Thư ký buồng phòng/ Room Secretary

- Nhận và vào sổ tất cả các cuộc điện thoại, chuyển thông tin đến những người có liên quan. Nhận điện thoại của khách, vào sổ, kiểm tra, theo dõi xem các yêu cầu đã được thực hiện đến đâu.

- Nhận các thông tin liên quan đến khách từ bộ phận lễ tân như: Thông tin khách đến, phòng VIP đến trong ngày…, thông báo cho nhân viên bộ phận buồng phòng liên quan để có sự chuẩn bị kịp thời.

- Phối hợp với lễ tân trong việc kiểm tra các phòng chênh lệch.

- Phối hợp với lễ tân và buồng phòng trong việc kiểm tra phòng và minibar khi khách trả phòng.

- Làm báo cáo Mini-Bar hàng ngày & hàng tháng và gửi cho trưởng bộ phận, kế toán trưởng.

- Kiểm soát hạn sử dụng của các mặt hàng Mini-Bar. Đổi hoặc chuyển giao nội bộ cho bộ phận Nhà hàng. Đối với các mặt hàng có thời hạn sử dụng sáu tháng, phải đổi hoặc chuyển giao trước một tháng; Đối với các mặt hàng có thời hạn sử dụng 12 tháng, phải đổi hoặc chuyển giao trước hai tháng.

- Phối hợp với lễ tân, buồng phòng trong việc cung cấp các đồ dùng khi khách yêu cầu thêm.

- Nhận và làm báo cáo các đồ dùng, trang thiết bị bị hỏng, mất; gửi yêu cầu sửa chữa đến bộ phận kỹ thuật.

- Làm các báo cáo hàng ngày / tháng của bộ phận buồng phòng hoặc các thông báo, thư từ đơn giản, trình cấp trên duyệt, lưu các báo cáo, thông báo vào các cặp tài liệu.

- Ghi tốc ký và ghi biên bản các cuộc họp.

- Chịu trách nhiệm vào sổ và quản lý đồ thất lạc.

- Gửi, nhận, kiểm tra đồ giặt là của khách cẩn thận, đúng số lượng và trả đúng số phòng.

- Giữ vệ sinh văn phòng và các trang thiết bị trong văn phòng sạch sẽ.

- Hoàn thành tốt tất cả các công việc nêu trên không cần giám sát, nhắc nhở và thực hiện thêm các công việc khác có thể giao thêm.