TOP Kỹ năng Tin học văn phòng bạn cần phải có

Thế nào là kỹ năng tin học văn phòng?

Kỹ năng tin học văn phòng là yêu cầu không thể thiếu của nhân viên văn phòng. Đây là kỹ năng bao gồm các khả năng như soạn thảo văn bản, chỉnh sửa, in ấn tài liệu, nhập hoặc sửa dữ liệu, tải, giải nén file, sử dụng thành thạo các phần mềm Microsoft Office (Excel, Word, Powerpoint, Acess), truy cập Internet.

Tầm quan trọng của kỹ năng sử dụng máy tính đối với công việc văn phòng

Với sự ra đời của máy tính, hầu hết mọi khía cạnh từ kinh tế, văn hóa đến xã hội đều có bước chuyển mình rõ ràng. Điều đó đòi hỏi mọi người cũng phải có hiểu biết về máy tính để không bị lạc hậu hay tụt lại phía sau.

Máy tính là một thiết bị công nghệ cao, nó có tác dụng kết nối mọi người với nhau, kết nối con người với công việc, thông tin trong nước và thế giới. Nó còn là chìa khóa vạn năng mở ra kho tàng tri thức khổng lồ, nếu biết cách sử dụng nó bạn chắc chắc sẽ không bị tụt lại phía sau. 

Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp, tổ chức đều muốn nhân viên của mình có kỹ năng sử dụng máy tính. Tùy vào đặc thù công việc sẽ có những yêu cầu riêng. Tuy nhiên, các kỹ năng cơ bản thì nhất định phải có.

Việc nắm chắc kỹ năng sử dụng máy tính giúp bạn tìm kiếm một công việc tốt với tiền lương xứng đáng một cách dễ dàng hơn.

Bạn có thể tham khảo: Thế nào là tự học? Hướng dẫn cách tự học hiệu quả cho người đi làm

Một số kỹ năng cở bản bạn cần nắm

Thành thạo các thao thác cơ bản

• Biết cách làm việc với hệ điều hành: Bạn cần biết các ký hiệu chính, thay đổi cửa số, lựa chọn ngôn ngữ, tăng chỉnh âm lượng, tăng giảm sáng màn hình, v.v. Đồng thời, hãy tìm hiểu cách cài đặt hoặc gỡ bỏ ứng dụng không cần thiết, biết cách xem thông số máy.
• Hiểu rõ phần biểu tượng và cửa sổ đang làm việc: bạn cần biết biểu tượng này là ứng dụng gì, đọc và định vị thanh công cụ, hiểu về cửa sổ và cách tắt mở, nhấn phím tắt để đi đến các cửa sổ đang làm việc khác nhau, đồng thời kéo theo chiều rộng của cửa sổ.
• Nắm cách thức quản lý dữ liệu: Bắt đầu bằng cách nhận biết thư mục, tệp, nơi lưu trữ, khả năng lưu trữ, các kích thước tệp như kb, mb, v.v. Ngoài ra, bạn cũng nên phân biệt đâu là tệp nén, tệp dùng cho hình ảnh, văn bản hoặc âm thanh.
• Phần mềm tiện ích khi học máy tính cơ bản: giải nén tập tin, diệt virus và an ninh mạng.

Đặc biệt đối với phần mềm diệt vi rút, bạn cần thường xuyên cập nhật để tăng cường độ bảo mật và cải thiện khả năng hoạt động của máy. Bên cạnh đó bạn có thể nắm vững thêm về các khái nhiệm đa phương tiện bằng cách tìm hiểu về:

• Xử lý và lưu trữ ảnh.
• Sử dụng công cụ ghi âm hoặc nghe nhạc và xem phim.
• Điều chỉnh cách nhập các phím từ VNI sang Telex và ngược lại.
• Sử dụng các phím tắt để tăng tốc độc làm việc. 

Sử dụng các phím tắt 

Việc sử dụng phím tắt có vẻ hơi 'cồng kềnh' đối với người mới sử dụng máy tính. Tuy nhiên, nếu dùng đi dùng lại thì sau một thời gian bạn sẽ thấy lợi ích của nó.

Sử dụng phím tắt thật sự không 'cồng kềnh' như bạn nghĩ, nó thậm chí còn giúp bạn tăng tốc độ xử lý công việc. Bạn có thể tập sử dụng phím tắt từ những tổ hợp phím cơ bản sau:

• Ctrl + A: Chọn tất cả văn bản hoặc tất cả tệp trong thư mục.
• Ctrl + C: Sao chép tất cả các phần đã chọn.
• Ctrl + X: Cắt hết phần đã chọn.
• Ctrl + V: Dán hết phần đã chọn.
• Ctrl + Z: Quay lại 1 bước so với thao tác trước đó.

Bạn có thể tham khảo: Học ngành công nghệ thông tin thi khối gì? Trọn bộ cẩm nang hướng nghề cho sinh viên CNTT

Gõ phím bằng 10 ngón tay

Tại sao phải nhập bàn phím bằng 10 ngón tay? Điều này được coi là kỹ năng sử dụng máy tính cần rèn luyện trước hết, để tiếp cận với cách học máy tính nhanh nhất.

Bởi việc gõ phím bằng 10 ngón tay có thể giúp bạn nhập dữ liệu nhanh hơn, xử lý văn bản linh hoạt hơn, từ đó thúc đẩy tốc độ hoàn thành công việc được giao nhanh hơn.

Thời gian đầu bạn có thể thấy việc này khá khó khăn nhưng bạn nên luyện tập nó, khi đã quen với những vị trí con chữ, con số bạn hoàn toàn có thể gõ với tốc độ nhanh mà không cần nhìn vào bàn phím.

Biết tải và cài đặt phần mềm

Hầu hết các tài liệu học máy vi tính cơ bản cho người mới bắt đầu đều có hướng dẫn bạn biết cách tải cũng như cài đặt phần mềm.

Nếu nắm giữ kỹ năng này, bạn có thể tạm thời bổ sung các công cụ cần phục vụ như yêu cầu làm việc và học tập của bản thân. Khi đi làm, bạn cũng cần tải một số phần mềm phục vụ công việc ví dụ như làm kế toán cần sử dụng phần mềm như Misa, Fast Finance, v.v.

Biết ứng dụng bộ Microsoft Office

Bộ phần mềm Microsoft Office được sản xuất để phục vụ đối tượng học sinh, sinh viên, dân văn phòng. Bộ phần mềm này gồm các công cụ hỗ trợ việc soạn thảo văn bản/tài liệu, nhập dữ liệu, trình bày, thống kê.

Các phần mềm thông dụng của bộ Microsoft Office là:

• Word: Dùng để soạn thảo, nhập, sửa chữa văn bản.
• Excel: Bảng hệ thống giúp tính toán và thực hiện các bảng thống kê.
• PowerPoint: Công cụ đối chiếu kết hợp giữa văn bản, hình ảnh, video và hiệu ứng, giúp các buổi thuyết trình hay họp trở nên sinh động.
• Onenote: Công cụ ghi chép, ghi chú.
• OneDrive: Công cụ lưu trữ đám mây tương tự Google Drive, nó cho phép bạn lưu trữ các files, ảnh, video,...trực tuyến thay vì lưu trên bộ nhớ máy tính.

Thành thạo về Email

Email (phương tiện thư điện tử) là phương tiện liên lạc phổ biến để trao đổi công việc và cuộc sống. 

Có thể, ngày nay có các ứng dụng tương tự để liên lạc như messenge, zalo, mocha, v.v. Tuy nhiên, Email vẫn là phương tiện liên lạc hữu ích và được sử dụng nhiều trong công việc. Nó cho chép chúng ta gửi tin nhắn miễn phí trọn đời, trao đổi files, tài liệu, ảnh, video, v.v. với chất lượng cao và không sợ mất.

Vì thế, Email chính là một trong những điều bạn nhất định phải biết khi sử dụng máy tính. Giao diện của Email cũng khá đơn giản và dễ sử dụng. Bạn có thể dễ dàng gửi, nhận thư, đánh dấu thư đã đọc/thư chưa đọc, xóa thư, đánh dấu tin rác.

Sử dụng Internet thành thạo

Thế giới đang trong thời đại công nghệ cao, việc sử dụng Internet đã trở thành điều không thể thiếu với toàn thế giới và hầu hết mọi người đều biết về nó.

Việc sử dụng Internet khá đơn giản. Bạn chỉ cần gõ mọi thứ bạn muốn tìm vào thanh tìm kiếm và ấn Enter. Tất cả mọi thứ liên quan đều xuất hiện trên màn hình một cách nhanh chóng. Việc tiếp theo bạn cần làm chỉ là đọc thứ bạn muốn.

Bạn có thể tham khảo: Cách viết mail hỏi kết quả phỏng vấn đảm bảo được trả lời

Tổng kết

Những kỹ năng về Tin học văn phòng giờ đây là điều gần như không thể thiếu nếu bạn muốn bắt kịp sự phát triển của toàn cầu, tiếp cận với chi thức và có cho mình một công việc tốt. Bắt đầu càng sớm càng tốt, hãy luyện tập và sử dụng thành thạo nó, biến sử dụng máy tính thành kỹ năng và vận dụng nó vào công việc. Cảm ơn bạn đã đọc bài viết này của chúng tôi!