TOP 3 Mẫu thư mời phỏng vấn qua email

Thư mời phỏng vấn là gì?

Thư mời phỏng vấn là loại thư mà các công ty sử dùng để hẹn lịch cho các ứng viên tham dự phỏng vấn. Bộ phận nhân sự của các doanh nghiệp có trách nhiệm gửi thư mời qua địa chỉ email đến ứng viên. Thông qua bức thư này, các ứng viên sẽ biết chính xác địa điểm, ngày giờ của cuộc phỏng vấn xin việc.

Thư mời phỏng vấn qua email gồm những phần nào?

Để làm nổi bật hình ảnh tăng tính chuyên nghiệp của công ty, bộ phận tuyển dụng của doanh nghiệp cần gửi thư mời phỏng vấn đầy đủ thông tin một cách lịch sự nhưng thân thiện. Về cơ bản, bạn cần trình bày rõ ràng những điều sau trong email mời phỏng vấn:

Chủ đề email: Dòng chủ đề chỉ nên là một câu ngắn đề cập đến nội dung của thư và tên công ty. Bạn có thể viết theo cấu trúc "Thư mời phỏng vấn_Tên công ty", hoặc "Tên công ty_Thư mời".

Nội dung thư: Bạn vui lòng trình bày ngắn gọn các nội dung như cảm ơn đã quan tâm đến công ty, giới thiệu sơ qua về doanh nghiệp, mục đích của thư là mời ứng viên đến phỏng vấn, thời gian và địa điểm phỏng vấn, thông tin liên hệ.

Kết thư: Xin cảm ơn ứng viên và bày tỏ mong muốn được chào đón ứng viên đến phỏng vấn.

Tất cả các nội dung trên nên được trình bày ngắn gọn, không nên dài dòng, tóm tắt thông tin là đủ.

>>>Tìm hiểu thêm: 7 bước chuẩn bị & 10 kỹ năng phỏng vấn xin việc

Một số lưu ý khi gửi thư mời phỏng vấn

Nêu rõ thời gian & địa điểm phỏng vấn

Phần thân thư cần nêu rõ thời gian và địa điểm phỏng vấn. Bạn cần ghi rõ ngày, tháng, năm, giờ phỏng vấn. Về địa điểm phỏng vấn, nếu công ty nằm ở vị trí khó tìm, bạn cũng nên có một bảng hướng dẫn ngắn gọn để ứng viên dễ dàng tìm thấy công ty hơn.

Ngôn ngữ trong thư thân thiện và chuyên nghiệp

Qua thư mời phỏng vấn, ứng viên sẽ thấy được tính chuyên nghiệp lịch sự của công ty. Do đó, hãy sử dụng ngôn ngữ chuyên nghiệp, lịch sự trong từng lời nói. Ngoài ra, thư mời cần thể hiện sự thân thiện, thoải mái, dễ gần để ứng viên không cảm thấy quá áp lực trước buổi phỏng vấn.

Hướng dẫn cụ thể

Có nhiều ứng viên cảm thấy khó khăn khi tìm đường đi đến địa điểm phỏng vấn. Đặc biệt đối với những doanh nghiệp nằm trong các trung tâm thương mại hay tòa nhà lớn, phải mất thời gian gửi xe và tìm đường đến văn phòng. Để có thể giúp ứng viên tiết kiệm thời gian, bạn có thể chỉ dẫn cụ thể trong email.

Gọi điện xác nhận sau khi gửi mail

Để chắc chắn ứng viên đã nhận được thư, sau khi gửi email, vui lòng gọi điện cho ứng viên để yêu cầu xác nhận. Lý do là vì trong một số tình huống thí sinh có thể quên check mail hoặc thư mời bị gửi vào hòm thư rác. Bên cạnh đó, nhiều ứng viên quyết định không đến phỏng vấn nhưng cũng không phản hồi thư mời phỏng vấn. Vì vậy, gọi điện trước sẽ tiết kiệm thời gian cho cả hai bên.

>>>Tìm hiểu thêm: Interview là gì? Tìm hiểu các kỹ thuật phỏng vấn

Những mẫu thư mời phỏng vấn chuyên nghiệp nhất

Dưới đây là 3 mẫu thư mời phỏng vấn chuyên nghiệp nhà tuyển dụng có thể tham khảo:

Mẫu 1.

Kính gửi Quý Ông/Bà [Tên ứng viên],

Chúng tôi trân trọng gửi lời cảm ơn sâu sắc vì sự quan tâm của Ông/Bà đối với vị trí tuyển dụng tại [Tên công ty]. Hồ sơ ứng tuyển mà Ông/Bà đã cung cấp đã thể hiện rằng Ông/Bà có kiến thức và kỹ năng phù hợp với yêu cầu của chúng tôi.

Chúng tôi trân trọng mời Ông/Bà tham gia buổi phỏng vấn tại văn phòng của chúng tôi theo thông tin sau:

Địa chỉ: [Địa chỉ văn phòng]
Thời gian: [Thời gian và ngày]
Xin vui lòng xác nhận sự có mặt hoặc gửi điều chỉnh thời gian phù hợp khác. Để giúp chúng tôi sắp xếp thời gian một cách thuận lợi, xin Ông/Bà phản hồi email này hoặc liên hệ theo thông tin dưới đây:

Địa chỉ liên hệ: [Thông tin liên hệ]
Chúng tôi rất mong sớm có cơ hội trao đổi với Ông/Bà về khả năng hợp tác trong tương lai.

Trân trọng.

Mẫu 2.

Kính gửi Ông/Bà [Tên ứng viên],

Chúc mừng Ông/Bà đã vượt qua giai đoạn sơ tuyển tại [Tên công ty] cho vị trí [Tên vị trí]. Chúng tôi đã xem xét kỹ lưỡng hồ sơ và thấy rằng Ông/Bà có sự phù hợp về kiến thức và kinh nghiệm cho công việc này.

Chúng tôi trân trọng mời Ông/Bà tham gia cuộc phỏng vấn cá nhân tại văn phòng của chúng tôi. Thông tin chi tiết như sau:

Địa chỉ: [Địa chỉ văn phòng]
Thời gian: [Thời gian và ngày]

Để đảm bảo cuộc họp diễn ra thuận lợi, xin Ông/Bà vui lòng xác nhận tham gia theo thông tin trên hoặc liên hệ với chúng tôi để sắp xếp lại thời gian phù hợp:

Địa chỉ liên hệ: [Thông tin liên hệ]
Chúng tôi rất trông đợi cuộc gặp gỡ để thảo luận cơ hội hợp tác tiềm năng.

Trân trọng.

Mẫu 3.

Chào bạn [Tên ứng viên],

Chúng tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành vì sự quan tâm và thời gian bạn đã dành để nắm bắt thông tin về [Tên công ty] và gửi đến chúng tôi hồ sơ ứng tuyển cho vị trí [Tên vị trí]. Chúng tôi rất háo hức có cơ hội trao đổi và tìm hiểu thêm về bạn.

Chúng tôi mời bạn tham gia cuộc phỏng vấn tại văn phòng của chúng tôi theo thông tin dưới đây:

Thời gian: [Thời gian và ngày]
Địa điểm: [Địa chỉ văn phòng]

Rất mong bạn có thể đảm bảo sự có mặt đúng giờ để chúng ta có cuộc trò chuyện hiệu quả. Xin vui lòng xác nhận tham gia cuộc phỏng vấn này bằng cách phản hồi email này hoặc liên hệ trực tiếp qua số điện thoại sau đây nếu cần thêm thông tin:

Số điện thoại: [Số điện thoại liên hệ]

Chúng tôi hân hạnh được trò chuyện và mong được gặp bạn trong thời gian sớm nhất.

Trân trọng.

Lời kết

Trên đây là 3 mẫu thư mời phỏng vấn phổ biến nhất và những lưu ý khi viết email hẹn phỏng vấn cho nhà tuyển dụng. Để được hỗ trợ thêm về các công cụ sử dụng trong tuyển dụng, mời bạn truy cập website StudentJob và tham khảo nhé!