[BEST WESTERN PREMIER SONASEA PHU QUOC] FB SECRETARY/ THƯ KÝ BỘ PHẬN ẨM THỰC

JOB SUMMARY/NHIỆM VỤ CHUNG

• The F&B Secretary provides administrative support to the Food and Beverage department, assisting with daily tasks, managing schedules, maintaining records, and coordinating communication within the department. This role involves working closely with the F&B team and ensuring the smooth operation of the department by handling paperwork, preparing reports, and assisting with internal and external communications.

Thư ký bộ phận ẩm thực cung cấp sự hỗ trợ hành chính cho bộ phận ẩm thực, các công việc hàng ngày, quản lý lịch trình, duy trì hồ sơ và phối hợp giao tiếp trong bộ phận. Vị trí này làm việc chặt chẽ với đội ngũ F&B và đảm bảo hoạt động suôn sẻ của bộ phận bằng cách xử lý các công việc giấy tờ, chuẩn bị báo cáo và hỗ trợ giao tiếp nội bộ và bên ngoài.

KEY RESPONSIBILITIES AND ACCOUNTABILITIES/TRÁCH NHIỆM CÔNG VIỆC

1. Administrative Support/ Hỗ Trợ Hành Chính:

• Provide general administrative support to the F&B department, including managing correspondence, scheduling meetings, and organizing documents.

Cung cấp sự hỗ trợ hành chính chung cho bộ phận ẩm thực, bao gồm quản lý thư từ, lên lịch cuộc họp và tổ chức tài liệu.

2. Record Keeping and Filing/ Lưu Trữ Hồ Sơ và Sắp Xếp Tài Liệu:

• Maintain and organize files, records, and documents related to F&B operations, ensuring that all information is up-to-date and accessible.

Duy trì và tổ chức các hồ sơ, tài liệu liên quan đến hoạt động F&B, đảm bảo tất cả thông tin được cập nhật và có thể truy cập dễ dàng.

3. Communication Coordination/ Phối Hợp Giao Tiếp:

• Act as a liaison between the F&B department and other hotel departments, ensuring effective communication and coordination.

Đóng vai trò cầu nối giữa bộ phận F&B và các bộ phận khác trong khách sạn, đảm bảo giao tiếp và phối hợp hiệu quả.

4. Report Preparation/ Chuẩn Bị Báo Cáo:

• Prepare and compile reports, memos, and presentations for the F&B department as needed.

Chuẩn bị và tổng hợp các báo cáo, ghi nhớ và bài thuyết trình cho bộ phận F&B khi cần.

5. Inventory Management Assistance/ Hỗ Trợ Quản Lý Tồn Kho:

• Assist with tracking and managing F&B inventory, ensuring that records are accurate and up-to-date.

Hỗ trợ theo dõi và quản lý tồn kho F&B, đảm bảo các hồ sơ chính xác và được cập nhật.

6. Assist in Scheduling and Planning/ Hỗ Trợ Lên Lịch và Lập Kế Hoạch:

• Help coordinate the schedules of the F&B department, including arranging meetings, staff shifts, and special events.

Giúp phối hợp lịch trình của bộ phận F&B, bao gồm sắp xếp các cuộc họp, ca làm việc của nhân viên và các sự kiện đặc biệt.

7. Guest Interaction and Support/ Tương Tác Và Hỗ Trợ Khách Hàng:

• Assist with handling guest requests or complaints by providing necessary information or redirecting to the appropriate team member.

Hỗ trợ xử lý yêu cầu hoặc khiếu nại của khách hàng bằng cách cung cấp thông tin cần thiết hoặc chuyển tiếp tới nhân viên phù hợp.

8. Event Coordination Support/ Hỗ Trợ Phối Hợp Sự Kiện:

• Assist in the preparation and coordination of special events, promotions, and catering requests.

Hỗ trợ trong việc chuẩn bị và phối hợp các sự kiện đặc biệt, chương trình khuyến mãi và yêu cầu tiệc ngoài.

9. Maintain Confidentiality/ Duy Trì Bảo Mật:

• Handle confidential information with discretion and ensure it is not disclosed inappropriately.

Xử lý thông tin bảo mật một cách thận trọng và đảm bảo không tiết lộ sai cách.

10. Assist in Ordering Supplies/ Hỗ Trợ Đặt Hàng Vật Tư:

• Assist with ordering office supplies and ensuring adequate stock levels for daily operations.

Hỗ trợ trong việc đặt hàng vật tư văn phòng và đảm bảo mức tồn kho đủ cho các hoạt động hàng ngày.