Giát sát thu mua (Purchasing Supervisor)

Tóm tắt công việc

 Theo dõi đề xuất mua hàng(PR)–So sánh giá–Hợp đồngNCC–Đặt hàng(PO)–Hồ sơ Thanh toán.

 Đảm bảo hàng hóa đúng mẫu mã, quy cách, màu sắc, chất lượng, đạt tiến độ yêu cầu của từng BP.

 Thu thập phiếu giao hàng NCC kẹp chung PO gởi cho BP có liên quan xử lý chứng từ (hàng ngày).

 Theo dõi tiến độ hàng hóa, cập nhật công nợ gởi đến BP Đối chiếu công nợ (hàng tháng). Trách nhiệm chính  Mua hàng trong xử lý các yêu cầu mua hàng của Khách sạn và đảm bảo rằng mọi yêu cầu đó phải đáp ứng đúng thời hạn với chi phí hiệu quả và đáp ứng được các tiêu chuẩn chất lượng của Khách sạn.

 Đảm bảo việc mua sắm kịp thời đối với tất cả các loại hàng hóa của Khách sạn với giá cả và chất lượng tốt nhất.

 Đảm bảo việc thực hiện và tuân thủ các chính sách quy trình mua hàng của Khách sạn.

 Tuân thủ chính sách và qui trình mua hàng của Khách sạn khi thực hiện việc mua hàng về phê duyệt các yêu cầu mua hàng và các bảng báo giá.

 Xác định đúng mặt hàng mà bộ phận yêu cầu để tránh sai sót về việc mua hàng không đúng yêu cầu.

 Đàm phán hợp đồng về các điều khoản có lợi cho Khách sạn và điều khoản thanh toán.

 Chọn nhà cung cấp trên cơ sở chi phí, khả năng đáp ứng yêu cầu đặc thù của sản phẩm, sự hiệu quả, chất lượng, giao hàng kịp thời theo yêu cầu và có khả năng cung cấp nguồn hàng tại địa phương để tránh sự chậm trễ.

 Theo sát các lệnh đặt hàng chưa thực hiện để thông báo tình trạng của việc mua hàng cho Trưởng bộ phận liên quan.

 Đảm bảo chuẩn bị kịp thời tất cả các đơn đặt hàng để tất cả các yêu cầu mua hàng đã được duyệt đều được đặt hàng và giao hàng từ các nhà cung cấp theo đúng ngày yêu cầu của bộ phận yêu cầu mua hàng.

 Yêu cầu các nhà cung cấp gửi các giấy phép vệ sinh an toàn thực phẩm đi kèm với sản phẩm.

 Duy trì các hiểu biết về các đối thủ cạnh tranh đối với những sản phẩm tương tự bằng cách thường xuyên khảo sát giá mà các nhà cung cấp đó đã cung cấp cho các khách sạn và khu nghỉ mát khác.

 Kết hợp với KT kho và các trưởng bộ phận để tối ưu hóa chi phí hoạt động và chi phí hàng tồn kho thông qua việc thường xuyên xem xét mức độ tối đa, tối thiểu lượng hàng tồn trong kho.

 Yêu cầu các báo giá hoặc các hồ sơ dự thầu để thương lượng giá, các điều khoản, để đặt hàng, theo dõi các giao hàng còn chưa thực hiện và báo cho Quản lý bộ phận mua hàng.

 Tạo mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp.

 Sẵn sàng và có trách nhiệm khi được phụ trách bộ phận giao thực hiện các nhiệm vụ khác.

 Duy trì tính bảo mật của thông tin liên quan đến các hợp đồng với nhà cung cấp.

 Phối hợp làm việc chặt chẽ với tất cả các bộ phận của Khách sạn.

 Phối hợp cùng bếp trưởng hoặc bếp phó và Giám sát kế toán kiểm soát chi phí khảo sát giá cả thị trường ít nhất một tháng một lần.

 Thực hiện theo Qui trình mua hàng.

 Hàng tháng thực hiện việc lưu trữ dữ liệu, chứng từ và báo cáo liên quan, kể cả các báo giá và hồ sơ đấu thầu.

 Có trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của Quản lý bộ phận mua hàng/ Trưởng bộ phận kế toán/Kiểm soát tài chính.