[MELIA VINPEARL DANANG RIVERFRONT] Chuyên viên Thu mua - Purchasing Executive

• To prepare documents for purchasing and assist in preparation of all purchasing related correspondence.

Chuẩn bị hồ sơ mua hàng tất cả các giấy tờ liên quan đến việc mua hàng.

• Prepares and processes all purchase orders based on Purchases Requests and multiple bids

Chuẩn bị và thực hiện tất cả việc mua hàng dựa theo yêu cầu mua hàng và các mức giá mua vào.

• Participated in obtaining competitive quotations for food and beverage items/all other operating supplies used by the hotel.

Tham gia vào việc nhận báo giá cạnh tranh cho các mặt hàng thực phẩm và đồ uồng/ tất cả các vật tư sử dụng cho hoạt động vận hành của Khách sạn.

• Assist and maintains a proper filing system for easy reference and tracing.

Hỗ trợ và duy trì hệ thống hồ sơ hợp lý cho việc dễ dàng tham khảo và tìm kiếm.

• Maintains documentation flow between the Accounts Department, purchasing and other departments.

Duy trì sự luân chuyển tài liệu giữa bộ phận kế toán, bộ phận mua hàng và các bộ phận khác.

• To participate in the market surveys of food items together with the Cost Controller, Executive Chef etc.

Tham gia khảo sát thị trường các mặt hàng thực phẩm cùng với Trưởng Bộ phận, Tổng Bếp trưởng…

• To assist in meeting purchasing datelines to ensure that stocks are made available to the hotel at specific times and to meet required stock levels.

Theo dõi các lịch thu mua đúng hẹn để đảm bảo rằng hàng dự trữ được cung cấp cho khách sạn vào các thời điểm cụ thể và đáp ứng đầy đủ lượng hàng dự trữ cần thiết.

• To ensure full utilization of the Purchase Requisitions and Purchase Order System that has been established to safeguard hotel funds.

Đảm bảo tận dụng tối đa hệ thống Yêu cầu Mua hàng và Đơn Đặt hàng đã được thiết lập để kiểm sát quỹ thu chi của Khách sạn

• To provide the Receiving Dock with all documents necessary for the prompt and accurate receipt of goods.

Cung cấp đầy đủ hồ sơ giấy tờ cho Bộ phận Nhận hàng được nhanh chóng và chính xác tại nơi nhận hàng.

• To provide Accounts Payable with all documents and additional information necessary for the prompt and accurate processing of invoices for payment.

Cung cấp cho Kế toán Thu đầy đủ các tài liệu cần thiết để hoàn tất quy trình xử lý hóa đơn thanh toán được nhanh chóng và chính xác.

• To maintain a close working relationship with the all the Department Heads and the F&B Cost Controller in order to minimize costs and to maintain high quality production and service.

Duy trì mối quan hệ làm việc chặc chẽ với tất cả các Trưởng bộ phận, và người kiểm soát chi phí bộ phận Ẩm thực để giảm thiểu chi phí và duy trì sản phẩm và dịch vụ tốt.

• To assist the Manager by conferring with present and prospective suppliers concerning new products, substitutes discounts, reciprocal business or package deals etc. for the hotel and to discuss the same with Department Heads concerned.

Hỗ trợ Quản lý bộ phận bằng cách trao đổi với các nhà cung cấp hiện tại và tiềm năng thông tin về các sản phẩm mới, chiết khấu cho mặt hàng thay thế, kinh doanh đối ứng hoặc giao dịch trọn gói.. cho Khách sạn và thảo luận điều này với các Trưởng bộ phận liên quan.

• To assist the Purchasing Manager by guarding against excessive purchases of supplies, by analyzing carefully all purchasing requisitions.

Tham mưu cho Quản lý thu mua/ Giám sát thu mua kế hoạch tránh việc mua quá nhiều vật tư như việc phân tích các yêu cầu mua hàng một cách cẩn thận.

• To assist the Purchasing Manager in the preparation of monthly Purchasing Report based on prices of merchandise during market surveys, comparative analysis of supplier's prices during the month and actual prices paid by the hotel for same period.

Hỗ trợ Quản lý thu mua trong việc chuẩn bị các báo cáo mua hàng hàng tháng dựa trên giá hàng hóa trong quá trình khảo sát thị trường, phân tích so sánh giá nhà cung cấp trong tháng và giá thực tế khách sạn thanh toán trong cùng kỳ.

• Be familiar with import procedures and documentations and approaches that may be required from local government.

Quen thuộc với các thủ tục nhập khẩu, hồ sơ giấy tờ và thủ tục liên quan có thể được yêu cầu từ chính quyền địa phương.

• To maintain up to date trace file of all pending Purchase Orders/Merchandise not delivered to Hotel.

Duy trì cập nhật theo dõi thường xuyên tất cả những đơn đặt hàng/ hàng hóa đang chờ xử lý chưa giao đến khách sạn.