Việc làm cho sinh viên Đại học Văn Lang

- Vận hành Chương trình khuyến mãi, quản lý kênh
- Đảm bảo hình ảnh sản phẩm/gian hàng
- Ads onsite/CPAs: từng chạy shopee ads/tiktok ads
- Affiliate, các hoạt động booking KOL/Creator, vận hành các
phiên livestream
- Hiểu các chỉ số performance trên sàn

• Sắp xếp lịch làm việc cho nhân viên bán hàng thuộc quyền quản lý của mình hàng tuần.
• Kiểm tra giờ giấc làm việc của nhân viên.
• Kiểm tra, giám sát thái độ và tinh thần làm việc của từng nhân viên của mình quản lý.
• Đào tạo và huấn luyện nhân viên thuộc quyền quản lý của mình.
• Phối hợp cùng bộ phận nhân sự khi gian hàng có biến động nhân viên.
• Nắm được doanh thu bán hàng hằng ngày, các sản phẩm bán tốt hoặc bán chậm.
• Kiểm tra cách trưng bày hàng hóa: sao cho bắt mắt và phải thường xuyên thay đổi.
• Phải tìm hiểu nguyên nhân khi có những biến đổi doanh thu đột biến.
• Nắm bắt số tồn hàng ngày.
• Quản lý tài sản của showroom: tất cả các tài sản thuộc gian hàng của mình quản lý.
• Kiểm tra vệ sinh trong showroom: quầy, tủ kệ,…
• Làm báo cáo hàng tuần/tháng.
• Kiểm tra bảo quản hàng hóa.
• Hàng tháng cùng với kế toán công ty kiểm tra hàng hóa của showroom do mình quản lý.

- Nghiên cứu thị trường, đối thủ và xu hướng để đề xuất kế hoạch marketing.
- Lên ý tưởng, viết content, quay/chụp trong video TikTok, Reels, YouTube.
- Quản trị fanpage, lên ý tưởng thiết kế các ấn phẩm: poster, banner, brochure cho các chiến dịch của công ty.
- Thiết lập chiến dịch quảng cáo Facebook/TikTok/Google,… Phân tích số liệu, báo cáo hiệu quả chiến dịch và đề xuất cải tiến.
- Cập nhật xu hướng và công cụ mới để áp dụng vào hoạt động marketing.

OVERVIEW OF POSITION

Reporting to the Project Manager, The Assistant to Project Manager will support the planning, execution, and coordination of projects to ensure timely delivery and operational efficiency. Responsibilities include expediting project timelines, managing inspections, coordinating logistics, and ensuring all aspects of project management comply with required specifications. This role will act as the primary point of contact for the Project Manager, handling communication, scheduling, documentation, and collaborating with cross-functional teams and stakeholders to address challenges effectively.

Duties may include but are not limited to:

• Assist the Project Manager in planning, managing and executing projects within a set timeline and budget
• Liaise with project stakeholders concerning project details and deliverables
• Interact with government, clients, contractors and other parties to keep the project on schedule
• Coordinate and communicate with various departments on matters directed by the Project Manager
• Manage the Project Manager’s diary to co-ordinate meetings/appointments, and to ensure smooth running of such meetings
• Coordinate and manage project tasks and deliverables
• Participate in project meetings and track project progress and report to the Project Manager
• Prepare and maintain project documentation, plans and reports
• Analyze data as required
• Coordinate and prepare monthly/quarterly/annual data reports
• Attend all briefings, meetings and trainings as assigned by Project Manager
• Attend to any special requests or complaints that are directed to the Project Manager
• Ensure project compliance with standards and procedures
• Maintain systematic up-to-date filing and tracing systems
• Maintain confidentiality of sensitive matters/issues
• Maintain a high level of professionalism and project a positive image of the organization
• Assist in risk identification and implementation of risk mitigation strategies
• Performing other duties assigned by the Project Manager in an orderly and efficient manner

Administrative Support

• Calendar Management: Organize and prioritize the GM/PC’s schedule, including meetings, appointments, and travel arrangements.
• Communication: Manage incoming and outgoing correspondence, including emails, phone calls, and memos. Ensure timely and appropriate responses.
• Documentation: Prepare and manage documents, reports, and presentations. Maintain and organize files and records.

Organizational Skills

• Task Management: Handle day-to-day tasks and ensure deadlines are met. Prioritize tasks based on urgency and importance.
• Project Coordination: Assist with coordinating and tracking the progress of various projects and initiatives.
• Meeting Coordination: Schedule and coordinate meetings, including preparing agendas, taking minutes, and following up on action items.

Travel Management

• Travel Arrangements: Book and organize travel plans, including flights, accommodation, and transportation.
• Itinerary Management: Create detailed itineraries and ensure all travel-related details are accurate and up-to-date.

Confidentiality and Discretion

• Sensitive Information: Handle confidential and sensitive information with discretion and integrity.
• Trustworthiness: Build and maintain a high level of trust with the GM/PC, often dealing with confidential business matters.

Problem-Solving and Decision-Making

• Issue Resolution: Address and resolve issues as they arise, often requiring quick thinking and resourcefulness.
• Decision Support: Provide the GM/PC with necessary information and insights to support decision-making processes.

Interpersonal Skills

• Stakeholder Management: Act as a liaison between the GM/PC and internal/external stakeholders. Build and maintain professional relationships.
• Team Collaboration: Work effectively with other team members and departments to support organizational goals.

Technology Proficiency

• Office Software: Proficient in using office software such as Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint) and other relevant tools.
• Communication Tools: Familiarity with email systems, calendar tools, and other communication platforms.

Time Management

• Efficient Workflow: Manage time effectively to handle multiple tasks and priorities.
• Deadline Adherence: Ensure tasks and projects are completed on time and within the required standards.

Customer Service

• Client Interaction: Handle inquiries and requests from clients or business partners professionally and courteously.
• Problem Resolution: Address and resolve client issue or concerns promptly and effectively.

Event Planning

• Event Coordination: Plan and organize events, meetings, and conferences, including logistics, guest lists, and venue arrangements.

Financial Administration

• Expense Management: Assist with budgeting, expense reporting, and financial documentation.
• Invoice Processing: Handle invoicing and financial transactions as required.

Tiếp nhận và xử lý đơn hàng từ bộ phận kinh doanh hoặc khách hàng.
Theo dõi tiến độ giao hàng, phối hợp với kho – vận chuyển để đảm bảo đơn đi đúng thời gian.
Lập báo giá, hợp đồng, phiếu xuất kho, hóa đơn và các chứng từ liên quan.
Cập nhật dữ liệu bán hàng lên hệ thống: sản lượng, doanh số, tình trạng đơn hàng.
Hỗ trợ sales trong việc chuẩn bị hồ sơ, tài liệu, báo cáo doanh số định kỳ.
Giải đáp thắc mắc cơ bản của khách hàng (giá, tồn kho, tiến độ đơn).
Thực hiện các nhiệm vụ hành chính liên quan đến bộ phận kinh doan

• Hỗ trợ chào đón và giải đáp các thắc mắc của khách hàng về những mặt hàng, sản phẩm.
• Hỗ trợ khách hàng tìm kiếm sản phẩm theo yêu cầu.
• Hỗ trợ tư vấn các sản phẩm cho khách hàng.
• Hỗ trợ kiểm tra tình trạng hàng hóa thường xuyên, thay thế các mặt hàng hỏng hoặc hết hạn (nếu có).
• Đóng gói các sản phẩm quà tết

Xuất hóa đơn GTGT
Lập phiếu xuất kho, phiếu thu
Theo dõi nhập – xuất – tồn, hỗ trợ kiểm kê
Nhập hóa đơn đầu vào, quản lý hồ sơ
Lập báo cáo doanh thu ngày/tuần/tháng
Báo cáo VAT theo quý
Chấm công và hỗ trợ tổng hợp lương
Lưu trữ chứng từ, đối chiếu số liệu
Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của cấp trên

- Đóng gói hành lý cho khách theo yêu cầu. Đóng gói hàng hóa vào các vật liệu đóng gói phù hợp (carton, thùng xốp, màng co...) theo yêu cầu của khách hàng và các tiêu chuẩn an toàn vận chuyển
- Kiểm tra chất lượng hàng hóa và đảm bảo hàng hóa được đóng gói đúng cách, tránh hư hỏng trong quá trình vận chuyển
- Vệ sinh công cụ, dụng cụ thiết bị, môi trường khu vực làm việc trước và sau khi đóng gói;
- Chuẩn bị và cung cấp các vật liệu đóng gói cho khách hàng và các bộ phận khác khi cần thiết. Kiểm kê hàng tồn, cân đối định lượng và bàn giao cho ca sau;
- Làm việc tại khu vực quấn hành lý tại sân bay, đảm bảo vệ sinh và an toàn lao động, an toàn lao động, phòng chống cháy nổ trong ca trực
- Kiểm tra tình trạng hành lý của khách hàng, đảm bảo không có vật dụng cấm và đóng gói đúng quy định.
- Bảo quản, sử dụng các trang thiết bị bảo hộ lao động đã được cấp theo đúng quy định

- Gọi điện mời khách tham các hội nghị của công ty (data có sẵn).
- Xác nhận và nhắc lịch hẹn, hỗ trợ khách tham gia sự kiện.
- Không cần sale, không áp doanh số, chỉ mời khách đến tham dự.
- Không yêu cầu kinh nghiệm, được đào tạo bài bản từ đầu.
- Làm việc tại văn phòng, không đi thị trường.

Chịu trách nhiệm xây dựng và triển khai các hoạt động, truyền thông nhằm nâng cao tinh thần gắn kết, phát triển văn hóa doanh nghiệp công ty.

Mô tả công việc:

• Lên ý tưởng, lập kế hoạch chi tiết và tổ chức các hoạt động, sự kiện nội bộ) ngày lễ, team building, sinh nhật công ty, các hoạt động văn hóa – thể thao, công tác xã hội, …) nhằm nâng cao tinh thần gắn kết và xây dựng môi trường làm việc tích cực.
• Phối hợp chặt chẽ với các bên liên quan, đảm bảo các sự kiện và các chiến dịch truyền thông diễn ra hiệu quả, đúng mục tiêu.
• Xây dựng kế hoạch truyền thông phù hợp với định hướng phát triển văn hóa doanh nghiệp, đảm bảo nội dung nhất quán với giá trị cốt lõi, tầm nhìn và sứ mệnh của công ty.
• Phát triển và quản lý nội dung trên các kênh truyền thông nội bộ (Website, Facebook, LinkedIn, MS team, bản tin nội bộ…) nhằm tăng cường nhận diện thương hiệu doanh nghiệp và thương hiệu tuyển dụng.
• Theo dõi, đánh giá hiệu quả các chương trình văn hóa doanh nghiệp và đề xuất cải tiến để nâng cao trải nghiệm nhân viên.
• Các công việc khác theo sự phân công của Trưởng phòng.

● Thu nhập, tổng hợp, hạch toán, lưu trữ các chứng từ kế toán thông qua các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
● Tính giá thành
● Theo dõi công nợ, khấu hao TSCĐ, hàng tồn kho
● Quản lý hoạt động thu chi, dòng tiền.
● Lập các báo cáo nội bộ theo yêu cầu quản lý, ban giám đốc như: Báo cáo quản trị (Báo cáo tài chính, báo cáo doanh thu, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo dòng tiền...)
● Hướng dẫn và điều phối công việc cho kế toán viên trong bộ phận.
● Cung cấp số liệu kế toán cho Trưởng bộ phận và Ban Giám Đốc khi có yêu cầu.

• Chào đón khách hàng, dẫn khách hàng đến bàn, giới thiệu thực đơn và giới thiệu các món đặc biệt hàng ngày cho khách hàng với thái độ nồng nhiệt nhất.
• Chuẩn bị bàn ăn, bao gồm cả việc sắp xếp các vật dụng như khăn trải giường, đồ bạc và đồ thủy tinh Dọn dẹp và sắp xếp khu vực ăn uống, đổ đầy đồ gia vị, cuộn đồ dùng bằng bạc vào khăn ăn .
• Kiểm tra với khách hàng để đảm bảo rằng họ hài lòng với bữa ăn và có hành động để khắc phục mọi vấn đề.

• Tư vấn khách hàng về sản phẩm khi khách vào cửa hàng
• Trưng bày, sắp xếp hàng hóa lên kệ;
• Thu ngân doanh thu hàng ngày ;
• Giữ gìn vệ sinh khu vực hàng hóa, sản phẩm chưng bày và gian hàng;
• Kiểm kê hàng hóa tồn kho ( khi đến đợt kiểm kê ) theo chỉ đạo của cửa hàng trưởng;
• Các công việc chuyên môn khác theo yêu cầu của Cửa hàng trưởng và Giám sát khu vực

Lên kế hoạch kinh doanh và thực hiên kế hoạch theo đúng tiến độ, lộ trình.
Khai thác tìm kiếm khách hàng
Chăm sóc khách hàng cũ
Tìm kiếm khách hàng qua mạng.
Liên lạc khách hàng: Điện thoại, mail,
Phát triển thị trường du lịch theo định hướng của công ty
Xây dựng chương trình và tư vấn trực tiếp theo yêu cầu của khách hàng, đàm phán ký hợp đồng.
Xác định thị trường mục tiêu, thiếp lập phương án kinh doanh phù hợp và chịu trách nhiệm phát triển thị trường du lịch theo định hướng khi được phân công
Đề xuất sáng kiến, biện pháp nhằm khai thác tối đa các nguồn khách hàng
Đề xuất hỗ trợ các phương tiện, công cụ để kinh doanh hiệu quả.
Thực hiện các công việc khác theo sự chỉ đạo của Quản lý.

• Tìm kiếm và phát triển khách hàng mới trong lĩnh vực truyền thông, quảng cáo (OOH, Digital, Media, Booking truyền hình, Tài trợ chương trình, event…).

• Chăm sóc, duy trì mối quan hệ với khách hàng hiện tại, đảm bảo sự hài lòng và hợp tác lâu dài.

• Tư vấn, giới thiệu giải pháp quảng cáo phù hợp với nhu cầu của khách hàng.

• Tham gia xây dựng kế hoạch bán hàng, phối hợp với các phòng ban triển khai dịch vụ.

• Đàm phán, ký kết hợp đồng và theo dõi tiến độ thực hiện.

• Báo cáo doanh số, tiến độ khách hàng định kỳ cho Trưởng nhóm/Trưởng phòng.

1. Hỗ trợ theo dõi và ghi nhận giao dịch tài chính hàng ngày

• Kiểm tra và ghi nhận các khoản thu, chi hàng ngày của tòa nhà.
• Cập nhật sổ quỹ theo mẫu quy định dưới sự hướng dẫn của nhân viên phụ trách.
• Học cách đối chiếu số dư quỹ tiền mặt hàng ngày cùng với kế toán tòa nhà.

2. Hỗ trợ khóa sổ và lập báo cáo tài chính định kỳ

• Tham gia hỗ trợ công tác khóa sổ, kiểm kê quỹ cuối tháng, cuối quý, cuối năm.
• Hỗ trợ lập báo cáo quỹ định kỳ theo tháng, theo năm hoặc khi có yêu cầu từ cấp trên.

3. Ghi nhận và đối chiếu vật tư, tài sản

• Ghi nhận số liệu xuất – nhập – tồn vật tư dưới sự hướng dẫn của kế toán.
• Phối hợp đối chiếu dữ liệu vật tư với các bộ phận liên quan.

4. Hỗ trợ xử lý công nợ trên hệ thống kế toán

• Hỗ trợ xử lý các bút toán công nợ phải thu – phải trả trong hệ thống IMT sau khi chuyển đổi dữ liệu.

5. Hỗ trợ công tác hành chính – tài chính

• Hỗ trợ hậu cần cho các cuộc họp phòng tài chính: chuẩn bị tài liệu, ghi biên bản, gửi nội dung sau họp.
• Thực hiện các công việc hành chính – kế toán khác theo phân công của cấp quản lý.

1. Khu vực sảnh / Lobby area:

• Thực hiện checklist hàng ngày cho khu vực tiền sảnh: kiểm tra công tác vệ sinh, trang thiết bị, tác phong của nhân viên nhà thầu (an ninh và vệ sinh) / Daily checklist for front Office: ensuring the inspection of cleanliness, equipment, and the professionalism of the contractor’s staff.

2. Khu vực quầy Chăm sóc khách hàng / Customer Service Counter:

• Đảm bảo khu vực quầy làm việc sạch sẽ và gọn gang / Maintain clean and tidy counter.
• Hàng ngày kiểm tra tình trạng và tưới nước cho cây cảnh được trang trí tại quầy nếu có / Daily check on the condition of the decorative plants at the counter and water them as necessary.
• Kiểm tra và chuẩn bị các form mẫu sử dụng để hỗ trợ khách / Prepare the necessary forms to assist guests.

3. Công việc chính / Main tasks:

• Ghi nhận lại thông tin / ý kiến của khách hàng, thông báo đến trưởng bộ phận và chuyển các thông tin đến các bộ phận có liên quan / Record customer information /feedback, notify the head of department, and forward the information to the relevant departments.
• Cung cấp thông tin cần thiết của dự án khi được yêu cầu / Provide essential project information when required.
• Nắm vững cách sử dụng các chức năng và biết cách theo dõi công việc trên app Property Cube dưới sự kiểm soát và hướng dẫn của quản lý / Have a thorough understanding of the functionalities of the Property Cube app and how to monitor tasks under the supervision and guidance of the manager.
• Tương tác với các bộ phận khác như kế toán, kỹ thuật, vệ sinh và bảo vệ khi cần thiết / Coordinate with other departments such as accounting, engineering, security and cleaning staffs when needed.
• Nắm vững và hiểu rõ các quy định của tòa nhà / các quy trình cơ bản của bộ phận Chăm sóc khách hàng đang được thực hiện tại dự án / Have a thorough understanding of the building's regulations and the basic procedures of the Customer Service department currently implemented in the project.
• Tuân thủ quy trình của bộ phận và chỉ đạo của người quản lý / Follow department procedures and manager's directions.

4. Báo cáo / Reports:

• Thực hiện báo cáo theo hướng dẫn và chỉ đạo của quản lý trực tiếp / Prepare reports in accordance with the instructions from the direct supervisor.
• Báo cáo ngay lập tức tất cả các hiện tượng bất thường, rủi ro, không an toàn có thể gây cháy / nổ cho quản lý hoặc bộ phận kỹ thuật / Immediately report to the manager or technical department all abnormal phenomena, risks, or insecurity that could cause fire / explosion.

5. Khác / Other tasks:

• Thực hiện tất cả các nhiệm vụ khác được giao bởi quản lý bộ phận / Perform all other duties assigned by line manager.
  Phối hợp với các bộ phận khác trong các hoạt động hàng ngày và tổ chức sự kiện, vv / Coordinate with other departments in daily activities and events, etc.

Giới thiệu về Villafences:

Được thành lập từ tháng 7 năm 2008, Công ty TNHH Xây Dựng Hàng Rào Biệt Thự (Villafences) tiền thân là Công ty liên doanh cùng tập đoàn Pegasus Maria (Australia). Với sự hỗ trợ công nghệ của tập đoàn Pegasus Maria, Villafences đã đầu tư dây chuyền sản xuất hiện đại cùng với đội ngũ nhân lực chất lượng cao. Tháng 11 năm 2008, Villafences chính thức bước vào giai đoạn hoạt động độc lập và tiếp tục phát triển đến ngày hôm nay.

Gần 2 thập kỷ cùng nhiều thành tựu to lớn, Villafences đã trở thành một trong những doanh nghiệp dẫn đầu Việt Nam trong ngành Thiết kế - Sản xuất - Thi công và Cung cấp các hạng mục sắt nghệ thuật trang trí (cửa cổng, lan can, canopy, cầu thang, ...), hợp kim nhôm đúc cao cấp, kết cấu thép công trình, mặt dựng kim loại, cảnh quan, .... Khách hàng của Villafences chia làm 2 khối:

• Khối dân dụng, chính là chủ của các dinh thự lớn nhất. Nếu bạn là thành viên của Villafences bạn sẽ có cơ hội tiếp xúc, trao đổi, trở thành đối tác với các đại gia. Qua đó bạn có thể học hỏi và thay đổi cuộc sống của bạn.

• Khối các dự án lớn, Villafences là đối tác của hàng loạt các chủ đầu tư, tổng thầu lớn như Masterise, Central, Delta, Novaland, Vingroup, Sungroup, Hưng Thịnh, Ricons, Vạn Phúc, Khang Điền…..

Mô tả công việc:

• Chăm sóc khách hàng từ nguồn Marketing hoặc TP Kinh doanh, bên cạnh đó mở rộng mạng lưới khách hàng (khách hàng của Công ty là các chủ nhà xây biệt thự, chủ đầu tư xây dựng, công ty tư vấn thiết kế, tổng thầu xây dựng công trình lớn…).
• Gọi điện, tiếp cận, gửi catalogue, hồ sơ năng lực, tư vấn sản phẩm dịch vụ của Công ty.
• Đề nghị thiết kế 3D để gửi mẫu cho khách hàng
• Đề nghị tính giá để gửi báo giá cho khách hàng
• Tham gia đàm phán, thương thảo hợp đồng
• Theo dõi quá trình thực hiện Hợp đồng.
• 70% thời gian ở văn phòng Công ty, 30% thời gian đi gặp khách/công trình khi có phát sinh

Quyền lợi:

• Lương cứng 7 triệu + Hoa hồng kinh doanh khi ký được hợp đồng
• Được đề nghị chi hoa hồng cho đối tác giới thiệu thông tin khi ký được hợp đồng
• Được đào tạo kiến thức và kỹ năng trong công việc trực tiếp từ GĐ/PGĐ Kinh doanh - những người có nhiều năm kinh nghiệm trong ngành.
• Được các trưởng nhóm Kinh doanh dẫn dắt, cầm tay chỉ việc tận tình.
• Thời gian làm việc: 8h30-17h30 từ thứ 2 đến trưa thứ 7
• Nhiều cơ hội thăng tiến ở các vị trí trưởng nhóm Kinh doanh, trưởng phòng Kinh doanh và Giám đốc Kinh doanh.