[Melia Vinpearl Office] Cluster Sales Administrator BASED IN HCMC

• Assist Senior Account and Account Managers in back-office duties in order to streamline contracting. Hỗ trợ các Quản lý Tài khoản Cấp cao và Quản lý Tài khoản trong các công việc hậu trường để tối ưu hóa quy trình hợp đồng.

• Prepare proposals for allocations and prices in the SIRIUS contracting program in accordance with established guidelines. Chuẩn bị các đề xuất về phân bổ và giá trong chương trình hợp đồng SIRIUS theo các hướng dẫn đã được thiết lập.

• Coordinate logistics for events, meetings, and group bookings. Điều phối logistics cho các sự kiện, cuộc họp, và đặt chỗ theo nhóm.

• Liaise with other departments (F&B, Front office, housekeeping, etc) to ensure event needs are met. Liên lạc với các bộ phận khác (Ẩm thực, Lễ tân, Dọn phòng, v.v.) để đảm bảo nhu cầu của sự kiện được đáp ứng.

Prepare and distribute Banquet event orders. Chuẩn bị và phân phối các đơn đặt tiệc.

• Update / Print / Send / Photocopy / Archive contracts signed by both parties. Cập nhật / In / Gửi / Sao chép / Lưu trữ các hợp đồng đã được ký bởi cả hai bên.

b) Client Relationship Management / Quản lý mối quan hệ khách hàng

• Serve as a point of contact for clients and handle inquiries regarding bookings, availability, and services. Đóng vai trò là điểm liên hệ cho khách hàng và xử lý các yêu cầu về đặt chỗ, tình trạng sẵn có, và dịch vụ.

• Supports sales team for site inspection requests. Hỗ trợ đội ngũ bán hàng cho các yêu cầu kiểm tra địa điểm.

c) Sales Tracking. Theo dõi doanh số bán hàng

• Collect information on the market situation and sales in general. Thu thập thông tin về tình hình thị trường và doanh số bán hàng chung.

• Manage issues and/or daily problems with TTOOs (problems with bookings, lack of quotas, offers, etc.). Quản lý các vấn đề và/hoặc các vấn đề hàng ngày với TTOOs (vấn đề với đặt phòng, thiếu hạn ngạch, ưu đãi, v.v.).

d) Administration and Reporting. / Công việc Hành chính và Báo cáo:

• Maintain and update client records and sales databases. Duy trì và cập nhật hồ sơ khách hàng và cơ sở dữ liệu bán hàng.

• Efficiently manage and process taxi reports, entertainment request forms, travel request forms, and complimentary request forms, ensuring accurate documentation and coordination with relevant departments. Quản lý và xử lý hiệu quả các báo cáo taxi, mẫu yêu cầu giải trí, mẫu yêu cầu đi lại, và mẫu yêu cầu miễn phí, đảm bảo tài liệu chính xác và phối hợp với các bộ phận liên quan.

• Sales Roster Schedule Management. Quản lý lịch trình bán hàng.

• Prepare reports (including the production report for each GLS account for each hotel). Chuẩn bị các báo cáo (bao gồm báo cáo sản xuất cho từng tài khoản GLS của mỗi khách sạn).

• Responsible for market intelligence to gain insights into flight schedules, seasonal trends, and other relevant factors, and to contribute valuable information to the sales team. Chịu trách nhiệm thu thập thông tin thị trường để có cái nhìn sâu sắc về lịch bay, xu hướng theo mùa, và các yếu tố liên quan khác, đồng thời cung cấp thông tin giá trị cho đội ngũ bán hàng.