Thư Ký Giám Đốc Vận Hành

- Sắp xếp và tổ chức lịch họp của Tổng Giám đốc với các phòng/ ban/ đơn vị/ khách hàng/ đối tác.

- Chuẩn bị các tài liệu, hồ sơ phục vụ Tổng Giám đốc.

- Tham dự các cuộc họp do Tổng Giám đốc chủ trì; Lập biên bản cuộc gửi các bên liên quan.

* Điều phối công việc

- Điều phối các công việc liên quan cùng lúc đến nhiều phòng ban/đơn vị/cá nhân, làm cầu nối trao đổi, tư vấn tháo gỡ giải quyết vấn đề.

- Cung cấp thông tin cho các cá nhân/phòng/ban/đơn vị có nhu cầu theo yêu cầu công việc.

- Xin ý kiến chỉ đạo của Tổng Giám đốc để có định hướng triển khai công việc tiếp theo.

- Trực tiếp chủ trì, xử lý các công việc theo chỉ đạo của Tổng Giám đốc.

Kiểm soát và báo cáo kết quả công việc

- Truyền đạt các chỉ đạo của Tổng Giám đốc đến các phòng/ ban/ đơn vị.

- Đôn đốc, nhắc nhở các phòng/ ban/ đơn vị đảm bảo các phòng/ ban/ đơn vị hoàn thành các công việc được giao.

- Kiểm soát tiến độ thực hiện công việc của các phòng/ ban/ đơn vị theo chỉ đạo của Tổng Giám đốc.

- Tiếp nhận, tổng hợp kết quả thực hiện công việc của các phòng/ ban/ đơn vị.

- Báo cáo kết quả thực hiện công việc của các phòng/ ban/ đơn vị đến Tổng Giám đốc.

* Các công việc hỗ trợ

- Nhắc việc cho Tổng Giám đốc các email, nội dung, tờ trình, đề xuất… cần được phê duyệt, lịch làm việc, lịch họp…

- Tư vấn, tham mưu cho Tổng Giám đốc theo từng công việc cụ thể.

- Biên dịch các tài liệu phục vụ công tác đối nội, đối ngoại, quản lý điều hành của Tổng Giám đốc.

- Phiên dịch những cuộc họp với đối tác nước ngoài theo yêu cầu của của Tổng Giám đốc.

- Soạn thảo các văn bản chỉ đạo, các công văn, tờ trình, quyết định …theo yêu cầu của Tổng Giám đốc.

- Thực hiện các công việc hành chính cho Tổng Giám đốc: trình ký, đóng dấu, nhận/trả hồ sơ từ/về các bộ phận.

- Sao lưu, in ấn các tài liệu theo yêu cầu của Tổng Giám đốc.

- Tham gia cùng Tổng Giám đốc trong công tác đối nội/ đối ngoại, các buổi gặp gỡ, giao thương với khách hàng, đối tác khi được yêu cầu.

- Kết nối và chăm sóc đảm bảo công tác hậu cần phục vụ khách hàng/ đối tác của Tổng Giám đốc trong các chương trình, sự kiện khi được yêu cầu.

- Tổ chức công tác hậu cần chuẩn bị cho các chuyến công tác của Tổng Giám đốc.

* Các công việc khác

- Phối hợp công việc với các đơn vị khác.

- Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của cấp trên.