Event là gì? Tìm hiểu từ A-Z ngành tổ chức sự kiện

Sự kiện là gì?

Event là sự kiện dùng để chỉ hoạt động tập hợp nhiều người tham dự, cùng xem tại cùng một địa điểm, không gian và thời gian cụ thể. Các sự kiện có thể được tổ chức trực tiếp hoặc trực tuyến.

Chương trình sự kiện được doanh nghiệp, tổ chức hoặc công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp lên kế hoạch và tổ chức cụ thể. Tùy vào mục đích sẽ có các loại sự kiện khác nhau. Cụ thể, có thể chia các sự kiện thành các nhóm: sự kiện doanh nghiệp, sự kiện khách hàng, sự kiện phi lợi nhuận.

Tổ chức sự kiện nhằm mục đính là gì?

Mỗi chương trình sự kiện đều có những chủ đề riêng phù hợp với mục đích cũng như nhu cầu của người tổ chức sự kiện. Đối với doanh nghiệp, các chương trình sự kiện có ý nghĩa rất lớn giúp quảng bá hình ảnh công ty và các dịch vụ sản phẩm mà công ty cung cấp đến đối tác, khách hàng.

Ngoài ra, các sự kiện còn được tổ chức nhằm mục đích thay đổi cách nhìn của công chúng, khách hàng đối với thương hiệu, sản phẩm của doanh nghiệp, đơn vị tổ chức. Có thể thấy, sự kiện thành công có ý nghĩa rất lớn trong việc mở rộng khách hàng tiềm năng,góp phần quảng bá thương hiệu sản phẩm cũng như tăng thêm doanh thu ,doanh nghiệp.

Ngày nay, các doanh nghiệp hiểu được tầm quan trọng của các sự kiện. Vì vậy, họ thường xuất hiện với các vai trò như nhà tổ chức, nhà tài trợ… Đặc biệt ở trong ngành marketing, tổ chức sự kiện được coi như một chiến lược truyền thông và quảng bá thương hiệu hiệu quả.

>>>Xem thêm: Mentor là gì? Bí quyết để trở thành một nhà lãnh đạo giỏi

Mô tả công việc của Nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Lập kế hoạch

Người làm sự kiện trước khi tổ chức bất kỳ sự kiện nào đều phải tiến hành lập kế hoạch. Cụ thể như sau : phải xác định tất cả các vấn đề liên quan đến sự kiện, bao gồm những ý tưởng, chủ đề, thông điệp, người tham dự, ngân sách, kịch bản, đơn vị hỗ trợ, v.v…

Kế hoạch này là cơ sở. để ban quản lý và khách hàng xem xét và chỉnh sửa. Từ đó, kế hoạch được hoàn thiện hơn và thống nhất phương án cuối cùng trước khi đi vào tổ chức thực hiện.

Gặp gỡ, đàm phán với các đối tác, nhà tài trợ

Nhân viên tổ chức sự kiện sẽ tiến hành gặp gỡ các đối tác, nhà tài trợ để thảo luận về sự kiện. Để nhận được những cơ hội hợp tác và tài trợ, nhân viên sự kiện phải cho họ thấy được ý nghĩa và sức lan tỏa của chương trình mà bạn sẽ tổ chức.

Khi nhận được thông báo hợp tác và tài trợ, nhân viên sự kiện sẽ đàm phán để thống nhất các phương thức tài trợ và quyền lợi giữa các bên.

Ngân sách ước tính

Các chương trình sự kiện thường có rất nhiều hạng mục khác nhau bao gồm thuê địa điểm, vật tư, trang thiết bị, trang trí… Vì vậy, việc lập ngân sách là vô cùng quan trọng để nhân sự sự kiện lên kế hoạch có ngân sách tốt, có khả năng chuẩn bị tốt sự kiện. Dự toán ngân sách cũng là cơ sở để điều chỉnh tài chính sao cho không vượt quá ngân sách tổ chức sự kiện.

Xác định đối tượng mục tiêu

Tùy theo quy mô, mục đích của từng sự kiện mà số lượng, thành phần khách mời sẽ có những đặc điểm riêng. Do đó, những người làm sự kiện sẽ phải xác định lại đối tượng khách mời của sự kiện. Đồng thời làm việc với lãnh đạo rà soát lại thành phần khách mời để tránh bỏ sót những khách mời quan trọng.

Xây dựng kịch bản chương trình

Cơ sở để sự kiện diễn ra theo đúng tiến độ và kế hoạch được gọi là kịch bản chương trình . Người làm sự kiện chuyên nghiệp sẽ phải xây dựng một kịch bản chi tiết bao gồm nội dung, thời gian, nhiệm vụ được giao, các lưu ý khác….

Kịch bản cũng là cơ sở để MC hay điều phối viên sự kiện nắm bắt nội dung xuyên suốt chương trình. Thông qua kịch bản chương trình, mỗi bộ phận sẽ chủ động triển khai công việc của mình theo kịch bản chương trình đã đề ra.

Phân công công việc

Do khối lượng công việc cho mỗi sự kiện thường nhiều hạng mục nên người tổ chức sự kiện cần phân công công việc cụ thể.

Phân công công việc hợp lí sẽ giúp mỗi người ý thức và trách nhiệm của mình trong công việc, đồng thời là cơ sở để theo dõi đúng tiến độ chuẩn bị và tổ chức sự kiện.

Sự kiện càng thành công thì càng đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng, trao đổi liên tục để kịp thời giải quyết các sự cố xảy ra.

Tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện là thời gian diễn ra chương trình. Chắc hẳn lúc này những người trong ban tổ chức sự kiện đang rất hồi hộp. Tuy nhiên, nếu khâu chuẩn bị tốt, sự kiện sẽ diễn ra suôn sẻ và ít áp lực hơn rất nhiều.

Lúc này nhân viên sự kiện sẽ là người giám sát, điều phối mọi hoạt động diễn ra trong chương trình với vai trò là người tổ chức. Đồng thời, họ cũng là người đứng ra giải quyết các vấn đề phát sinh trong sự kiện, đảm bảo sự kiện được diễn ra thành công tốt đẹp.

>>>Xem thêm: Làm nghề gì lương cao. Top 10 ngành nghề có thu nhập không thể bỏ lỡ

Những yếu tố của một người làm sự kiện cần có kiến thức

Kiến thức

Những người làm sự kiện thường là những người rất đa năng, họ cần sở hữu kiến thức về nhiều ngành nghề và lĩnh vực khác nhau. Trong đó phải am hiểu về sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp, có kiến thức xã hội và hiểu tâm lý khách hàng, có kiến thức về ngành Marketing. Do đó, dân sự kiện thường tốt nghiệp chuyên ngành Truyền thông, tổ chức sự kiện, marketing, các ngành xã hội khác….

Kỹ năng

Công việc tổ chức sự kiện buộc những ai đam mê và theo đuổi nó phải thực sự năng động. Người làm sự kiện sẽ phải sở hữu nhiều kỹ năng cần thiết như kỹ năng lãnh đạo,kỹ năng lập kế hoạch, kỹ năng tổ chức và điều phối và kỹ năng làm việc nhóm hay là kỹ năng xử lý tình huống,… Không chỉ vậy họ còn là những người nhiệt huyết và có kỹ năng giao tiếp tốt thì công việc mới thực sự hiệu quả.

Công việc tổ chức sự kiện có thể tìm ở đâu?

Ngày nay ngành tổ chức sự kiện rất phổ biến và được nhiều người yêu thích. Hàng ngày luôn có những sự kiện lớn nhỏ diễn ra tại các doanh nghiệp, hay một số tổ chức lớn khác nhau. Điều này cho thấy cơ hội việc làm cho ngành tổ chức sự kiện là rất đa dạng.

Ứng viên có thể tìm được công việc tổ chức sự kiện tại nhiều doanh nghiệp, công ty tổ chức sự kiện hoặc các tổ chức khác nhau. Dựa vào kiến thức, lợi thế, mối quan hệ và lĩnh vực yêu thích của bạn để lựa chọn đơn vị tuyển dụng phù hợp. Ngoài ra, ứng viên có thể tìm kiếm việc làm tổ chức sự kiện trên kênh việc làm tổng hợp StudentJob để tham khảo các đơn vị tuyển dụng uy tín trên thị trường.

Tổ chức sự kiện là công việc phù hợp với những người năng động, nhanh nhẹn, sáng tạo và có tư duy tổ chức tốt. Nếu bạn là một người như vậy thì hãy mạnh dạn thử sức mình với vị trí tổ chức sự kiện.