Nhân viên Lễ tân

Main responsibilities/ Trách nhiệm chính
• To greet all guests at all times in a friendly manner and use guest’s name at every opportunity.
Chào đón tất cả khách hàng với thái độ thân thiện và sử dụng tên khách ngay khi có cơ hội.
• Cooperate with other colleagues to complete guest check-in procedures.
Phối hợp với các đồng nghiệp khác để thực hiện việc nhận phòng theo yêu cầu.
• Complete guest checkin procedures.
Thành thạo việc làm thủ tục nhận phòng của khách theo quy trình.
• To register the guest, ensuring that the necessary details are obtained, i.e. name in full, address, whether company or private booking, special rate, allowances, VIP, charge details, nationality, passport number, etc.
Đăng ký thông tin của khách, bảo đảm thu thập tất cả các thông tin cần thiết của khách như: họ và tên, địa chỉ, đặt phòng từ công ty nào hay đặt phòng của cá nhân nào, giá phòng đặt biệt, các khoản bổ sung thêm, Khách VIP, các chi tiết thay đổi, Quốc tịch, số Hộ chiếu, v.v
• To allocate room according to reservations list, ensuring that this is what the guest has booked, both in terms of the room itself and the rate to be paid. Review the room rates, room location, and types of room.
Sắp xếp, phân bổ phòng theo yêu cầu của đặt phòng, đảm bảo thỏa mãn yêu cầu của khách, theo các điều khoản về loại phòng và giá áp dụng. Kiểm tra giá phòng, vị trí phòng, loại phòng.
• Keep properly the accounts of the guests for their expenses during their stay and charge them upon departure or any time they ask for it.
Cập nhật và theo dõi các chi phí phát sinh của khách trong suốt quá trình khách ở trên hệ thống quản lý khách sạn, cân đối các khoản phát sinh lúc khách trả phòng, hay khách yêu cầu bất cứ lúc nào.
• Handle every kind of requests and complaints of the guests.
Giải đáp các yêu cầu, phàn nàn của khách một cách lịch sự và chuyên nghiệp.
• Use proper telephone etiquette.
Làm thành thục các công việc qua điên thoại theo tiêu chuẩn.
• Complete guest check-out procedures.
Thành thạo việc làm thủ tục trả phòng của khách theo quy trình.
• Balance the cash, currency, credit cards received from the guests and hand them to the accounting department before ending of shift.
Cân đối tiền mặt, ngoại tệ, thẻ tín dụng, đã nhận từ khách và bàn giao cho bộ phận kế toán trước khi kết thúc ca làm việc.
• Make reports to the accounting department.
Làm báo cáo và gửi cho bộ phận kế toán.
• To do everything possible to ensure that the guests depart the hotel with a positive impression of hotel service
Đảm bảo khách hàng rời đi với ấn tượng tốt về các dịch vụ của khách sạn
• Check and prepare all the nigh reports and all necessary reports, forms required to carry out the daily operation.
Kiểm tra và chuẩn bị tất cả các báo cáo ca đêm và các báo cáo, biểu mẫu cần thiết theo yêu cầu hoạt động hằng ngày của khách sạn.
• Get information about the daily activities and meetings taking place in the hotel into log book
Cập nhật thông tin về các sự kiện diễn ra trong khách sạn, các hoạt động trong ca, vào sổ bàn giao ca
• Report any unusual occurrences and requests to Front Office Supervisor/ Duty Manager/ Assistant Front Office Manager/ Front Office Manager.
Báo cáo tất cả các sự cố bất thường và các yêu cầu đặc biệt phát sinh cho Giám sát/ Quản lý ca trực/ Phó bộ phận/ Trưởng bộ phận lễ tân.