉ đạo của Ban Lãnh đạo.

I- JOB SUMMARY

Develop key growth sales strategies, tactics and action plans to assigned/market segments. Successful execution of these strategies work effectively and harmoniously to achieve department financial targets and ensure the sales force productivity level stays high as well as building department and company culture.

II. JOB DESCRTION

• Overseeing the activities of the assigned sales force.

• Own and hit/exceed sales targets within assigned territory and accounts.

• Design, develop and execute strategic plan to achieve sales targets and expand customer base.

• Coordinate sales forecasting, budgeting, planning, and process optimization with Direct Managers and Revenue Manager.

• Monitor and endeavor to maintain high levels of accuracy, quality, and process consistency in the sales force initiatives.

• Direct and support consistent implementation of the business’s initiatives in all sales strategies and initiatives.

• Ensure that the sales objectives are assigned in a timely fashion and develops the business sales targets and values, hence, creating a working culture for the sales force.

• Take initiative in building peer support and strong internal business relationships with key management personnel with a view of enhancing sales efforts.

• Play a mentorship role to sales staffs, assisting in the performance of staff’s duties, constantly ensuring improvement in their professional skills, and preparing for the assumption of absence or retirement.

• Develop and implement high quality in processes and strategies of assigned market.

• Coordinate sales forecasting, budgeting, and planning processes to be applied by the team

• Coordinate strategic planning activities Direct Manager, key partners, and relevant cross-functional departments in order to align efforts, avoid conflict of interests, and guarantee the success of sales efforts.

• Conduct sales, consumer, competitive, and performance analyses.

• Monitor the accuracy and efficiency of sales reports as well as other intelligence essentials within the sales department.

• Compile, refine, and recommend revisions in need prior to presentation to the Direct Manager and key partners for sales strategy formulation and decision-making.

• Seek out opportunities that further the sales initiatives and assist the sales force in the management and understanding of bottlenecks, inconsistencies, and impediments in processes in order to enable constant sales process and strategy improvement.

• Constantly gather information and keep sales teams up to date on the latest industry best practices, enabling the business to keep up with competition in the market or even solidify itself as an industry leader.

• Be effectively and proactively discipline employees when they fail in their duties.

• Foster close and cooperative relationships with fellow internal leaders, sales management, support personnel etc. to enhance sales initiatives in order to optimize the effectiveness of the business’s sales efforts at all fronts.

• Work with Direct Manager and other Leaders in the department in formulating and deciding sales team budgetary allocations for optimal functioning and performance as well as other administrative duties.

• Maintain close, trusting relationships and facilitate open communication between departments and employees.

• Identify and acquire the best talent possible within the team.

• Lead and motivate staff to improve sales service with clients.

• Lưu trữ, soạn thảo công văn giấy tờ
• Quản lý, cấp phát văn phòng phẩm nội bộ phòng HCNS.
• Quản lý các nhà cung cấp cho công ty.: bảo vệ, cây cảnh, vệ sinh,
• Thực hiện và hỗ trợ việc thanh toán các chi phí: Xăng xe, điện thoại, vé máy bay, thuê nhà/mặt bằng, chi phí bảo vệ…..
• Thanh toán các chi phí phát sinh khác như: chi phí hội họp, chi phí hội thảo, các chế độ chính sách (hiếu/hỷ…).
• Quản lý tạp vụ: Phân công, tổ chức, kiểm soát, Kiểm tra việc thực hiện của Nhân viên Tạp vụ.
• Hỗ trợ các công tác về tổ chức sự kiện trong Công ty..
• Thực hiện các công việc khác do Trưởng phòng nhân sự chỉ đạo.
• Giám sát thực hiện an toàn lao động, 5S, vệ sinh lao động nơi làm việc.
• Theo dõi tài sản cố định, mua sắm, sửa khi tài sản hư hỏng và kiểm kê tài sản cố định theo quý.
• Quản lý việc thực hiện nội quy, quy định chung của công ty tại văn phòng, lập biên bản sự việc khi phát hiện vi phạm.

• Chào đón khách hàng và đối tác đến làm việc, kiểm soát thông tin khách hàng, đơn vị dịch vụ đến liên hệ công tác, hướng dẫn khách hàng tới các vị trí cần giao dịch.
• Quản lý hệ thống tổng đài của Công ty: cập nhật các thông tin về khách hàng khi gọi điện thoại tới Công ty thông qua hệ thống tổng đài.
• Nhận đăng ký, theo dõi lịch tiếp khách hàng tuần của các phòng ban trong Công ty.
• Thực hiện công tác chuẩn bị phòng họp, phòng tiếp khách.
• Tiếp khách và hướng dẫn khách trong thời gian khách hàng chờ giao dịch.
• Thực hiện công tác chuyển phát nhanh tài liệu cho các Phòng ban trong Công ty theo quy định.
• Cập nhật & quản lý toàn bộ các loại biểu mẫu chung toàn Công ty.
• Quản lý máy Photocopy (hướng dẫn sử dụng hoặc/và hỗ trợ cho các CBNV có nhu cầu sử dụng máy).
• Giám sát thực hiện công việc của NV tạp vụ: thời gian làm việc, kế hoạch mua sắm các trang thiết bị trong công tác vệ sinh.
• Quản lý & theo dõi cấp phát nước uống văn phòng.
• Có trách nhiệm giám sát vệ sinh khu vực chung.
• Phối hợp và thực hiện cùng các bộ phận chức năng trong các hoạt động và sự kiện chung của Công ty.

• Thực hiện các đầu mục công việc về tiền lương và các khoản chế độ, phúc lợi cho CBNV của Công ty.
• Kiểm soát công tác BHXH, xử lý Quan hệ lao động trong Công ty.
• Các công tác khác theo chỉ đạo từ quản lý trực tiếp

- Tuyển dụng và quản lý thông tin nhân sự

- Xử lý các công việc hành chính khác liên quan đến nhân sự

- Quản lý danh sách nhân sự

- Quản lý, theo dõi thông tin về công làm việc, ca làm việc của nhân sự

- Các công việc liên quan khác theo chỉ đạo của cấp trên

Nhiệm vụ cụ thể:

1. Công tác hành chính:

- Quản lý văn bản các loại quy định, quy trình, thông báo, công văn...liên quan đến công tác điều hành hoạt động của Ban lãnh đạo và các phòng ban, bộ phận trong toàn công ty.

- Chịu trách nhiệm quản lý đầu việc, theo dõi, đôn đốc nhắc nhở tất cả các cá nhân, phòng ban trong Công ty tuân thủ thực hiện

- Xử lý khen thưởng kỷ luật nội bộ công ty

2. Công tác quản trị văn phòng:

- Quản lý lưu trữ lài liệu hồ sơ pháp lý của Công ty, tổ chức đó tiếp khách đến làm việc với ban Tổng giám đốc.

- Xây dựng, quản lý công tác an ninh, bảo vệ của Công ty.

3. Công tác tổ chức bộ máy nhân sự - lao động tiền lương:

- Hoạch định nhân sự, tổ chức quản lý nhân sự.

- Tổ chức thực hiện chế độ chính sách lương thưởng.

4. Tổ chức thực hiện công tác phúc lợi tập thể :

- Tổ chức thực hiện chế độ, chính sách đối với người lao động, tổ chức các sự kiện hoạt động tập thể cho CBNV trong Công ty: Nghỉ mát, tổng kết cuối năm, gặp mặt đầu năm, ngày lễ...

5. Các công việc khác: Theo sự chỉ đạo của Tổng giám đốc

• Kiểm tra đối chiếu số liệu giữa các bộ phận nội bộ , cập nhật dữ liệu thu chi hằng ngày. 
• Nhập dữ liệu chứng từ lên phần mềm kế toán, Lập bảng kê hóa đơn mua vào, bán ra theo mẫu của Bộ tài chính. Lưu trữ chứng từ, sổ sách theo quy định. Tạo file theo dõi các hợp đồng đầu vào, đầu ra, hồ sơ ngân hàng.
• Thống kê và tổng hợp số liệu kế toán khi có yêu cầu. 
• Giải trình số liệu và cung cấp hồ sơ, số liệu cho công ty khi có yêu cầu.

[Cơ hội làm việc và nghiên cứu]

Viện Nghiên cứu Chính sách và Phát triển Truyền thông IPS đang tìm kiếm 03 Thực tập sinh nghiên cứu

Nội dung công việc

• Tổng hợp tài liệu theo các chủ đề chính sách (kinh tế số, hạ tầng số, xã hội số, chính phủ số) dưới sự hướng dẫn của cán bộ nghiên cứu.
• Tham gia, hỗ trợ hoạt động truyền thông chính sách (viết báo, viết bài đăng trên các kênh mạng xã hội của IPS)
• Tham gia, hỗ trợ các công việc khác phù hợp với năng lực cá nhân theo sự phân công của cán bộ nghiên cứu hoặc Viện trưởng.

• Kiểm soát chứng từ, đảm bảo đầu vào & đầu ra hợp pháp, hợp lý, hợp lệ cùng hồ sơ đầy đủ theo quy định pháp luật.
• Nộp tờ khai thuế, nộp thuế đầy đủ, đúng hạn. Hạch toán các khoản thuế đủ, đúng theo quy định.
• Có trách nhiệm giải trình số liệu chi tiết cho các cơ quan ban ngành như: TCT, Cơ quan thuế, kiểm toán độc lập, kiểm toán nhà nước,...khi có yêu cầu.
• Lập báo cáo về Thuế và các báo cáo định kỳ.
• Tập hợp, lưu trữ, bảo quản chứng từ, bảo mật số liệu kế toán.
• Thực hiện các công việc khác khi có phát sinh theo phân công nhiệm vụ từng thời điểm của Kế toán trưởng.

+ Soạn thảo hồ sơ, hợp đồng cho khách.

+ Hỗ trợ bộ phận pháp lý có liên quan.

• Phối hợp trưởng bộ phận xây dựng các chỉ tiêu KPIs, tiêu chí đánh giá cho các phòng ban, bộ phận & CBNV.
• Hỗ trợ theo dõi quá trình thực hiện các chỉ tiêu KPIs của các Phòng ban, Bộ phận.
• Thực hiện Tổng hợp, phân tích và đánh giá kết quả hoàn thành KPIs theo tháng/Qúy/Năm, thực hiện khảo sát lấy ý kiến các bộ phận phòng ban, CBNV về hệ KPIs & các chính sách đi kèm để kịp thời đưa ra những cảnh báo, khuyến nghị, tư vấn với BOD
• Phân tích năng suất lao động từng cá nhân, khu vực, đưa ra những cảnh báo kịp thời, những phương án nhân sự để thúc đẩy năng suất
• Nắm rõ chiến lược, kế hoạch kinh doanh, Phối hợp xây dựng các chính sách cho từng bộ phận phù hợp với từng thời điểm.
• Tham gia xây dựng các cơ chế, chính sách, thu hút, duy trì và phát triển nguồn nhân lực. Xây dựng các chính sách thưởng KPIs tháng/quý/năm phù hợp với từng thời điểm, đảm bảo kích thích đạt được mục tiêu kinh doanh trong kỳ
• Các công việc khác theo sự phân công của cấp Quản lý/ Ban giám đốcPhối hợp trưởng bộ phận xây dựng các chỉ tiêu KPIs, tiêu chí đánh giá cho các phòng ban, bộ phận & CBNV.
• Hỗ trợ theo dõi quá trình thực hiện các chỉ tiêu KPIs của các Phòng ban, Bộ phận.
• Thực hiện Tổng hợp, phân tích và đánh giá kết quả hoàn thành KPIs theo tháng/Qúy/Năm, thực hiện khảo sát lấy ý kiến các bộ phận phòng ban, CBNV về hệ KPIs & các chính sách đi kèm để kịp thời đưa ra những cảnh báo, khuyến nghị, tư vấn với BOD
• Phân tích năng suất lao động từng cá nhân, khu vực, đưa ra những cảnh báo kịp thời, những phương án nhân sự để thúc đẩy năng suất
• Nắm rõ chiến lược, kế hoạch kinh doanh, Phối hợp xây dựng các chính sách cho từng bộ phận phù hợp với từng thời điểm.
• Tham gia xây dựng các cơ chế, chính sách, thu hút, duy trì và phát triển nguồn nhân lực. Xây dựng các chính sách thưởng KPIs tháng/quý/năm phù hợp với từng thời điểm, đảm bảo kích thích đạt được mục tiêu kinh doanh trong kỳ
• Các công việc khác theo sự phân công của cấp Quản lý/ Ban giám đốc

BASIC FUNCTION

The incumbent will maintain, manage, and update all collateral assets for hotel, adhering to all brand communication guidelines and standards. Oversee property web pages and maintain hotel’s presence in the social media space to include updates, recommendations for changes and enhancements to content. Coordinate all public relations and promotional activities that support the needs of hotel with a focus on improved revenue performance. This will include media tours, photo shoot, broadcasts, interviews, and other specific events that require personal attention. Forge local partnerships and review opportunities for local level promotions and sponsorships to gain recognition and beneficial status within the community.

DUTIES AND RESPONSIBILITIES

1 Develops and organizes promotional activities; coordinates with departments concerned; prepares and issues press releases; invites VIPs and media to promotional activities.

2 Prepares promotional press releases on personalities among guests and employees of, and newsworthy affairs in, the hotel.

3 Prepares brochures, monthly hotel newsletter and other promotional material.

4 Prepares annual Public Relations goals and budget, in cooperation with Sales develops working plans to carry out goals; compares actual achievements against goals periodically; takes necessary corrective action.

5 Informs other departments of activities within and outside the hotel and of other information which may be useful in dealing with guests.

6 Acts as hotel's liaison with media to promote good publicity and counteract bad publicity.

7 Coordinates with hotel's advertising agency in planning and implementing promotional activities, advertising campaigns, etc.

8 Maintains good public relations by extending personalized services such as accepting and following up reservations for VIPs, inviting media to luncheon and other activities or functions and assisting in greeting VIPs and groups upon their arrival.

9 Accepts customer and media complaints, requests, and inquiries; coordinates with departments concerned in handling of same.

10 Finalizes comprehensive designs and other artwork, etc. prepared by Public Relations personnel.

11 Develops ideas for designs of posters, backdrops, etc and guides work of artist. Supervises and directs photographers commissioned to take pictures of VIPS, shows, etc.

12 Analyses sales mix and likely impact on hotel goals.

13 Execute advertising/creative briefs in a timely manner.

14 Coordinates activities with Director of Sales and Food & Beverage Manager.

15 Cooperate with other departments in the hotel to create an exceptional Guest experience and build strong, comprehensive sales programs.

16 Manage brand compliance for the hotel to grow the equity of the hotel and outlet brands and the brand equity across all channels.

17 Ensure all visual and written communication (internal/external, offline/online) is fully aligned with the hotels positioning and brand.

18 Other duties will be assigned by Management.

Quy mô nhân sự hiện tại: 70 người
- Lên kế hoạch, tổ chức và quản lý chung về nhân sự cho công ty: tuyển dụng, quản lý, xây dựng khung nhân sự, lương thưởng cùng Ban Giám đốc;
- Thực hiện các công tác tuyển dụng bao gồm:
+ Đáp ứng nhu cầu nhân lực hiện tại: Tiếp nhận yêu cầu, lập kế hoạch triển khai đăng tuyển, tìm kiếm ứng viên, sàng lọc hồ sơ, tổ chức phỏng vấn và thông báo kết quả đến ứng viên, thực hiện quy trình onboarding;
+ Phát triển thương hiệu tuyển dụng: Quản lý và phát triển các kênh truyền thông hiện có của công ty như: Website tuyển dụng, Facebook Fanpage,…
+ Xây dựng và phát triển nguồn ứng viên tiềm năng mới.
- Thực hiện công tác quản lý nhân sự bao gồm:
+ Ký hợp đồng lao động và thanh lý hợp đồng lao động;
+ Quản lý thông tin ứng viên và hồ sơ nhân viên theo quy định;
+ Theo dõi, quản lý nghỉ phép, nghỉ chế độ;
+ Hỗ trợ và thực hiện các thủ tục và chế độ liên quan đến BHXH, thuế TNCN...;
+ Truyền thông và giải đáp các chính sách, chế độ của công ty cho nhân viên;
+ Thi hành và xử lý các vấn đề liên quan đến kỷ luật lao động.
- Lên kế hoạch và tổ chức các sự kiện, teambuilding cho Công ty;
- Thực hiện công tác truyền thông nội bộ và đào tạo về một số nội dung liên quan đến văn hóa phong trào của công ty, chính sách chế độ, nội quy lao động… của công ty;
- Thực hiện báo cáo định kỳ hàng tháng hoặc theo yêu cầu của Ban giám đốc;
- Tham vấn các chính sách nhân sự cho Ban Giám đốc;
- Tương tác với các phòng ban, bộ phận khác, tạo sự kết nối, thấu cảm giữa các bộ phận nhằm tạo ra những trải nghiệm tốt nhất cho nhân viên, ứng viên, khách hàng của công ty.

- Tham mưu cho cấp trên về quản trị nguồn nhân lực, cách thức tổ chức, bố trí bộ máy nhân sự, công tác đào tạo tuyển dụng, quy chế trả lương, thưởng, chính sách đãi ngộ và xây dựng văn hóa ứng xử trong Công ty.

- Quản lý, điều hành công việc của nhân viên trong bộ phận và đảm bảo hoàn thành các mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ của Phòng.

- Xây dựng và phát triển đội ngũ nhân viên trong bộ phận Hành chính Nhân sự.

- Hoạch định chiến lược nhân sự và lên kế hoạch tuyển dụng phù hợp với nhu cầu phát triển của công ty.

- Tiến hành xây dựng bản Mô tả công việc cho từng vị trí công việc, phòng ban.

- Xây dựng quy chế lương thưởng, phúc lợi, chính sách đãi ngộ.

- Tổ chức và thực hiện công tác hành chính theo đúng quy định của Công ty.

- Xây dựng nội quy lao động, hệ thống quy chế, quy trình, quy định và giám sát việc tuân thủ các quy định đó.

- Xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp.

- Hỗ trợ các bộ phận khác trong việc quản lý, đào tạo, tuyển dụng nhân sự và thực hiện công tác hành chính.

- Kết hợp với các Trưởng Đơn vị xây dựng bộ tiêu chí đánh giá nhân sự và các chương trình phát triển nghề nghiệp cho nhân viên Công ty.

- Phối hợp với Phòng Kế toán để hạch toán lương, thưởng, bảo hiểm cho nhân viên.

- Các công việc khác theo chỉ đạo của cấp trên.