[Aquafield Ocean City] Chuyên viên hành chính

Mục tiêu công việc

Hỗ trợ trực tiếp Tổng Quản lý Spa trong các hoạt động hành chính, tổ chức và điều phối công việc hàng ngày.

Đảm bảo luồng thông tin, giấy tờ, báo cáo trong bộ phận Spa được chính xác, kịp thời và hiệu quả.

Nhiệm vụ chính

Hành chính – Văn thư:

Quản lý, tiếp nhận, lưu trữ và xử lý các công văn, tài liệu, hồ sơ hành chính của bộ phận Spa.

Soạn thảo, trình ký và phát hành các thông báo, quyết định, biểu mẫu theo chỉ đạo của TQL.

Quản lý lịch làm việc, đặt lịch họp, chuẩn bị hậu cần cho các cuộc họp, sự kiện nội bộ.

Hỗ- trợ điều hành:

Trợ lý cho TQL Spa trong công tác sắp xếp lịch làm việc, tiếp khách, đối nội – đối ngoại.

Theo dõi và nhắc nhở tiến độ công việc của các tổ trưởng/nhân sự trong bộ phận theo chỉ đạo của TQL.

Chuẩn bị tài liệu, báo cáo tuần/tháng/quý liên quan đến hoạt động kinh doanh, nhân sự, dịch vụ Spa.

Nhân sự – Chấm công:

Hỗ trợ cập nhật, tổng hợp bảng chấm công, ca kíp của nhân viên.

Phối hợp với bộ phận Nhân sự trong công tác tuyển dụng, đào tạo và phúc lợi cơ bản cho nhân viên Spa.

Hậu cần – Văn phòng phẩm:

Theo dõi và đề xuất mua sắm văn phòng phẩm, đồng phục, vật tư tiêu hao phục vụ bộ phận.

Quản lý tài sản, thiết bị văn phòng và báo cáo tình trạng sử dụng.

Báo cáo:

Tổng hợp và gửi báo cáo định kỳ/đột xuất theo yêu cầu của TQL Spa và Ban Giám đốc.