Hướng dẫn viết Đơn xin nghỉ việc cho người lao động

Viết đơn xin nghỉ việc.

1. Đơn xin nghỉ việc là gì?

Đơn xin nghỉ việc là một loại văn bản để bày tỏ ý định chấm dứt hợp đồng lao động với một công ty, tổ chức tại một vị trí làm việc nhất định nào đó. Đơn xin nghỉ việc thường được viết theo cấu trúc rõ ràng, có phần trình bày lý do phù hợp xin nghỉ và thời gian dự kiến nghỉ việc.

Đơn xin nghỉ việc là văn bản bày tỏ ý định chấm dứt hợp đồng lao động với một công ty

2. Quy tắc viết đơn xin nghỉ việc.

Đơn xin nghỉ việc là một văn bản hành chính liên quan đến pháp luật. Chính vì vậy, người làm đơn xin nghỉ việc cần tuân thủ các quy tắc cũng như cách viết văn bản hành chính một cách chính xác. Văn phong sử dụng trong Đơn xin nghỉ việc cũng cần được viết theo ngôn ngữ trang trọng, lịch sự, đảm bảo sự chuyên nghiệp trong suy nghĩ và cách hành xử. Hãy chú ý những điều bao gồm:

• Ngôn ngữ sử dụng đễ hiểu, chuyên nghiệp, lịch sự
• Trình bày đủ ý, ngắn gọn, tránh dài dòng
• Viết đủ các mục theo quy định
• Thái độ viết cần phải nghiêm túc, tránh đưa những cảm xúc thái quá vào đơn xin nghỉ

Nhìn chung, sự tuân thủ những quy định để tạo ra một lá đơn xin nghỉ việc giữ vai trò rất quan trọng trong quá trình xin nghỉ việc.

Hướng dẫn viết Đơn xin nghỉ việc chuẩn nhất.

Việc viết một lá Đơn xin nghỉ việc phù hợp không những thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn mà còn giúp cấp trên đánh giá được thái độ làm việc và sự trách nhiệm của bạn đối với công việc.

Đơn xin nghỉ việc có thể dưới hình thức viết tay hoặc đánh máy. Dựa trên những quy định của Bộ luật lao động 2019 không quy định về mẫu viết đơn xin nghỉ việc. Vì vậy, bạn có thêm tham khảo mẫu viết đơn xin nghỉ việc do StudentJob chia sẻ sau đây để đảm bảo có được lá đơn chuyên nghiệp nhất.

Phần mở đầu.

Với bất kỳ văn bản hành chính tiếng Việt nào, hãy đảm bảo mở đầu luôn có Quốc hiệu và tiêu ngữ.

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

ĐƠN XIN NGHỈ VIỆC

Quốc hiệu "CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM" cần được viết in hoa và tiêu ngữ "Độc lập - Tự do - Hạnh phúc" viết in thường và đều phải in đậm.

Bên dưới là tên là lá đơn "ĐƠN XIN NGHỈ VIỆC" cũng cần viết đậm và in hoa.

Phần nội dung.

Phần nội dung chính của lá đơn nghỉ việc cần đầy đủ những thông tin bao gồm:

Lời kính gửi

(1) Kính gửi: mục này bạn cần ghi tên của bộ phận nhận đơn hay người nhận đơn mà có liên quan trực tiếp đến việc xử lý đơn xin nghỉ việc của bạn (Giám đốc/ Nhân sự)

Ví dụ.

Kính gửi: Công ty TNHH XXX

Kính gửi: Ban giám đốc công ty TNHH XXX/ Phòng nhân sự công ty TNHH XXX

Thông tin cá nhân

Bạn cần ghi rõ thông tin của bạn bởi những người xử lý đơn cần phải biết bạn là ai để xét duyệt. Hãy chú ý những mục:

(2) Tên tôi là: 

(3) Chức vụ: (nhân viên/ giám sát/ trưởng phòng) (4) làm việc tại bộ phận (bộ phận làm việc như bộ phận Marketing, bộ phận nhân sự, v.v.)

Nguyện vọng nghỉ việc bằng 1 câu ngắn gọn

(5) Tôi làm đơn này kính xin Ban giám đốc cho tôi được thôi việc từ ngày.......tháng........năm.

Đưa lý do nghỉ việc hợp lý

(6) Lý do nghỉ việc: là một mục rất quan trọng quyết định phần lớn đến việc bạn có thể xin nghỉ việc thành công được hay không. Đây cũng là mục chủ yếu mà người xét duyệt cho bạn sẽ nhìn vào để đánh giá thái độ và trách nhiệm của bạn trong công việc trước khi đưa ra quyết định chính thức cho bạn nghỉ.

Ở mục này, tốt nhất bạn hãy chia sẻ thẳng thắn về lý do mà mình muốn nghỉ việc ở công ty. Tuy nhiên, trong một số trường hợp bạn sở hữu một số dấu hiệu cần nghỉ việc có phần nhạy cảm. Hoặc những lý do quá thẳng thắn như "Không học hỏi được gì từ sếp" hay "Do gia đình bắt nghỉ công việc này" cũng KHÔNG NÊN đưa vào trong Đơn xin nghỉ việc.

Bạn nên khéo léo sử dụng ngôn từ để đưa ra được lý do hợp lý hơn mà sếp không thể từ chối bạn như:

• Không được bố trí theo đúng công việc, địa điểm làm việc hoặc không được bảo đảm điều kiện làm việc theo thỏa thuận.
• Không được trả đủ lương hoặc trả lương không đúng thời hạn.
• Cảm thấy không phù hợp với môi trường làm việc, bị quấy rối, không được tôn trọng
• Bị quấy rối tình dục tại nơi làm việc.
• Lý do cá nhân và không muốn ảnh hưởng đến công việc chung như sức khỏe, chuyển hướng nghề nghiệp
• Đổi môi trường mới phù hợp hơn
• Tiếp tục đi học nâng cao trình độ
• Do chuyển chỗ ở cách quá xa công ty
• Do kế hoạch sinh con trong thời gian tới nên không thể phù hợp được với công việc nữa

Nhìn chung, việc chia sẻ thẳng thắn lý do nghỉ việc là cần thiết, nhưng bạn cũng cần chú ý để không bị mất lòng cấp trên với những lý do khó chấp nhận. Hãy khéo léo sử dụng những lý do thay thế tương tự mà vẫn rất hợp lý để không ai có thể từ chối lá đơn xin nghỉ của bạn.

Xác nhận bàn giao công việc cho người khác

Hãy đảm bảo với cấp trên rằng công việc của bạn sẽ được bàn giao lại đầy đủ cho người khác trước khi nghỉ việc

(7) Trong khi chờ đợi sự chấp thuận của Ban Giám đốc, tôi sẽ tiếp tục làm việc nghiêm túc và tiến hành bàn giao công việc, các tài sản, dụng cụ cho ông/bà: .............................thuộc bộ phận : ..........................................

Lời cảm ơn Công ty/ người duyệt đơn

Ở phần này, bạn cần để lại lời cảm ơn cho phía công ty, Ban giám đốc hay trưởng phòng, trưởng bộ phận nơi bạn làm việc để thể hiện sự trân trọng những khoảng thời gian làm việc, hợp tác cùng với nhau.

(8) Tôi xin chân thành cảm ơn Quý Công ty đã tin tưởng tôi trong suốt thời gian qua và kính chúc cho Công ty phát triển bền vững và đạt được nhiều thành công hơn mong muốn. Rất mong Ban Giám đốc công ty xem xét và chấp thuận cho tôi được phép thôi việc.

Phần kết.

Sau khi trình bày nội dung chính, phần kết của lá Đơn xin nghỉ việc cần có các mục:

(9) Ý kiến của bộ phận duyệt đơn

(10) Chữ ký ghi rõ họ tên người làm đơn

Hãy đảm bảo tuân thủ các mục trên để trong bất cứ vị trí hay công ty doanh nghiệp nào, lá đơn xin nghỉ của bạn cũng chuyên nghiệp và được đánh giá cao.

Mẫu đơn xin nghỉ việc.

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

***

ĐƠN XIN NGHỈ VIỆC

Kính gửi: - Ban giám đốc công ty TNHH XXX

               - Trưởng phòng Nhân sự công ty TNHH XXX

               - Trưởng bộ phận phòng ban Marketing

Tên tôi là: Nguyễn Văn Linh

Chức vụ: Nhân viên Content Writer làm việc tại bộ phận Marketing công ty TNHH XXX

Tôi làm đơn này kính xin Ban giám đốc công ty cho tôi được thôi việc từ ngày 30 tháng 8 năm 2023

Lý do nghỉ việc: Tôi rất lấy làm vinh dự khi được làm việc tại công ty trong suốt thời gian qua. Trong quá trình làm việc, dưới sự dẫn dắt của cấp trên và đồng nghiệp, tôi đã học hỏi được rất nhiều thứ cho mình, đồng thời quen biết được những người đồng nghiệp thân thiện và tận tình. Tuy vậy, tôi rất lấy làm tiếc vì sắp tới sẽ không còn được làm việc tại công ty nữa. Tôi dự định sẽ chuyển sang làm một công việc khác để có thể học hỏi thêm kinh nghiệm và tìm cơ hội phát triển mới.

Kính mong Ban Giám đốc xem xét và chấp thuận đơn xin nghỉ việc này của tôi.

Tôi xin chúc công ty sẽ đạt được nhiều thành công hơn nữa và phát triển ngày càng vững mạnh.

Trong khi chờ đợi sự chấp thuận của Ban Giám đốc, tôi sẽ tiếp tục làm việc nghiêm túc và tiến hành bàn giao công việc, các tài sản, dụng cụ cho anh Lưu Văn Thông  thuộc bộ phận Marketing Công ty TNHH XXX

Tôi xin trân trọng cảm ơn Ban giám đốc/Trưởng phòng Nhân sự/ Trưởng phòng Marketing!

Ý kiến bộ phận duyệt đơn: .....................................................................................

Ký tên

Linh

Nguyễn Văn Linh

Cách ứng xử khôn khéo khi nộp đơn xin nghỉ việc

Khi nghỉ việc cần biết cách ứng xử sao cho khôn khéo

Tìm hiểu trước về quy định của công ty

Ở mỗi công ty lại có những quy định riêng về việc nhân sự nghỉ việc. Vậy nên, trước khi có quyết định nộp đơn xin nghỉ việc, bạn hãy đọc kỹ lại hợp đồng lao động hay sổ tay nhân viên của công ty để nắm rõ những quy tắc này. Có những công ty quy định cần thông báo nghỉ việc trước 30 ngày hoặc 45 ngày để có thể giải quyết hết những chứng từ giấy tờ giữa công ty và người lao động. Do vậy bạn cần tìm hiểu kỹ các quy tắc liên quan đến nghỉ việc nhằm đảm bảo các quyền lợi của bản thân và không gây ảnh hưởng đến công ty.

Bên cạnh tìm hiểu về quy tắc của công ty, bạn cũng cần nắm được những quy định về nghỉ việc dựa trên pháp luật. Điều này không những thể hiện thái độ chuyên nghiệp mà còn giúp bạn đảm bảo mình không bị tổn hại bất cứ quyền lợi cá nhân nào. 

Chọn thời điểm xin nghỉ việc hợp lý

Lựa chọn thời điểm để nghỉ việc cũng được coi là một cách cư xử khôn khéo. Chẳng hạn, bạn xin nghỉ việc vào khoảng thời gian công ty khó khăn và khủng hoảng nhất khiến cho bạn đôi khi bị hiểu nhầm là con người muốn đứng núi này trông núi nọ, khiến bạn bị để lại ấn tượng xấu trong mắt giám đốc hay các đồng nghiệp khác trong công ty.

Do đó, nếu quyền lợi của bạn không bị công ty lợi dụng, bạn có quan hệ tốt với sếp và đồng nghiệp, hãy cân nhắc thật kỹ khoảng thời gian nào là hợp lý trước khi thông báo nghỉ việc.

Giữ bí mật về chuyện nghỉ việc với đồng nghiệp

Nhân viên nghỉ việc luôn là vấn đề khá nhạy cảm để đem ra trong mỗi công ty hay doanh nghiệp. Không những vậy, khi bạn chia sẻ việc nghỉ việc với đồng nghiệp có thể ảnh hưởng nhiều đến tâm lý của họ. Đồng nghiệp sẽ tự hỏi tại sao bạn lại nghỉ, và đôi khi bạn là nguyên nhân khiến cho họ cũng muốn nghỉ việc và gây nhiều tổn thất cho công ty.

Vậy nên nếu muốn trở thành một người có cư xử khôn khéo, hãy giữ bí mật chuyện nghỉ việc với đồng nghiệp để không để những hệ quả đáng tiếc nào xảy ra.

Bạn cần giữ bí mật chuyện nghỉ việc trước đồng nghiệp

Hoàn thành và bàn giao công việc trước khi xin nghỉ

Ngoài việc bàn giao công việc, bạn cũng nên cập nhật lại trạng thái công việc, ghi chép lại các thông tin cần thiết và hướng dẫn cụ thể cho người thay thế để họ có thể tiếp tục công việc một cách dễ dàng. Nếu có thể, bạn nên hỗ trợ người thay thế trong quá trình chuyển giao công việc để đảm bảo sự suôn sẻ và tránh các sai sót không đáng có.

Trong quá trình xin nghỉ việc, bạn nên đưa ra lý do rõ ràng, trung thực và đúng mực. Tránh đưa ra lý do tiêu cực về công ty hoặc đồng nghiệp để tránh gây ảnh hưởng đến mối quan hệ sau này. Nếu có thể, bạn nên đề xuất các giải pháp để giúp công ty giải quyết các vấn đề mà bạn đã gặp phải trong quá trình làm việc.

Cuối cùng, hãy ra đi một cách tôn trọng và đúng cách. Những gì bạn để lại sẽ ảnh hưởng đến sự nghiệp và danh tiếng của bạn trong tương lai. Hãy giữ mối quan hệ tốt đẹp với công ty và đồng nghiệp để có thể tạo ra cơ hội hợp tác trong tương lai.

Lời kết

Để có thể nghỉ việc một cách thuận lợi và không để lại ấn tượng xấu với công ty, hãy đảm bảo lá Đơn xin nghỉ việc của bạn được hoàn thành một cách chuyên nghiệp nhất. Đồng thời đảm bảo sự khôn khéo trong cách nghỉ việc để không làm mất lòng bất cứ ai. Một lưu ý nhỏ là bạn nên sẵn sàng tìm kiếm thông tin tuyển dụng nhanh để sớm có được công việc thay thế, tránh để tình trạng thất nghiệp kéo dài sau khi nghỉ việc công ty cũ. Chúc bạn nghỉ việc thành công!