Quản Lý Hành Chính

1. Lập và quản lý ngân sách Hành chánh toàn công ty.
Cập nhật chi phí Hành chánh toàn công ty hàng tháng để làm cơ sở đối chiếu với ngân sách đã được duyệt
2. Quản lý & kiểm soát kết quả thực hiện của NV các nhà thầu phụ: Công ty dịch vệ sinh, , Công ty Bảo vệ…khi đến thực hiện công việc hoặc bảo trì, bảo dưỡng.
3. Quản lý & kiểm soát trong quá trình tiếp nhận, lưu trữ và lưu chuyển những thư tín, công văn của nhân viên Hành chánh & Lễ tân.
Đồng thời, chịu trách nhiệm về các thông tin mang tính bảo mật có liên quan đến hoạt động Công ty, bao gồm giấy tờ hành chánh.
4. Kiểm soát & thực hiện kiểm tra các chi phí cố định cho các nhà cung cấp: điện, nước, điện thoại, chuyển phát nhanh, taxi…và kiểm soát không vượt ngân sách.
5. Quản lý và triển khai thực hiện các công tác liên quan đến đầu tư, mua sắm, quản trị cơ sở hạ tầng, máy móc thiết bị, tài sản…trên toàn hệ thống văn phòng, bao gồm trụ sở VP chính và nhà máy.
6. Chịu trách nhiệm quản lý tài sản Kho Văn phòng để nắm được số liệu tồn trên hệ thống và số lượng thực tế.
7. Thực hiện điều phối & Quản lý tài sản VP. Bao gồm:
- Cấp phát/thu hồi
- Theo dõi các thiết bị, tài sản của công ty, có kế hoạch mua sắm các thiết bị bổ sung đảm bảo yêu cầu công việc.
- Phối hợp cùng kế toán kiểm kê tài sản theo định kỳ
- Kiểm soát tài sản ra vào công ty.
- Kiểm soát, quản lý chi phí sử dụng xe công ty
8. Quản lý hành chánh, phân bổ công việc cho nhân viên hành chính Bao gồm:
- Đặt mua và cấp phát VPP/Tài sản văn phòng/Đồng phục...
- Đặt vé máy bay, khách sạn công tác cho khối VP hoặc các thủ tục Visa, giấy phép lao động cho lao động nước ngoài (nếu có)…)
9. Giám sát việc cấp phát đồng phục, name card, văn phòng phẩm…của nhân viên Hành chánh
10. Biên soạn các quy trình/quy định, văn bản hành chánh thuộc BP Hành chánh.
11. Chịu trách nhiệm ngoại giao với cơ quan nhà nước, chính quyền địa phương, thực hiện các thủ tục pháp lý của toàn công ty.
12. Thực hiện các thủ tục pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất, an ninh trật tự, môi trường. Bao gồm: Thủ tục hành chính, giấy phép kinh doanh, visa công tác nước ngoài…cho thành viên công ty
13. Thay mặt BGĐ thực hiện các công việc ngoại giao với chính quyền địa phương và các cơ quan chức năng: Tặng quà VIP, Bệnh viện…hoặc các đối tác khác theo sự phân công & chỉ đạo của cấp trên.
14. Quản lý con dấu Công ty, lưu giữ giấy phép kinh doanh, các chứng từ văn bản nội quy công ty, công văn giấy tờ công văn đến/đi
15. Cập nhật thông tin pháp luật mới nhất liên quan đến lĩnh vực hoạt động kinh doanh của Công ty để tư vấn cho BGĐ và các bộ phận liên quan.