Việc làm cho sinh viên Đại học Kinh tế - ĐH Đà Nẵng

Job Summary:

Theo dõi việc cho mua chịu và việc thu nợ của khách sạn theo cách hiệu quả nhất để giảm tối thiểu các tài khoản không thanh toán và công nợ khó đòi

To manage the overall credit and receivable collection functions of the hotel in the most efficient manner in order to minimize the non payment of accounts and potential bad debts.

Duties and responsibilities:

- Chịu trách nhiệm cho tính hiệu quả và khoa học của bộ phận công nợ

To be responsible for the efficient and effective operation of the Credit Department.

- Đảm bảo luôn trao đổi thông tin với Credit Manager Accor khu vực và Giám đốc tài chính

To ensure that strong and open communication lines are maintained with the Financial Controller and Regional Credit Manager.

- Đảm bảo tất cả các bộ phận trong khách sạn tuân thủ chặt chẽ chính sách Credit

To ensure that the hotel credit policy and procedure is adhered to in all departments

- Hoàn thành trách nhiệm một các khoa học và hiệu quả

To discharge the duties in an effective and efficient manner.

Đơn xin mua chịu:

Credit applications

- Tiến hành sử lý đơn xin mua chịu của khách hàng trong vòng 10 ngày, đảm bảo rằng khách hàng được thông báo một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp. Việc cho phép mua chịu của tất cả các khách hàng phải được kiểm tra và phê duyệt từ Giám đốc tài chính

Process credit applications within 10 working days, ensuring that clients are notified promptly and professionally. The credit worthiness of all applicants is formally checked and approval must be received from the Financial Controller.

Phải thu khách trả sau

City Ledger

- Bảo đảm tất các hóa đơn, đối chiếu công nợ được phát hành đúng thời gian

Ensure all invoices / statements are issued on a timely basis.

- Theo dõi tính khẩn trương của nhân viên trong thu nợ các tài khoản qua hạn và giảm tối thiểu việc châm trễ

Monitor the prompt follow-up of all overdue accounts and minimize the recovery delay.

- Áp dụng qui trình trả lời các yêu cầu của khách hàng và ban giám đốc một cách hiệu quả

Implement effective inquiry response procedure for guests and management.

- Đảm bảo tất cả hoa hồng của đại lý được tính và thanh toán kịp thời

Ensure all travel agent commissions are timely processed and paid.

- Báo cáo phân tích tuổi nợ và tài khoản chi tiết phải thu

Report on monthly accounts receivable ageing analysis and detailed accounts' ledgers.

- Tiến hành họp credit it nhất 1 tháng một lần

Conduct credit meetings at least once a month.

- Tham dự cuộc họp Credit Manager để cập nhật các kiến thức về nguy cơ nợ khó đòi

Attend Credit Managers meetings to keep up to date knowledge of credit risks.

- Quản lý các tài khoản chậm trả một cách đúng đắn, kết hợp với thu nợ bên ngoài khi cần thiết

Appropriately manage all delinquent accounts, liaising with debt collectors where needed.

- Kiểm tra và đề nghị các tài khoản phải xóa nợ cung cấp các chứng từ hợp lý

Review and recommend accounts to be written off, providing appropriate documentation.

- Tài khoản khách đang ở và kết hợp với lễ tân:

Guest Ledger and liaison with Front Office:

- Kết hợp giữa phòng kế toán và bộ phận lễ tân

Liaise between the Accounting Department and the Front Office.

- Đảm bảo các tài khoản khách đang ở theo phòng và các tài khoản phòng ảo (PM) được kiểm tra hàng ngày và chuyển công nợ sang tài khoản phải thu khách đã check out trong vòng 48 tiếng kể từ lúc check out

Ensure PX and PM accounts are checked on daily basis and transferred to city ledger within 48hrs from the departure date.

- Kiểm tra sổ đặt cọc để đảm bảo rằng tất cả các số dư là cho khách đang ở hoặc để thanh toán trong tương lai

Review the Advance Deposit ledger to ensure all the balances are either current or for future date.

- Thông báo với trưởng bộ phận lễ tân tất cả các vi phạm về chính sách đạt cọc, credit của các trợ lý trưởng bộ phận lễ tân hoặc nhân viên lễ tân để có điều chỉnh kịp thời

Inform the Front Office Manager of any deviations from policy by Assistant Managers, or Front Office Cashiers that may come to his/ her attention.

- Đảm bảo việc hoàn lại tiền cho khách được thực hiên đúng thời gain và theo đúng chính sách của khách sạn với đầy đủ chứng từ kèm theo và các phê duyệt cần thiết

Ensure guest refunds are processed in a timely manner as per the hotel policy; with all supporting paperwork and required authorizations.

- Sẵn sàng thực thi một cách có trách nhiệm khi được giao bất kỳ công việc gì từ các cấp lãnh đạo cao hơn

To be ready and responsible when assigned to perform any other duties as designated by higher management.

1. Having knowledge of entire Reservation Procedure according to International Hotel manual system.
2. Control room’s inventory including allocation and reservations to areas of maximum yield and blackout dates.
3. Allocate daily tasks to Reservations staff.
4. Review reservation booked daily.
5. Check correspondences 5days in advanced
6. Review arrival report daily.
7. Track market codes & rate code
8. Responsible for training staff for daily and weekly
9. Responsible for recording Company/Travel Agent Rates both in system and correspondence file.
10. Knowledgeable in hotel and guest room facilities/services and ensures reservations agents are equally knowledgeable.
11. 10. Responsible for various Production reports and supply to each department concerned.
12. Monitoring Telephone Manner and general performance of reservations staff daily.
13. Ensure accuracy of guest history and client profiles in Data Base
14. Monitors and coordinates group reservations activity with the Sales Department and Revenue Manager
15. Coordinate with RSVN Manager to monitor working behavior and create excellent working environment for the whole team.
16. Work close with Accounting department for any issue related billing & invoice or payment.
17. In charge of handling group booking
18. Follows up tentative bookings and update reservation status
19. Manage Hotel Bank and GDS close out/opening-up dates, if applicable
20. Reviews no-show and cancelled reservations and processes charges according to hotel’s policy
21. Create and maintain allotments
22. Responsible for work schedule
23. Responsible for maintaining a Neat and Orderly position at all times.
24. Perform any other duties might requested by Reservation Manager or Front Office Manager.

Housekeeping Manager is accountable for managing housekeeping functions and staffing on a daily basis to ensure Wink guest rooms, public space and staff areas are clean and well maintained. They additionally focus on directing and liaising with Wink team to successfully execute all housekeeping operational activities. They also strive to continually enhance guest and staff satisfaction and maximize the financial performance of the department as well as are responsible for inspecting areas of responsibilities and following up with an action plan for improving results.

• Lập tờ khai thuế GTGT, thuế TNDN, thuế TNCN, hồ sơ hoàn thuế GTGT (nếu có), thuế môn bài và các hồ sơ khác nộp cho cơ quan thuế theo quy định hiện hành.
• Lập Báo cáo tài chính và nộp Báo cáo theo đúng quy định Nhà nước.
• Trực tiếp giao dịch với cơ quan thuế, trực tiếp cung cấp chứng từ, tài liệu, giải trình số liệu và các vấn đề liên quan đến thuế cho các đoàn thanh tra, kiểm tra, kiểm toán.
• Viết hóa đơn GTGT cho khách hàng ở tất cả các cơ sở của Tập đoàn.
• Xử lý tất cả các vấn đề liên quan đến hóa đơn GTGT xuất cho khách hàng.
• Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của kế toán trưởng

NHÂN VIÊN BUỒNG PHÒNG:

'+ Lau dọn làm sạch các phòng được phân công theo tiêu chuẩn đã có sẵn của bộ phận;

+ Báo cáo những hỏng hóc (bóng đèn cháy, vòi nước bị rò, xả nước hư, máy hút bụi không hoạt động,..) cho giám sát biết;

+ Làm dịch vụ turndown theo tiêu chuẩn được qui định sẵn của bộ phận;

+ Sử dụng hoá chất và dụng cụ theo qui tắc để bảo quản, tiết kiệm tài sản và giữ an toàn lao động.

- Control reservation team in central region which including 6 properties from Da Nang to Nghe An.

- Report to Cluster General Manager

- Detail Job description will be discussed on interview

- Office in Melia Vinpearl Da Nang Riverfront, number 341 Tran Hung Dao, Da Nang

1. Guarantee the product and service standards, and Brand Image in the hotel (implantation and control).

2. Prepare an action plan on the results of the Mystery Guest, with Heads of Department and General Manager.

3. Analyse the results of the customer satisfaction (ReviewPRO).

4. Prepare an action plan on the results of the customer satisfaction, with Heads of Department and General Manager.

5. To give inductions and re-inductions to the staff.

6. Guarantee the staff knows and transmits to the customer the Service Culture (implantation and monitoring of culture, operating procedures, story telling, Brand phraseology).

7. Take care of the online reputation of the hotel, on the websites and OTAs (analysis of comments, to promote the comments by the customers and reply).

8. Keep in contact directly with the customers

9. Participate actively to design the strategy to increase additional incomes (upselling).

10. To ensure the achievement of goals related with customer 360:

11. To look after the attraction and monitoring of the MeliaRewards customers at the hotel and ensure the delivery of their benefits.

12. To deal with all customer complaints (during and post stay).

13. Adapt the sensorial experience at the hotel, following the Brand guidelines, to promote the other revenues creating good environments that will generate the customers to stay and consume (music, aromas, decoration, illumination, personality and control other physical aspects).

14. Assigning amenities to VIP clients (according to personal preferences).

15. Rooms Supervision (random and VIP) + Event Rooms (setup of the meeting room).

16. Manage the customer requests and monitoring the Serviexpress/ Meliá Conecta/ SOLutions/House Service/Guest House Center /ME for YOU or Guest Service line.

17. Manage the external communication plan (hotel channel, check in, lobby screen, digital frames, etc.).

18. Manage the internal communication plan (Briefings, Flash Training, departmental meetings, etc.).

19. Promote, coordinate and implant ideas to improve the sustainable development and to increase the social contribution, inform to the customers through different channels.

20. Promote and support the Recognition Plan of the hotel.

21. Give support to the General Management of the hotel (Manager on duty, specific projects, pilot projects, etc.).

22. Supervise the activities department (depending on the Brand).

23. Guarantee the best customer experience at The Level/Red Level/ME+/Royal Service (pre-arrival call, food offering, etc.).

"+ Hỗ trợ việc đón và tiễn khách đến nhà hàng

+ Cung cấp thông tin về khách sạn/nhà hàng theo yêu cầu của khách;

+ Phối hợp giải quyết các phàn nàn của khách;

+ Quan tâm, chăm sóc, tham khảo ý kiến của khách về dịch vụ của khách sạn."

TÀI CHÍNH

• Tổ chức thực hiện việc tính giá thành, chi phí, doanh thu theo bộ phận/sản phẩm.
• Định kỳ lập báo cáo tài chính riêng, báo cáo hợp nhất, báo cáo quản trị, kế hoạch tài chính theo yêu cầu của Công ty, Tập đoàn
• Cung cấp và giải trình số liệu cho Công ty kiểm toán trong việc soát xét/kiểm toán Báo cáo tài chính theo sự phân công của cán bộ quản lý trực tiếp.

KẾ TOÁN

• Tổ chức hạch toán doanh thu, giá vốn, chi phí theo bộ phận (profit center, cost center..) trong phạm vi quản lý
• Kiểm soát số liệu hạch toán kế toán phần hành kế toán tổng hợp của Công ty
• Kiểm tra, đối chiếu dữ liệu ghi nhận trên các phần mềm quản lý bán hàng và dữ liệu trên phần mềm kế toán định kỳ
• Kiểm tra, soát xét số liệu công nợ phải thu khách hàng, đảm bảo tuân thủ đúng quy trình về thu hồi công nợ.
• Kiểm soát việc thực hiện gửi đối chiếu công nợ phải thu/ phải trả định kỳ.
• Tổ chức quản lý tài sản của Công ty.
• Thực hiện kiểm tra các nghiệp vụ về thuế, lập tờ khai, các báo cáo thuế định kỳ, quyết toán thuế theo quy định và thực hiện nộp các nghĩa vụ thuế của Công ty.

QUẢN TRỊ HỆ THỐNG

• Tham gia theo phân công các dự án về ERP, các dự án cải tổ hệ thống quản trị của Công ty, các dự án set up mới…

KẾ TOÁN CÔNG NỢ  CUM TÀI SẢN

-Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp của toàn bộ chứng từ kế toán đầu vào phát sinh tại công ty.
-Hiểu đúng, hiểu rõ bản chất của từng khoản chi phí phát sinh tại doanh nghiệp. Đưa ra đề xuất, yêu cầu theo quy định của luật, phù hợp thực tế đến các bộ phận liên quan về khoản chi phí này để giải trình tính hợp lý, bảo vệ chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
-Theo dõi, báo cáo các khoản chi phí không đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ phát sinh ở công ty (nếu có).
-Soạn hồ sơ thanh toán hàng nhập khẩu & thanh toán chi phí phát sinh trong nước. Lập lệnh thanh toán Online trên hệ thống ngân hàng điện tử.
-Hoạch toán chi phí, nhập hàng hóa nhập khẩu lên phần mềm kế toán. Check hóa đơn, làm bảng kê thuế GTGT đầu vào hằng tháng, đối chiếu công nợ phải trả.
-Theo dõi, báo cáo các khoản chi phí không có hóa đơn, chứng từ hợp lệ …. phát sinh ở công ty (nếu có).
-Chịu trách nhiệm kiểm tra hồ sơ nhập khẩu, sử dụng phần mềm khai báo hải quan điện tử ( E-CUS,VNACCS/CIS) để lập tờ khai hải quan, thông quan, nhập hàng về kho.
-Thực hiện công việc và hạch toán nghiệp vụ kế toán mua hàng theo phần hành được phân công, trao đổi cụ thể khi nhận việc.

• Responsible for the cost effective rostering of all staff in the Housekeeping Department and Public Area cleaning and laundry/ Chịu trách nhiệm về việc phân chia lịch làm việc hợp lý và tối ứu cho nhân viên thuộc bộ phận Buồng phòng
• Prepare various monthly reports as required by the superior/ Chuẩn bị các báo cáo hàng tháng theo yêu cầu của cấp trên
• Conduct regular operational meetings to review, monitor, adjust and upgrade the performance of the Department as a whole, explaining new directions and policies and procedures at the same time/ Tổ chức các cuộc họp thường xuyên để rà soát, theo dỗi, điều chỉnh, nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ phận, đồng thời giải thích các định hướng, chính sách, thủ tục mới
• Ensure and control the consumption of guest supplies, cleaning supplies, minibar items, printing and stationary and their proper record/ Đảm bảo và kiểm soát việc tiêu thụ vật tư của khách, vật tư làm sạch, các mặt hàng trong minibar, mặt hàng in ấn và văn phòng phẩm, vải và đồng phục
• Run and record inventories of guest supplies, cleaning supplies, minibar items, printing and stationary, linen and uniforms/ Vận hành và ghi chép lại số lượng hàng tồn kho vật tư của khách, vật tư làm sạch, các mặt hàng minibar, mặt hàng in ấn và văn phòng phẩm, vải và đồng phục
• Ensure that Hotel standards for rooms, laundry and housekeeping in general are followed/ Đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn của khách sạn về phòng, giặt ủi, và dọn phòng
• Ensure proper maintenance of flowers and plants in the guest rooms and public areas/ Đảm bảo bảo dưỡng đúng cách hoa và cây trong phòng khách và khu vực công cộng
• Ensure proper maintenance and control of lost and found/ Đảm bảo sự bảo trì và kiểm soát các đồ vật trong kho "lost and found"
• Liaise with the Front Office on anticipated guest check- in, check- outs, room assignments and rooming lists, VIP guests/ Phối hợp làm việc với bộ phận Tiền sảnh về việc giờ dự kiến khách nhận phòng, trả phòng, sắp xếp phòng, danh sách phòng và khách VIP

'+ Quản lý vận hành hàng ngày của bộ phận đảm bảo tuân thủ đúng quy định, quy trình của khách sạn

+ Triển khai thực hiện các công việc kinh doanh Spa tại cơ sở hiệu quả nhất

+ Duy trì các kênh khách hàng trong ngắn hàng và dài hạn

+ Triển khai và giám sát việc thực hiện các chính sách/ quy định của spa đến nhân viên: chính sách nhân sự, quy trình vận hành spa, qui định về an toàn và sức khỏe.

"+ Cắt, rửa, chế biến các sản phẩm dưới sự chỉ dẫn của bếp trưởng một cách năng suất nhất;

+ Đảm bảo việc chuẩn bị sẵn sàng và đầy đủ theo yêu cầu, liên tục;

+ Đảm bảo vệ sinh khu vực bếp luôn sạch sẽ;

+ Tham gia đầy đủ các lớp đào tạo và tuân thủ các quy trình, quy định đã được hướng dẫn."

+ Nấu ăn cho nhân viên khách sạn

NHÂN VIÊN PHA CHẾ:

+ Chuẩn bị, bổ sung hàng hóa, dụng cụ, trang thiết bị quầy pha chế theo quy định

+ Pha chế, phục vụ đồ uống theo công thức chuẩn và theo yêu cầu đặc biệt của khách.

+ Thực hiện duy trì tiêu chuẩn vệ sinh an toàn thực phẩm

+ Tiếp nhận thông tin yêu cầu từ phía khách hàng và báo cáo lại quản lý nhà hàng"

+ Có kinh nghiệm pha chế về đồ uống có cồn, cafe

"+ Chuẩn bị, bổ sung hàng hóa, dụng cụ, trang thiết bị quầy pha chế theo quy định

+ Pha chế, phục vụ đồ uống theo công thức chuẩn và theo yêu cầu đặc biệt của khách.

+ Thực hiện duy trì tiêu chuẩn vệ sinh an toàn thực phẩm

+ Đào tạo, phân bổ công việc cho nhân viên dưới quyền

+ Tiếp nhận thông tin yêu cầu từ phía khách hàng và báo cáo lại  Trưởng bộ phận ẩm thực

"+ Chuẩn bị, bảo quản và vệ sinh công cụ dụng cụ theo yêu cầu công việc.

+ Phục vụ khách hàng với thái độ, chất lượng và tốc độ theo đúng tiêu chuẩn

+ Thực hiện duy trì tiêu chuẩn vệ sinh an toàn thực phẩm

+ Tiếp nhận thông tin yêu cầu từ phía khách hàng và báo cáo lại quản lý nhà hàng"