Phó Chánh Văn phòng Điều hành (Khu vực Hồ Chí Minh)

• Tổ chức, quản lý và kiểm soát toàn bộ hoạt động hành chính của đơn vị theo đúng quy định và tiêu chuẩn của Tập đoàn.
• Xây dựng, rà soát, chuẩn hóa và cải tiến các quy trình hành chính, bao gồm: Quản lý trình ký, quản lý con dấu, văn thư – lưu trữ, quản lý tài sản, quản lý xe ô tô, văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ, các dịch vụ hành chính khác.
• Kiểm soát ngân sách hành chính; tối ưu chi phí vận hành nhưng vẫn đảm bảo chất lượng dịch vụ.
• Tổ chức công tác hậu cần phục vụ: Hội họp, hội nghị, tiếp khách, sự kiện nội bộ, các chương trình của Ban Điều hành.
• Đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị và môi trường làm việc luôn vận hành hiệu quả.
• Giám sát công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ theo quy định pháp luật và quy chế nội bộ.

2. Công tác Điều phối nội bộ:

• Điều phối thông tin, công việc giữa Ban Điều hành và các Ban/Phòng/Bộ phận.
• Tham mưu tổ chức các cuộc họp điều hành; chuẩn bị tài liệu, chương trình làm việc và ghi nhận kết luận cuộc họp.
• Theo dõi, đôn đốc và tổng hợp tình hình triển khai các chỉ đạo, kết luận của Ban Điều hành.
• Phối hợp với Ban Nhân sự triển khai các chương trình nội bộ, hoạt động văn hóa doanh nghiệp và truyền thông nội bộ.
• Chủ động xử lý hoặc đề xuất phương án xử lý các vấn đề phát sinh liên quan đến công tác hành chính và vận hành nội bộ.
• Đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả phối hợp giữa các đơn vị trong doanh nghiệp.

3. Công tác Đối ngoại:

• Thiết lập và duy trì mối quan hệ với: Cơ quan quản lý Nhà nước, chính quyền địa phương, đối tác, khách hàng, khách VIP.
• Phối hợp chuẩn bị hồ sơ, tài liệu phục vụ làm việc với các cơ quan chức năng.
• Tổ chức công tác tiếp đón, làm việc với đoàn kiểm tra, thanh tra và các đoàn khách quan trọng.
• Hỗ trợ xử lý các thủ tục hành chính, pháp lý với cơ quan bên ngoài theo phân công.
• Tham mưu Ban Điều hành trong việc xây dựng, duy trì và phát triển các mối quan hệ đối ngoại phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh.

4. Quản lý, Điều hành và Báo cáo:

• Hỗ trợ Chánh Văn phòng trong việc điều hành hoạt động của Văn phòng Điều hành.
• Quản lý, phân công, hướng dẫn, đào tạo và đánh giá hiệu quả công việc của đội ngũ nhân sự thuộc phạm vi phụ trách.
• Xây dựng kế hoạch công việc, ngân sách và kế hoạch cải tiến hoạt động hành chính.
• Thực hiện báo cáo định kỳ hoặc đột xuất về tình hình hoạt động Văn phòng cho Chánh Văn phòng và Ban Điều hành.
• Đề xuất các sáng kiến nhằm nâng cao hiệu quả vận hành, cải tiến quy trình và tối ưu nguồn lực.
• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của Chánh Văn phòng hoặc Ban Điều hành.