Việc làm cho sinh viên Trường Đại học Luật (ĐHQG Hà Nội)

BỆNH VIỆN HÀ THÀNH (57-59-61 Vũ Thạnh, Đống Đa, HN) TUYỂN DỤNG NHÂN VIÊN PHÁP CHẾ ĐẦU THẦU

MÔ TẢ CHI TIẾT CÔNG VIỆC (JOB DESCRIPTION)

- Tìm kiếm các gói thầu mới

- Lập hồ sơ dự thầu, dự đoán/báo giá dự thầu

- Phân tích hồ sơ mời thầu

- Chuẩn bị hồ sơ tham dự đấu thầu

- Xử lý các tình huống, công việc phát sinh trong quá trình triển khai dự án

- Trực tiếp thực hiện và chịu trách nhiệm những vấn đề liên quan đến pháp lý, pháp chế của Công ty

- Trực tiếp tham gia các gói thầu cùng các phòng Kinh doanh

- Tham gia soạn thảo hợp đồng, văn bản do Công ty ban hành và ký kết, kiểm tra tính hợp pháp, pháp lý cho các giao dịch của Công ty

- Nghiên cứu, cập nhật thường xuyên và kịp thời những thay đổi về luật, thông tư,…liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty

- Tham mưu cho ban lãnh đạo về vấn đề pháp lý của công ty

- Kiểm tra hệ thống các chính sách và đảm bảo việc ban hành và thực thi các chính sách của Công ty là phù hợp với các quy định của pháp luật có liên quan

- Quản lý và hệ thống các văn bản, hồ sơ pháp lý, giải quyết những vấn đề pháp lý phát sinh của Công ty

- Các công việc khác theo sự chỉ đạo của Ban lãnh đạo

• Thực hiện các công việc thủ tục giấy tờ hành chính tới các cơ quan, ban ngành liên quan
• Thực hiện hoàn thiện hồ sơ PCCC, hồ sơ mở mới trung tâm
• Thực hiện thủ tục giấy tờ hồ sơ thành lập, cấp phép hoạt động, gia hạn hồ sơ cấp phép giáo dục
• Quản lý file hồ sơ, công văn và các chứng từ hợp đồng liên quan đến các công tác pháp lý mở mới/ gia hạn hoạt động của trung tâm
• Soạn thảo các biểu mẫu, văn bản hành chính theo yêu cầu của cấp trên.
• Làm các công việc khác liên quan đến văn phòng theo yêu cầu của cấp trên

+ Trao đổi cụ thể khi phỏng vấn.

- Tiếp nhận thông tin, dữ liệu khách hàng có hợp đồng vay vốn tại PTF, hiện đang vi phạm quy định thanh toán khoản vay tín dụng tiêu dùng tại PTF/SeAbank.

- Liên hệ qua điện thoại, tìm hiểu nguyên nhân, lý do và ghi nhận thông tin lên hệ thống quản lý dữ liệu khách hàng (CRM).

- Phân tích, khuyến cáo khách hàng về những vi phạm, rủi ro pháp lý mà khách hàng có thể gặp phải nếu tiếp tục vi phạm.

- Đàm phán, thông báo các giải pháp hỗ trợ khách hàng theo quy định của công ty.

- Theo dõi, hỗ trợ khách hàng trong quá trình thanh toán, tất toán khoản vay.

- Thiết lập hồ sơ pháp lý, xác minh thông tin thu nhập, công việc, cư trú tại địa phương.

- Hoàn thiện quy trình quản lý hợp đồng: rà soát giấy tờ, tài liệu, thư từ và các công việc khác theo yêu cầu, hỗ trợ trình ký hợp đồng và các tài liệu khác;

- Hỗ trợ tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị theo điều lệ;

- Báo cáo, giải trình các vấn đề pháp lý, dự án cho Ban quản trị cùng công ty thành viên;

- Trợ lý cho Giám đốc, đưa ra ý kiến pháp lý cùng giải pháp đối với vấn đề pháp lý phát sinh;

- Chủ động báo cáo, cập nhật các văn bản pháp luật mới nhất cho Ban quản trị;

- Tư vấn các vấn đề pháp lý cho toàn Công ty, đảm bảo công ty tuân thủ đúng quy định pháp luật;

- Đàm phán hợp đồng với bên liên quan, đối tác chiến lược;

- Thực hiện một số việc được Lãnh đạo Bộ phận yêu cầu

• Phụ trách và chịu trách nhiệm những vấn đề liên quan đến pháp lý, pháp chế của Công ty
• Tham gia soạn thảo hợp đồng, văn bản do Công ty ban hành và ký kết, kiểm tra tính hợp pháp, pháp lý cho các giao dịch của Công ty
• Cố vấn, tư vấn cho Ban giám đốc về pháp luật
• Nghiên cứu, cập nhật thường xuyên và kịp thời những thay đổi về luật, thông tư,...liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty
• Kiểm tra hệ thống các chính sách và đảm bảo rằng việc ban hành và thực thi các chính sách của Công ty là phù hợp với các quy định của pháp luật có liên quan
• Quản lý các văn bản, hồ sơ pháp lý, giải quyết những vấn đề pháp lý phát sinh của Công ty
• Các công việc khác theo sự chỉ đạo của cấp trên

• Pháp chế tuân thủ: Quản lý quy chế/pháp chế nội bộ Công ty.
• Hành chính nhân sự: Quản lý hành chính (đầu mối tiếp nhận và ban hành mọi văn bản giấy tờ của Công ty) và nhân sự.
• Công tác kế hoạch: Quản lý và đôn đốc các bộ phận triển khai công việc theo kế hoạch đã được giao.

- Tuyển dụng nhân sự mới theo yêu cầu

- Lập kế hoạch tuyển dụng và đăng tuyển tuyển qua các kênh

- Phỏng vấn ứng viên phù hợp

- Đào tạo nhân sự mới, đào tạo định kỳ nhân viên

- Các công việc khác theo chỉ đạo của cấp trên

Quản trị hoạt động pháp chế:

• Chịu trách nhiệm điều hành hoạt động mảng Pháp chế trong công ty; Thiết kế hệ thống quản lý và cơ chế giám sát hoạt động Pháp chế toàn công ty.
• Cập nhật thay đổi pháp luật, tư vấn và tham mưu cho Ban lãnh đạo Công ty các đề xuất/giải pháp khi có quy định mới ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp đến Công ty;
• Tổ chức và quản lý triển khai các hoạt động hỗ trợ pháp lý và tư vấn pháp lý cho các phòng ban chuyên môn trong hoạt động pháp lý phát sinh về dự án, quản lý, kinh doanh, giải quyết tranh chấp, giao dịch hợp đồng, thương mại...
• Xây dựng và kiểm soát các hồ sơ pháp lý của Công ty đảm bảo tuân thủ các quy định của Pháp luật liên quan đến: Điều lệ Công ty, đăng ký doanh nghiệp, lập địa điểm kinh doanh, chi nhánh, văn phòng đại diện, thay đổi đăng ký doanh nghiệp, thay đổi cơ cấu sở hữu vốn, cơ cấu quản trị và điều hành của Công ty/Chi nhánh, chấm dứt, giải thể, phá sản công ty...
• Kiểm soát, tổ chức thực hiện hoặc chủ trì/tham gia soạn thảo mẫu biểu (hợp đồng, thỏa thuận, cam kết...) cần thiết cho các giao dịch thương mại. Đánh giá, thẩm định, giám sát về tính pháp lý đối với các nội dung chỉnh sửa, bổ sung, thay đổi.
• Thẩm định tất cả các Hợp đồng, văn bản pháp lý của phòng ban ký kết với đối tác, tham gia thương lượng đàm phán hợp đồng, giao dịch với đối tác đảm bảo tuân thủ các yêu cầu, quy định của pháp luật, quy chế nội bộ của Công ty.
• Giám sát hệ thống, phát hiện rủi ro pháp lý tiềm ẩn và báo cáo, đề xuất với Lãnh đạo các giải pháp, biện pháp ngăn ngừa và giảm thiểu các rủi ro trong hoạt động kinh doanh của Công Ty;

Công tác tố tụng pháp lý:

• Đại diện theo ủy quyền hoặc tham gia tố tụng với tư cách Luật sư để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của Công ty trong các vụ tranh chấp, khiếu nại, khiếu kiện.

Đào tạo nâng cao nghiệp vụ và phát triển đội ngũ:

• Chủ trì triển khai các hoạt động phổ biến, đào tạo nâng cao kiến thức pháp luật, hướng dẫn việc áp dụng, tuân thủ các quy định pháp luật cho Phòng/Ban/Chi nhánh liên quan trong Công ty.
• Tổ chức bộ máy, xây dựng đội ngũ, phân công công việc, đánh giá hiệu quả công việc, đào tạo phát triển nhân sự Ban Pháp chế.

1. Role

As an Assistant Manager Legal, you will be responsible for providing legal research or initial legal advice as instructed, assisting Legal Manager with the follow-up and communication with the internal stakeholders of legal services and assistance provided by Legal department. Furthermore, you will provide written and oral consultation in legal matters.

For sure, managing and maintaining the systems of Legal is also a part of your job which includes contract management systems, legatrix, and other systems assigned by the company. Moreover, performing administrative duties in support of the Legal Department activities is also a part of your job.

The last but not least, you will participate in assisting with the review, enactment, and implementation of Policies and local work instructions as assigned by Legal Manager. In addition, you will provide training on Legal topics, monitor changes in law and regulations, and update to Legal team and/or all relevant personnel/departments on such changes.

2. Detail responsibilities

- To review, advise, draft all agreements and contracts between the company and vendors/customers

- To mandate and coordinate external law firms and monitor of litigation (to assist in the preparation of documents for court cases/ arbitrations, if any)

- To be in charge of any issues related to legal aspect and provide legal advice requested by Board of Directors and Head of Departments

- To amend the investment registration certificate, enterprise registration certificate according to the requirement of the Board of Directors

- To draft legal documents to the government and external parties

As an Assistant Manager Legal, you will be responsible for providing legal research or initial legal advice as instructed, assisting Legal Manager with the follow-up and communication with the internal stakeholders of legal services and assistance provided by Legal department. Furthermore, you will provide written and oral consultation in legal matters.

For sure, managing and maintaining the systems of Legal is also a part of your job which includes contract management systems, legatrix, and other systems assigned by the company. Moreover, performing administrative duties in support of the Legal Department activities is also a part of your job.

The last but not least, you will participate in assisting with the review, enactment, and implementation of Policies and local work instructions as assigned by Legal Manager. In addition, you will provide training on Legal topics, monitor changes in law and regulations, and update to Legal team and/or all relevant personnel/departments on such changes.

2. Detail responsibilities

- To review, advise, draft all agreements and contracts between the company and vendors/customers

- To mandate and coordinate external law firms and monitor of litigation (to assist in the preparation of documents for court cases/ arbitrations, if any)

- To be in charge of any issues related to legal aspect and provide legal advice requested by Board of Directors and Head of Departments

- To amend the investment registration certificate, enterprise registration certificate according to the requirement of the Board of Directors

- To draft legal documents to the government and external parties

• Soạn thảo hợp đồng thương mại, hợp đồng lao động và các văn bản của doanh nghiệp.
• Chủ trì, sắp xếp, triển khai và giám sát, đôn đốc các chính sách/ kế hoạch/ chiến lược phát triển kinh doanh từ Giám đốc đến các bộ phận, Quản lý và lưu trữ tài liệu của phòng kinh doanh.
• Thực hiện các các công việc về kiểm soát về: thực hiện quy định, quy trình tại các phòng ban, Chất lượng xử lý công việc của các phòng ban.
• Giải quyết các vấn đề liên liên quan quan đến nhân sự.
• Tiếp nhận phản hồi và giải quyết các vấn vấn đề tại đơn vị: Nhanh chóng tiếp nhận, phân loại, trợ giúp lãnh đạo xử lý các vấn đề trong thẩm quyền kịp thời, đúng tiến độ, chính xác. Phối hợp với các phòng ban để giải quyết các vấn đề phát sinh tại đơn vị. Tiếp nhận và giải quyết vấn đề về khiếu nại, trải nghiệm khách hàng trực tiếp tại đơn vị.
• Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp. thông báo,tổ chức cuộc họp,...
• Quản lý, điều phối công việc giữa các phòng ban.

- Xây dựng kế hoạch hoạt động hàng năm của Phòng Pháp chế.

- Tổ chức triển khai xây dựng bộ tài liệu quản trị nội bộ bao gồm quy định, quy trình, tiêu chuẩn, định mức, hướng dẫn công việc...

- Kiểm soát việc tuân thủ các quy trình, quy định của công ty và pháp luật; quản trị rủi ro trong quá trình triển khai thực hiện công việc.

- Tổ chức quản lý, lưu trữ hồ sơ theo đúng quy định.

- Báo cáo định kỳ theo yêu cầu của TGĐ về các hoạt động của Phòng Pháp chế.

- Chủ trì tổ chức triển khai thực hiện, kiểm soát kết quả thực hiện các công việc liên quan đến pháp lý của Công ty

- Chủ trì triển khai các hoạt động phổ biến, đào tạo kiến thức pháp luật, hướng dẫn việc áp dụng, tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến nghiệp vụ của các Khối/Ban/phòng thuộc Tập đoàn.

- Phân công công việc trong Phòng Pháp chế

- Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của BGĐ

- Viết, duyệt bài tư vấn pháp luật của các phòng chuyên môn
- Viết bài nghiên cứu, tạp chí theo yêu cầu
- Chịu trách nhiệm về mặt nội dung, hình ảnh cho trang web, facebook của công ty.
- Tư vấn khách hàng trên fanpage, email...
- Hỗ trợ luật sư các công việc pháp lý khác

• Tiếp nhận hồ sơ khách hàng được bàn giao từ phòng kinh doanh và từ quản lý.
• Hướng dẫn, hỗ trợ khách hàng chuẩn bị giấy tờ hồ sơ xin học, hồ sơ xin visa; các thủ tục đóng học phí, khám sức khỏe, sinh trắc vân tay.
• Dịch thuật giấy tờ sang Tiếng Anh.
• Theo dõi cập nhật và trao đổi thông tin, tiến độ về hồ sơ xin học/hồ sơ visa thường xuyên với khách hàng.
• Chăm sóc khách hàng trong quá trình làm hồ sơ và sau khi du học.
• Phối hợp với phòng truyền thông cập nhật những chính sách mới nhất về thủ tục cho du học sinh từng nước.

- Nghiên cứu hồ sơ vụ việc, quy định của pháp luật, đưa ra các quan điểm trong từng vụ việc;

- Hỗ trợ luật sư trong quá trình tư vấn, thực hiện các thủ tục trong các lĩnh vực: Hình sự, hôn nhân và gia đình, đất đai, các thủ tục doanh nghiệp, sở hữu trí tuệ ….;

- Được tiếp xúc hồ sơ thực tế;

- Thực hiện các công việc: Soạn thảo hồ sơ, công văn, hợp đồng, đơn từ …;

- Xây dựng content về kiến thức pháp luật trên trang Fanpage của công ty;

- Thực hiện các công việc được phân công.

1. Tham mưu trong công tác pháp lý

• Tham mưu cho HĐQT và Ban TGĐ, các phòng nghiệp vụ, chi nhánh, đơn vị thành viên các vấn đề liên quan tới pháp lý nói chung;
• Tham mưu cho Ban TGĐ trong việc xây dựng các văn bản pháp quy, phục vụ cho công tác quản lý/ quản trị trong doanh nghiệp đúng pháp luật, hạn chế thấp nhất các rủi ro;
• Tham mưu cho Ban TGĐ trong công tác tổ chức, quản lý, điều hành BP Pháp chế hoạt động hiệu quả.

2. Tổ chức, quản lý, điều hành BP Pháp chế

• Xây dựng cơ cấu, chức năng nhiệm vụ của BP và mô tả công việc, nghiệm thu chất lượng công việc cho chuyên viên pháp chế trong Phòng;
• Lập kế hoạch công tác của BP và tổ chức thực hiện;
• Hướng dẫn, đôn đốc, giám sát việc triển khai công tác các nhân sự trong BP và đánh giá kết quả thực hiện;
• Tổ chức thực hiện, kiểm tra, kiểm soát hệ thống các văn bản, chính sách, hồ sơ pháp lý (trước và sau) các hợp đồng liên danh, liên kết, các dự án đầu tư và các giao dịch khác...;
• Tổ chức thực hiện việc cập nhật các văn bản pháp lý và gửi/ chuyển thông tin đến những bộ phận/ cá nhân liên quan để cập nhật thông tin, chính sách;
• Tổ chức và thực hiện công tác kiểm tra, soát xét việc thực hiện công tác pháp chế tại Đơn vị, chi nhánh;
• Trực tiếp tiếp nhận, giải quyết theo thủ tục pháp lý các vụ việc có tính chất khó (nếu có);
• Quản lý, theo dõi, hoàn thiện các hồ sơ pháp lý theo sự phân công/yêu cầu từ Trưởng Ban.

3. Công tác chuyên môn:

• Chuyên trách trợ giúp công tác pháp lý cho một số Đơn vị thành viên (theo bảng phân công nội bộ của Ban);
• Nghiên cứu, cập nhật các tình huống pháp lý phát sinh từ hoạt động của Công ty để đảm bảo hoạt động của Công ty luôn nằm trong khuôn khổ các quy định của Pháp luật có liên quan;
• Tư vấn thủ tục pháp lý trước và trong quá trình thực hiện dự án/phương án kinh doanh, hợp đồng/thoả thuận hợp tác, … và đề xuất các biện pháp phòng ngừa hoặc hướng giải quyết vụ việc (nếu có);
• Tham gia trực tiếp vào quá trình thỏa thuận hợp tác, liên doanh, liên kết… hoặc các giao dịch hợp đồng khác khi được đề nghị;
• Hỗ trợ soạn thảo Hợp đồng, công văn … và thay mặt đơn vị thực hiện các thủ tục hành chính theo đề nghị của Giám đốc đơn vị (trong trường hợp cần thiết);
• Đại diện công ty tham gia tranh tụng tại Toà hoặc khi phát sinh tranh chấp. Đưa ra hướng giải quyết tranh chấp để đảm bảo quyền và lợi ích của Công ty;
• Chịu trách nhiệm rà soát, hướng dẫn, kiểm tra kiểm soát việc tuân thủ tính pháp lý các đơn vị được giao chuyên trách.

• Thực hiện các công việc thủ tục giấy tờ hành chính tới các cơ quan, ban ngành liên quan
• Thực hiện hoàn thiện hồ sơ PCCC, hồ sơ mở mới trung tâm
• Thực hiện thủ tục giấy tờ hồ sơ thành lập, cấp phép hoạt động, gia hạn hồ sơ cấp phép giáo dục
• Quản lý file hồ sơ, công văn và các chứng từ hợp đồng liên quan đến các công tác pháp lý mở mới/ gia hạn hoạt động của trung tâm
• Soạn thảo các biểu mẫu, văn bản hành chính theo yêu cầu của cấp trên.
• Làm các công việc khác liên quan đến văn phòng theo yêu cầu của cấp trên

1. Legal Admin:

- Đảm bảo các chiến dịch truyền thông và hoạt động kinh doanh của công ty tuân thủ đúng các quy định pháp luật hiện hành, bao gồm Luật Quảng cáo, Luật Bản quyền, và các quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân (GDPR, CCPA).

- Soạn thảo, rà soát và đàm phán các hợp đồng thương mại, hợp đồng lao động, hợp đồng với khách hàng, đối tác và nhà cung cấp liên quan đến dịch vụ truyền thông digital.

- Đảm bảo các điều khoản hợp đồng bảo vệ lợi ích của công ty và tuân thủ pháp luật.

- Xử lý và giải quyết các tranh chấp pháp lý nội bộ và bên ngoài, bao gồm tranh chấp với khách hàng, đối tác hoặc các cơ quan quản lý

- Đại diện cho công ty làm việc với các đối tác khác khi cần thiết (ngân hàng, cơ quan nhà nước,....)

- Đánh giá các rủi ro pháp lý liên quan đến hoạt động truyền thông số và đề xuất các biện pháp giảm thiểu rủi ro.

- Theo dõi và cập nhật các thay đổi pháp lý có thể ảnh hưởng đến hoạt động của công ty, đặc biệt là trong lĩnh vực truyền thông và quảng cáo.

- Quản lý và lưu trữ tất cả các tài liệu pháp lý của công ty, bao gồm hợp đồng, giấy phép, và các văn bản pháp lý khác.

- Đảm bảo tính bảo mật và chính xác của các tài liệu pháp lý.

2. Thực hiện công việc back-office/admin:

+ Admin Assistant:

- Hỗ trợ soạn, kiểm soát tính hợp lệ, hợp lý của hợp đồng (khách hàng, đối tác);

- Hỗ trợ hoàn thiện, in ấn, trình ký, đóng dấu các tài liệu;

- Lưu trữ, quản lý hồ sơ tài liệu chung (Khách hàng, đối tác, nội bộ).

+ Back-office

- Phụ trách logistic chung (giao nhận);

- Thực hiện các công việc quản lý văn phòng: phối hợp lên kế hoạch bố sung sản phẩm, vật tư nhu yếu phẩm, thiết bị theo nhu cầu từ nhân viên. Phát hiện báo cáo vật tư, thiết bị hỏng hóc, phối hợp bổ sung, lên kế hoạch sửa chữa.

- Hỗ trợ một số công việc với phía toà nhà (đăng ký xe máy, nhận thông báo chung, yêu cầu thanh toán điện nước,...)