Kỹ năng làm việc nhóm là gì? Hướng dẫn cách triển khai

Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá một số kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả và đưa ra các mẹo để nâng cao kỹ năng của bạn.

Kỹ năng làm việc nhóm là gì?

Có nhiều cách để trở thành người có kỹ năng làm việc nhóm tốt, tất cả đều liên quan đến khả năng và sự sẵn sàng làm việc hiệu quả với người khác của bạn. Kỹ năng làm việc nhóm thường được coi là kỹ năng làm việc, hay kỹ năng mềm. Những kỹ năng này thiên về cách bạn làm việc hơn là về công việc thực tế bạn làm.

Làm việc nhóm là điều cần thiết ở nơi làm việc, nhưng nó cũng quan trọng không kém ngoài công việc. Chia sẻ gánh nặng có thể tăng cường sự hỗ trợ về mặt cảm xúc và giảm bớt tình trạng kiệt sức trong cuộc sống cá nhân và nghề nghiệp của bạn.

Theo một cuộc khảo sát từ Hiệp hội các trường đại học và nhà tuyển dụng quốc gia (NACE), kỹ năng làm việc nhóm là một trong những phẩm chất hàng đầu mà các nhà tuyển dụng tìm kiếm trong hồ sơ xin việc. Ngoài ra, khả năng làm việc với người khác là một trong số những kỹ năng hàng đầu năm 2023 trong Báo cáo Tương lai Việc làm của Diễn đàn Kinh tế Thế giới.

Chúng ta hãy xem xét kỹ hơn một số kỹ năng làm việc nhóm. Hãy nhớ rằng mặc dù bạn có thể sử dụng một số kỹ năng này một cách riêng lẻ nhưng một người sở hữu kỹ năng làm việc nhóm mạnh mẽ có thể sẽ sử dụng đồng thời một số kỹ năng này.

Giao tiếp

Kỹ năng giao tiếp là việc truyền đạt suy nghĩ và thông tin một cách rõ ràng, cả bằng lời nói và phi ngôn ngữ. Để làm việc tốt với người khác, điều quan trọng là có khả năng giao tiếp hiệu quả, cho dù bạn đang lên ý tưởng, lập kế hoạch hay trình bày công việc của nhóm mình.

Nghe

Kỹ năng lắng nghe đi đôi với kỹ năng giao tiếp. Để xây dựng mối quan hệ với đồng đội của mình, bạn cần có khả năng vừa nhận được những hiểu biết sâu sắc từ người khác vừa đưa ra những suy nghĩ của riêng mình. Lắng nghe tích cực là khả năng tập trung vào những gì người khác đang nói, chú ý đến thông điệp và giọng điệu của họ và phản ứng bằng sự đồng cảm.

Quản lý thời gian

Kỹ năng quản lý thời gian là về việc duy trì các nhiệm vụ có tổ chức, ưu tiên và giao phó để đạt được mục tiêu của bạn một cách kịp thời. Với kỹ năng quản lý thời gian tốt, bạn có thể chứng tỏ rằng mình là một đồng đội đáng tin cậy, đồng thời giảm bớt căng thẳng cho bản thân về thời hạn.

Giải quyết vấn đề

Kỹ năng giải quyết vấn đề là cách sử dụng tư duy phê phán hoặc tính sáng tạo để đối phó với những thách thức và điều hướng các rủi ro có thể phát sinh khi bạn làm việc hướng tới mục tiêu của nhóm. Để trở thành người giải quyết vấn đề hiệu quả, bạn cần có khả năng phân tích tình huống, đánh giá các giải pháp tiềm năng và xác định con đường tốt nhất để tiến về phía trước.

Đàm phán

Kỹ năng đàm phán là tìm ra điểm chung trong sự bất đồng và nỗ lực hướng tới một giải pháp thỏa đáng. Khi bạn làm việc trong một nhóm, khả năng cân bằng các quan điểm khác nhau có thể giúp duy trì môi trường làm việc, trao quyền cho đồng đội của bạn đưa ra ý tưởng của họ và cho phép mọi người khám phá các giải pháp tốt nhất cho mục tiêu của bạn.

Sự hợp tác

Kỹ năng hợp tác là khả năng sử dụng tất cả các kỹ năng làm việc nhóm của bạn cùng một lúc. Một số cách để trở thành một cộng tác viên giỏi là đóng góp hiệu quả, giao tiếp cũng như lắng nghe và thể hiện rằng bạn là một đồng đội đáng tin cậy và công bằng. Với sự cộng tác, bạn có thể xây dựng các mối quan hệ bền chặt, giải quyết xung đột, phát triển niềm tin và làm việc hiệu quả hướng tới mục tiêu chung của mình.

Tại sao việc cải thiện kỹ năng làm việc nhóm của bạn lại quan trọng?

Chắc chắn bạn sẽ phải làm việc như một phần của nhóm vào một thời điểm nào đó trong cuộc đời. Tại nơi làm việc, bạn có thể cộng tác với người khác để hoàn thành dự án. Ở nhà, bạn có thể làm việc với gia đình hoặc bạn bè để hoàn thành các mục tiêu cụ thể. Hợp tác là một phần cơ bản trong trải nghiệm của con người và là động lực giúp bạn đạt được mục tiêu của mình một cách thành công. Rèn luyện kỹ năng làm việc nhóm cũng có thể giúp bạn xây dựng mối quan hệ sâu sắc hơn với người khác, bổ sung vào sơ yếu lý lịch của bạn và khám phá những cơ hội mới.

Việc cải thiện tinh thần đồng đội tại nơi làm việc sẽ giúp bạn như thế nào?

Ngay cả khi bạn làm việc độc lập và tự mình hoàn thành hầu hết các nhiệm vụ thì việc duy trì các mục tiêu và nhu cầu của tổ chức là rất quan trọng. Bạn cũng phải liên lạc với lãnh đạo và những người khác trong công ty để đảm bảo họ biết về thành tích và sự tiến bộ của bạn. Đó là một hình thức làm việc theo nhóm.

Bất kể vai trò của bạn là gì, làm việc tốt với người khác là điều quan trọng để thành công tại nơi làm việc. Cải thiện khả năng làm việc nhóm của bạn có thể giúp bạn trở nên khác biệt đồng thời giúp bạn đưa công ty đến gần hơn với mục tiêu của mình.

Làm thế nào bạn có thể cải thiện các công việc nhóm?

Làm việc nhóm là một trong những kỹ năng mà nhà tuyển dụng thường tìm kiếm ở ứng viên. Đó là một kỹ năng có thể mang lại lợi ích cho bạn cho dù là bên ngoài văn phòng. Có thể mất thời gian để cải thiện kỹ năng làm việc nhóm, bạn cần kiên trì và không từ bỏ. Những bước sau có thể giúp bạn đi đúng hướng.

Nêu rõ mục đích và mục tiêu của nhóm

Có mục tiêu giúp mọi thứ tiến về phía trước. Đặt mục tiêu cá nhân để tạo ra các mốc thời gian của riêng bạn để đạt được chúng. Nhóm nói chung cũng nên có mục tiêu để giữ cho mọi người làm việc hướng tới các mục tiêu chung. Mọi người tham gia phải hiểu những mục tiêu đó là gì, tại sao làm việc cùng nhau là điều cần thiết để đạt được chúng và cách mỗi thành viên trong nhóm có thể giúp nhóm đạt được mục đích của mình.

Xác định rõ ràng vai trò của thành viên trong nhóm

Cơ cấu và quy mô của nhóm là rất cần thiết và mọi người nên hiểu rõ về cơ cấu, vai trò của mình và lý do tại sao họ có những nhiệm vụ đó. Mọi người đều mang những điểm mạnh riêng có thể tạo nên một đội mạnh. Hiểu rõ vai trò của mình sẽ giúp bạn tận dụng điểm mạnh của mình vì lợi ích của nhóm. Hãy nhớ rằng, việc xác định rõ vai trò là rất quan trọng, hoạt động với tinh thần đồng đội cũng vậy, bạn và mọi người khác cùng làm việc để hướng tới mục đích chung.

Giao tiếp

Giao tiếp là rất quan trọng. Cả kỹ năng giao tiếp bằng văn bản và bằng miệng đều tạo điều kiện thuận lợi cho sự hợp tác bằng cách cho phép bạn nói về những kỳ vọng và tiến độ, viết báo cáo cũng như nói chuyện cởi mở về các mục tiêu của nhóm. Với sự phát triển gần đây của công việc từ xa và liên lạc ảo, kỹ năng này càng trở nên quan trọng hơn để làm việc nhóm thành công.

Thúc đẩy tư duy tích cực

Sống tích cực cho phép bạn thích ứng với những thay đổi và giải quyết những thách thức dễ dàng hơn, đồng thời giúp những người khác cũng gắn kết hơn. Tư duy tích cực thường mang lại kết quả tích cực. Ngược lại, phàn nàn có thể hủy hoại tinh thần và khiến những người xung quanh bạn khó chịu, khiến năng suất thường bị ảnh hưởng cũng như suy nghĩ của cả nhóm.

Sử dụng các công cụ cộng tác

Với số lượng người làm việc từ xa hoặc áp dụng lịch trình làm việc kết hợp (một phần tại văn phòng và một phần từ xa), các công cụ cộng tác được cho là quan trọng hơn bao giờ hết để giữ cho các nhóm làm việc gắn kết với nhau bất kể là họ ở đâu. Các công cụ nhắn tin tức thời tạo điều kiện thuận lợi cho các cuộc trò chuyện nhanh, Microsoft Teams và Zoom trợ giúp cho các cuộc họp và Slack cung cấp nền tảng với tính năng nhắn tin, truyền tệp và các tính năng khác.

Hòa giải xung đột ngay lập tức

Nếu không được giải quyết, những tranh cãi và xung đột nhỏ có thể trở thành những vấn đề nghiêm trọng làm xói mòn niềm tin và tinh thần đồng đội. Liên kết làm việc nhóm hiệu quả để quản lý xung đột nhanh chóng. Luôn đồng cảm và ghi nhớ các mục tiêu chung của nhóm khi bạn định hướng con đường phía trước. Tránh đổ lỗi cho người khác hoặc cho phép các thành viên khác trong nhóm đổ lỗi cho nhau.

Hãy linh hoạt

Rất ít sự việc diễn ra chính xác theo đúng kế hoạch. Khi làm việc theo nhóm, bạn sẽ cần thích ứng một cách hiệu quả với những thay đổi để giải quyết xung đột. Duy trì linh hoạt sẽ giảm thiểu mọi tác hại đối với sự hài hòa của nhóm. Điều này cũng có thể giúp củng cố các mối quan hệ của bạn, đồng thời vẫn kiên định bất chấp những trở ngại có thể xảy ra.

Tránh quản lý vi mô

Khả năng lãnh đạo giúp thúc đẩy tinh thần đồng đội hiệu quả. Đó cũng là một kỹ năng bạn có thể trau dồi khi làm việc theo nhóm. Tuy nhiên, quản lý vi mô hoặc cố gắng kiểm soát tất cả các khía cạnh của quy trình và nhóm của bạn có thể làm hỏng các mối quan hệ cũng như cản trở năng suất. Quản lý vi mô cũng có thể gây mất lòng tin và hạn chế khả năng phát triển của nhóm. Hãy suy ngẫm về hành vi của chính bạn để luôn nhận thức được, nhưng cũng yêu cầu phản hồi từ các thành viên trong nhóm của bạn để hiểu rõ mọi thành viên.

Ăn mừng chiến thắng

Thay vì tập trung vào những điều tiêu cực, việc ăn mừng chiến thắng sẽ tạo ra động lực tích cực và tinh thần đồng đội gắn kết. Ngoài việc khen thưởng những thành công và ghi nhận những thành tích tích cực, việc chia sẻ chiến thắng của người khác, đưa ra những lời động viên khi cần thiết để giữ tinh thần cũng là một việc làm quan trọng.

Kết luận 

Kỹ năng làm việc nhóm không chỉ đơn thuần là khả năng hợp tác, mà còn là yếu tố quyết định sự thành công của bất kỳ dự án nào. Bằng việc nắm vững các kỹ năng giao tiếp, lắng nghe, tôn trọng ý kiến người khác và giải quyết xung đột, bạn không chỉ đóng góp vào thành công của nhóm mà còn khẳng định giá trị bản thân. Hãy luôn nhớ rằng, thành công của một tập thể phụ thuộc vào sự đoàn kết và hợp tác của từng cá nhân. Vì vậy việc đầu tư thời gian, công sức để rèn luyện kỹ năng này, bạn sẽ thấy những kết quả bất ngờ.