Nhân viên văn phòng là gì? Những kỹ năng mềm cần có

Nhân viên văn phòng là gì?

Nhân viên văn phòng là một nhân sự quan trọng đối với một công ty hoặc hoặc một doanh nghiệp. Là người chịu trách nhiệm chính cho các công việc liên quan đến hành chính nhân sự. Nói đến vị trí nhân viên văn phòng, nhiều người nghĩ ngay đến những người làm những công việc đơn giản, thoải mái.

Nhân viên văn phòng làm gì?

1. Nhân viên lễ tân

• Trả lời điện thoại khách hàng khi họ liên hệ đến công ty.
• Thay mặt ban giám đốc tiếp đón khách hàng và đối tác.
• Xử lý thông tin ban đầu & hướng dẫn khách hàng đi đến những phòng ban bộ phận chức năng.
• Hỗ trợ sắp xếp phòng họp & các cuộc họp.
• Tổ chức các buổi hội thảo, workshop, lớp học của công ty nếu có.

2. Công tác văn thư, lưu trữ

• Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu gửi đến công ty, phân loại và gửi các phòng/ban chức năng.
• Xử lý các công văn, giấy tờ, tài liệu gửi cho đối tác, khách hàng bên ngoài theo yêu cầu.
• Tiếp nhận, bảo quản & lưu trữ các công văn, hợp đồng, các tài liệu liên quan trên hệ thống.
• Thu xếp lịch làm việc, lịch họp các phòng ban.
• Thu xếp in ấn & photocopy tài liệu cần thiết.

3. Nhân sự

• Theo dõi chuyên cần, đặt ra các quy định cho nhân viên, chấm công cho nhân viên công ty.
• Quản lý hồ sơ, theo dõi chế độ bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội đối với nhân viên.
• Trực tiếp giải đáp các thắc mắc hoặc chịu trách nhiệm kết nối với các đơn vị liên quan giải đáp mọi yêu cầu về quyền lợi nhân viên.

>>> Bạn có thể tham khảo: Việc làm hành chính nhân sự tại studentjob.vn

4. Quản lý trang thiết bị & tài sản công ty

• Có trách nhiệm quản lý trang thiết bị & tài sản công ty như đặt mua trang thiết bị.
• Đứng ra mua sắm văn phòng phẩm & đồ dùng theo nhu cầu đối với nhân viên.
• Là người quản lý văn phòng phẩm ví dụ như sách, báo, tạp chí, tài sản chung ở văn phòng làm việc.

5. Các công việc hành chính khác

• Thanh toán phí cho công ty.
• Hỗ trợ dự án cho công ty.
• Phối hợp với các bộ phận khác tổ chức các sự kiện nội bộ và truyền thông.
• Thanh toán phí cho công ty.
• Hỗ trợ dự án cho công ty.
• Phối hợp với các bộ phận khác tổ chức các sự kiện nội bộ và truyền thông.

Làm nhân viên văn phòng học ngành nào?

1. Người quản lý

Một ngành học liên quan đến việc thực hiện giám sát & đánh giá. Khóa học này đào tạo những kiến thức cơ bản về nghiệp vụ văn thư lưu trữ, quản lý văn thư, quản trị văn phòng tại các đơn vị, cơ quan, doanh nghiệp, v.v.

2. Quản trị kinh doanh

Quản trị kinh doanh đang là một trong những lựa chọn hàng đầu của các bạn trẻ hiện nay khi chọn theo học ngành kinh tế, kinh doanh. Sinh viên chuyên ngành này có khả năng khái quát hóa tốt, nền tảng kiến thức rộng.

Bởi chương trình đào tạo ngoài kiến thức quản trị cơ bản còn trang bị cho sinh viên những kiến thức chuyên sâu về các chuyên ngành quản trị, marketing, nhân sự và tài chính nói chung.

Điều này mang lại lợi thế nổi bật cho sinh viên ngành Quản trị kinh doanh là có thể linh hoạt đảm nhận các vị trí công việc khác nhau.

3. Quản lý nguồn nhân lực

Là chuyên ngành trang bị những kiến thức và kỹ năng cơ bản về quản trị nhân sự. Giúp cho sinh viên có thêm kỹ năng quản lý điều hành & quản trị con người, đánh giá & đào tạo nhân sự.

4. Kế toán viên

Là một vị trí cần phải có kiến thức vững chuyên về ngành. Ngành học cung cấp nhân lực cho vị trí này chính là Kế toán & Kiểm toán.

Được trang bị kiến thức về thu thập và xử lý, kiểm tra, cung cấp các thông tin, tình hình tài chính & hiệu quả hoạt động của kinh doanh qua tất cả các nghiệp vụ kế toán: tính toán chi phí, lập dự toán, phân bổ ngân sách, quản lý doanh thu theo kế hoạch kinh doanh.

Những kỹ năng và phẩm chất cần có của nhân viên văn phòng

1. Kỹ năng nghiệp vụ văn phòng

Để trở thành một nhân viên văn phòng giỏi, hãy chắc chắn rằng bạn biết và hiểu những yêu cầu cơ bản đối với công việc được giao. Là người sử dụng thành thạo tất cả các thiết bị văn phòng ví dụ như máy tính, máy in, Excel, Word, Power Point,… cùng một số công cụ phục vụ khác để giải quyết vấn đề.

2. Kỹ năng giao tiếp và ứng xử

Kỹ năng năng tiếp là một kỹ năng quan trọng ở các ngành nghề. Đối với dân văn phòng, việc trang bị một khả năng giao tiếp, ứng xử tốt giúp tạo cho bạn cơ hội tốt hơn khi giao tiếp cùng nhân viên ở công ty cũng như trao đổi thông tin với khách hàng, đối tác của công ty một cách hiệu quả hơn.

Ngoài khả năng giao tiếp, nhân viên văn phòng còn cần phải biết lắng nghe. Điều này giúp bạn tiếp thu những ý kiến khác biệt từ đồng nghiệp, tạo dựng lòng tin & giúp cho người đối diện với bạn cảm giác được tôn trọng.

Lắng nghe và tiếp thu ý kiến từ nhóm sẽ giúp bạn có cơ hội nhìn nhận, đánh giá và chọn lọc ý kiến, nâng cao kiến thức và kinh nghiệm làm việc.

3. Năng động và nhanh nhẹn

Có vai trò đại diện gương mặt công ty, người chịu trách nhiệm về các cơ sở vật chất ở văn phòng, đòi hỏi một nhân viên văn phòng cần có kỹ năng thiết yếu là chủ động & nhanh nhẹn nắm bắt thông tin, tiếp nhận, giải đáp mọi thắc mắc & xử lý những vấn đề phát sinh.

Sẽ giúp bạn ghi điểm với đồng nghiệp, đối tác, các bộ phận liên quan tại công ty.

4. Cẩn thận

Việc lưu giữ tài liệu, in ấn và chuyển giao đòi hỏi sự cẩn trọng tối đa của nhân viên văn phòng. Bạn là người chịu trách nhiệm chính trong việc truyền tải thông tin đến các bộ phận hoặc đối tác liên quan.

Thế nên, mỗi việc dù là nhỏ vẫn yêu cần sự tỉ mỉ từ bản thân một nhân viên văn phòng giúp hạn chế mọi rủi ro nhầm lẫn & mất tài liệu.

5. Kỹ năng giải quyết vấn đề

Kỹ năng giải quyết vấn đề một cách linh hoạt, sáng tạo đối với từng hoàn cảnh, thời điểm & từng sự kiện. Nhân viên văn phòng khi đứng trước một vấn đề phát sinh, cần tìm ra cách giải quyết khoa học, hợp lý, hạn chế tối đa mức ảnh hưởng tới hiệu quả công việc & những yếu tố liên quan đến.

Đặc biệt, sự chia rẽ, mất đoàn kết cũng có thể bắt nguồn từ đây nếu bạn không biết cách giải quyết ổn thỏa.

Lương nhân viên văn phòng

• Cấp bậc nhân viên: Thu nhập nhân viên văn phòng khi ở bậc cấp nhân viên sẽ dao động trong khoảng từ 6 tới 7 triệu. Dành cho các nhân viên lễ tân, hoặc nhân viên làm công việc hành chính nhân sự. Tất cả vị trí này được áp dụng thu nhập theo mức lương cơ bản, đảm bảo đáp ứng mọi nhu cầu làm việc tại đơn vị.
• Cấp bậc quản lý: Thu nhập một nhân viên văn phòng tại cấp bậc quản lý dao động khoảng 9 – 25 triệu. Ở cấp độ này đòi hỏi bạn phải là người có năng lực chuyên môn cao, có kiến thức sâu rộng trên nhiều lĩnh vực. Không những thế còn đáp ứng được các yêu cầu cần thiết của nhà tuyển dụng về bằng cấp như tốt nghiệp chuyên ngành quản trị kinh doanh, ngôn ngữ hay quản trị nhân sự cấp cao. Trong đó cấp bậc quản lý đòi hỏi kinh nghiệm ít nhất 2 năm kinh nghiệm tại vị trí giống nhau.

Kết luận

Cần phải đáp ứng đầy đủ mọi kiến thức chuyên môn để trở thành một nhân viên văn phòng chuyên nghiệp cũng như trang bị bộ kỹ năng mềm liên quan để hỗ trợ công việc tốt nhất. Nhưng còn phụ thuộc vào từng ngành nghề khác thì vị trí nhân viên văn phòng còn có thêm tất cả các đặc trưng cũng như yêu cầu riêng biệt. Qua bài viết trên hy vọng tất cả các thông tin StudentJob cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp thắc mắc cũng như hiểu hơn về công việc của vị trí nhân viên văn phòng.