Trưởng ban Hành chính

1. Tổ chức hành chính - quản trị văn phòng (50%):

● Sắp xếp, phân bổ nơi làm việc và không gian văn phòng

● Tổ chức công tác lễ tân, khánh tiết, tiếp đón khách và điều phối việc chuẩn bị cho các cuộc họp, sự kiện nội bộ

● Quản lý hoạt động giao vận (giao nhận thư từ, vận chuyển hàng hóa) và sắp xếp hậu cần (đi lại, lưu trú) theo yêu cầu công tác phát sinh

● Quản lý cung cấp các dịch vụ văn phòng cơ bản: thông tin, liên lạc, cấp điện, nước, trang thiết bị văn phòng, văn phòng phẩm, cây xanh, v.v

● Lập kế hoạch chi phí và quản lý ngân sách hành chính đảm bảo kiểm soát sử dụng chi phí hiệu quả, hợp lý

2. Quản lý công cụ, dụng cụ, tài sản (30%):

● Quản lý và vận hành cơ sở vật chất đáp ứng nhu cầu làm việc, sản xuất kinh doanh, khai thác tối đa các nguồn lực của công ty để đem lại hiệu quả kinh tế.

● Quản lý các loại tài sản, công cụ dụng cụ của Công ty, theo dõi và giám sát đảm bảo việc sử dụng hiệu quả. Thực hiện kiểm tra, kiểm kê định kỳ hàng năm.

● Phối hợp với nhà cung cấp tổ chức lắp đặt và bảo trì công cụ dụng cụ định kỳ và đột xuất. Lập các đề xuất mua sắm trang thiết bị, CCDC trình cấp trên phê duyệt.

● Phối hợp các bên liên quan thực hiện công tác an ninh trật tự, an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ trong Công ty bằng các giải pháp phù hợp, hiệu quả, tiết kiệm

3. Văn thư, lưu trữ (10%)

● Tiếp nhận, phân loại và quản lý văn bản đi - đến, chuyển đến các bộ phận chức năng để giải quyết.

● Quản lý con dấu của công ty theo quy định về quản lý và sử dụng con dấu

● Quản lý, lưu trữ bản cứng và mềm, phân phối và truyền thông các văn bản ban hành của công ty theo đúng quy định

4. Nhiệm vụ khác (5%)

● Phối hợp với các đơn vị thành viên để đào tạo, hướng dẫn các chính sách, quy định của Công ty về công tác hành chính

● Chuẩn bị các báo cáo thường xuyên, đột xuất theo yêu cầu của HĐQT,Tổng Giám Đốc

● Phối hợp Công đoàn và các bộ phận liên quan chăm lo đời sống tinh thần và vật chất cho CBNV theo các chương trình định kỳ