Administration Executive

1. Trách nhiệm / Responsibilities:
- Quản lý và phân phát các biểu mẫu liên quan đến Hành Chính: lưu các biểu mẫu trong máy, in các biểu mẫu và lưu trong bìa còng các biểu mẫu theo bộ phận, hàng tuần chủ động thông tin cho các bộ phận về tình hình sử dụng biểu mẫu, hàng tuần photo các biểu mẫu theo yêu cầu.
Manage and distribute forms related to Administrative work: save electronic forms, print forms and save forms in the arch file by department, Weekly proactively informing the department about the status of using form, weekly photo forms as required.
- Soạn thảo các quyết định điều động, bổ nhiệm, miễn nhiệm….theo yêu cầu của Trưởng phòng và thực hiện các thủ tục liên quan.
Drafting decisions on mobilization, appointment, dismissal....at the request of Office Manager and carry out related procedures.
- Tiếp nhận các loại công văn vào sổ công văn đến. Phân loại và chuyển công văn, giấy tờ cho nhân viên giao nhận (hoặc tự chuyển) đến các bộ phận liên quan. Khi chuyển giao công văn, giấy tờ, phải yêu cầu người nhận ký vào sổ giao công văn.
Receive all kinds of official documents and record them in the monitoring book. Classify and transfer documents and documents to the forwarder (or self-transfer) to relevant departments. When transferring official documents and papers, the recipient must be required to sign in the monitoring book.
- Đánh máy, photocopy, bảo quản các văn bản, công văn giấy tờ thuộc phần việc được giao.
Typing, photocopying, preserving documents, official documents under assigned tasks.
- Quản lý tổng đài theo quy định của Công ty, cụ thể là lập sổ theo dõi gọi di động – liên tỉnh, nhận cuộc gọi, chuyển cuộc gọi đến người có liên quan, gọi điện thoại cho CNV Công ty theo yêu cầu.
Manage the switchboard in accordance with the Company's regulations, namely, make a book to track mobile - intercity calls, receive calls, transfer calls to relevant people, make phone calls to Company employees as required.
- Ghi nhận thông tin của khách, CNV và chuyển thông tin theo yêu cầu. Lập sổ thông tin gồm các cột: ngày, nội dung, người nhận, kết quả.
Record information of guests, employees and transfer information as required. Make a logbook including columns: date, content, recipients, results.
- Lập lịch họp, theo dõi, tổ chức chuẩn bị cho cuộc họp của công ty.
Schedule meetings, follow up, organize the preparation for the company's meeting.
- Lập lịch làm việc của Manager hàng tuần, theo dõi và thông tin lịch làm việc cho các cá nhân có nhu cầu.
Make weekly Manager's work schedule, track and schedule information for individuals in need
- Lập lịch tiếp khách hàng tuần, theo dõi và tổ chức tiếp khách.
Schedule weekly reception, follow up and organize reception.
- Thực hiện các công việc khác do Trưởng phòng phân công.
Perform other tasks assigned by Office Manager.

2. Quyền hạn / Rights:
- Giải quyết trong phạm vi cho phép các vướng mắc, khiếu nại của người lao động về các công việc đang phụ trách.
Resolve within the permitted scope of problems, complaints about the work in charge.
- Đề xuất với Trưởng phòng các biện pháp, phương pháp cải tiến quản lý Hành Chính văn phòng.
Proposing to Office Manager measures and methods to improve management to achieve high efficiency in work.
- Quyền chủ động giải quyết những vấn đề phát sinh về Hành Chính văn phòng.
Right to proactively solve problems arising in office administrative work.

3. Báo cáo và uỷ quyền / Reporting and Authorization:
Báo cáo và uỷ quyền / Reporting and Authorization:
- Báo cáo công tác tuần, tháng, quý năm cho Trưởng phòng.
Report weekly, monthly and quarterly work to Office Manager.
- Thực hiện các báo cáo chuyên môn theo yêu cầu của Trưởng phòng.
Prepare professional reports at the request of Office Manager.
- Báo cáo công việc cho Trưởng phòng, trường hợp vắng mặt thì uỷ quyền lại cho một nhân viên trong phòng thực hiện thay.
- Report the work to Office Manager, in case of absence, re-authorize an employee in the department to do it instead.