Nhân viên Hành chính - Nhân sự (CẦN GẤP)

TRÁCH NHIỆM CÔNG VIỆC:

A. CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH

Công tác lễ tân:

- Tiếp đón, hướng dẫn, cung cấp các thông tin cần thiết cho khách đến liên hệ công tác tại Công ty.

- Tiếp nhận bưu kiện, bưu phẩm, hồ sơ công văn và chuyển cho nhân viên văn thư.

- Tiếp nhận hóa đơn, chứng từ, hồ sơ từ các Đơn vị, ghi phiếu gửi chuyển phát nhanh.

- Đặt hoa theo đề nghị của các Đơn vị và phục vụ hội nghị, sự kiện của Công ty;

- Theo dõi, chủ trì triển khai, tổ chức chúc mừng ngày thành lập Công ty và sinh nhật Lãnh đạo theo chế độ.

Quản lý chi phí hành chính:

- Quản lý chi phí hành chính, chi phí điều hành, …

- Quản lý, xây dựng và điều chỉnh định mức chi phí, Kế hoạch nhân sự của bộ phận

Công tác hành chính phục vụ

- Quản lý vệ sinh môi trường làm việc thuộc phạm vi khuôn viên Công ty (ngoại trừ bên trong khu vực Nhà máy/ phân xưởng/ kho) theo nguyên tắc đảm bảo cảnh quan cho toàn Công ty một cách an toàn, ngăn nắp, sạch đẹp, phù hợp mỹ quan hoặc theo quy định 5S.

- Phục vụ hậu cần các sự kiện, hội họp.

- Quản lý kho hậu cần lĩnh vực hành chính.

- Tổ chức, bố trí, sắp xếp nơi làm việc cho Cán Bộ Nhân Viên.

- Quản lý công tác lưu trữ, cấp phát đồng phục, logo, bảng tên

- Quản lý, tập hợp, cung cấp số lượng suất ăn hàng ngày, hàng tháng của Cán Bộ Nhân Viên

- Lập các thủ tục tạm ứng, thanh toán các khoản chi phí trong phạm vi được phân công.

- Thực hiện cung ứng trang thiết bị, Văn Phòng Phẩm cho Cán Bộ Nhân Viên tuỳ theo từng vị trí công việc.

- Thực hiện công tác xin cấp phép các thủ tục liên quan đến công tác quảng cáo, treo phướn, ...

- Thực hiện thủ tục xuất, cấp nước uống phục vụ phòng họp, đặt xe Ban lãnh đạo, hội nghị/sự kiện theo yêu cầu

- Tham mưu cho cấp quản lý về các mặt trong lĩnh vực phụ trách.

- Thực hiện cập nhật lịch làm việc trên phần mềm chấm công, thực hiện chấm công hàng tháng, lập lịch trực điều hành hàng tháng, và các ngày Lễ Tết.

- Báo cáo kết quả thực hiện công việc trước cấp quản lý trực tiếp

- Tổng hợp báo cáo; lập các báo cáo định kỳ theo quy định, theo kế hoạch (Kế hoạch hành động,…); xây dựng chương trình đào tạo nội bộ về lĩnh vực chuyên môn được giao.

- Tổng hợp đánh giá KPIs toàn bộ phận

- Thực hiện mua mới/ gia hạn các loại bảo hiểm tài sản, bảo hiểm cháy nổ, các loại bảo hiểm liên quan phương tiện vận chuyển, xe công vụ toàn công ty.

- Thực hiện hỗ trợ các bộ phận theo yêu cầu

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do cấp quản lý trực tiếp giao.

B. CÔNG TÁC GIÚP VIỆC Ban Giám Đốc

- Thực hiện ghi biên bản các cuộc họp theo yêu cầu của Giám đốc

- Tập hợp báo cáo ngày, báo cáo tuần, báo cáo tháng, báo cáo 6 tháng đầu năm, báo cáo hàng năm của chi nhánh theo yêu cầu của giám đốc

C. CÔNG TÁC Y TẾ

Tham mưu cho Ban giám đốc thực hiện quản lý chức năng quản lý nhà nước về chăm sóc và bảo vệ sức khỏe cho Cán Bộ Nhân Viên trong Công ty nhằm bảo vệ sức khỏe lao động phục vụ công việc .

Lập kế hoạch, tổ chức thực hiện công tác quản lý, chăm sóc sức khỏe và điều trị các bệnh thông thường cho Cán Bộ Nhân Viên Công ty:

- Phối hợp với các Bộ phận liên quan tổ chức khám sức khỏe định kỳ hàng năm và phân loại sức khỏe cho Cán Bộ Nhân Viên

- Quản lý hồ sơ sức khỏe của Cán Bộ Nhân Viên

- Sơ cấp cứu, khám bệnh, chữa bệnh theo phân tuyến kỹ thuật, chăm sóc sức khỏe ban đầu, cấp thuốc thông thường, chuyển Cán Bộ Nhân Viên lên cơ sở tuyến trên trong những trường hợp cần thiết.

- Tổng hợp, báo cáo những trường hợp Cán Bộ Nhân Viên không đủ tiêu chuẩn sức khỏe để làm việc

Tuyên truyền, giáo dục, tư vấn các vấn đề liên quan đến sức khỏe, triển khai công tác bảo hiểm y tế, bảo hiểm tai nạn thân thể cho Cán Bộ Nhân Viên, phối hợp với các đơn vị bảo hiểm, các Bộ phận liên quan giải quyết các trường hợp Cán Bộ Nhân Viên bị ốm đau, tai nạn rủi ro, tổ chức giáo dục tuyên truyền về phòng chống dịch bệnh. Kịp thời phát hiện và báo cáo tình hình dịch bệnh, tổ chức phòng, chống dịch bệnh và các biện pháp cần thiết theo sự chỉ đạo của cơ quan y tế địa phương.

Tổ chức kiểm tra việc thực hiện vệ sinh lao động, vệ sinh môi trường, phòng chống các bệnh dịch, bệnh nghề nghiệp, đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm bếp ăn, phòng chống tai nạn thương tích.

Chủ trì, phối hợp với các đơn vị, đoàn thể trong Công ty thực hiện công tác y tế Lao động, xây dựng môi trường lao động lành mạnh, an toàn.

Kết hợp với Đơn vị phụ trách Kế toán, Nhân sự thực hiện chế độ bảo hiểm cho Cán Bộ Nhân Viên.

Thực hiện công tác hành chính liên quan đến y tế công ty theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.

Quản lý tài sản và kinh phí hoạt động của đơn vị phụ trách y tế Công ty.