Check out là gì? Tại sao check out lại quan trọng?

Check out là gì? Check out có thật sự quan trọng?

Check out là khái niệm chỉ việc kiểm tra và hoàn tất thủ tục rời khách sạn, nhà nghỉ, bao gồm các hoạt động: thanh toán hóa đơn lưu trú (phòng và các dịch vụ phát sinh), trả phòng, trả chìa khóa và giấy tờ tùy thân (nếu có).

Ngoài việc hoàn tất các thủ tục cuối cùng cho khách lưu trú, công việc thanh toán còn có vai trò tiếp nhận ý kiến phản hồi của khách, giúp lễ tân/nhân viên đặt phòng cập nhật thông tin về tình trạng phòng và số lượng phòng khách ở chính xác.

Check out là bước cuối cùng trước khi khách rời khách sạn, nhà nghỉ, v.v. nên là cơ hội để cơ sở lưu trú để lại ấn tượng tốt với khách. Lễ tân khi làm thủ tục thanh toán cần giữ tác phong chuyên nghiệp, nhẹ nhàng, giải quyết các hóa đơn và các vấn đề khác nhanh, gọn, đảm bảo hài lòng khách hàng.

>>>Tìm hiểu thêm: 10 Mẹo Chống Buồn Ngủ Khi Đi Làm Hiệu Quả

Quy định về thời gian trả phòng tại khách sạn.

Tuy không có quy định bắt buộc về thời gian nhận và trả phòng nhưng khung giờ phổ biến nhất là nhận phòng lúc 14h và trả phòng lúc 12h. Thông thường, nhận phòng trễ có thể dẫn đến mức phí 1/3 của 1/2 giá phòng/đêm.

Dù bạn đi du lịch ở Việt Nam hay thế giới, dù ở khách sạn 4-5 sao hay nhà nghỉ bình dân thì cũng cần nắm được quy định về thời gian check out và check in để chủ động sắp xếp lịch trình của mình. Hành trình cũng như giảm thiểu rủi ro hay những chi phí không cần thiết trong quá trình du lịch của bạn.

Tìm hiểu về quy trình check out và check in chuẩn tại khách sạn.

• Hỏi ý kiến khách hàng về các chi phí phát sinh.
• Kiểm tra thông tin chi phí phát sinh từ bộ phận phụ trách buồng và hệ thống/phần mềm quản lý khách sạn.
• Tổng hợp chi phí và vào hóa đơn thanh toán gửi khách hàng kiểm tra lại.
• Nếu có gì chưa đúng xin trao đổi với khách hàng và xem xét giải quyết.
• Thực hiện các thủ tục thu đổi ngoại tệ, xuất hóa đơn, các phương thức thanh toán khác nhau như tiền mặt, thẻ tín dụng, voucher khuyến mại (nếu có) và hoàn tất các thủ tục thanh toán.
• Nhận lại chìa khóa phòng và trả lại giấy xác nhận cho khách hàng (nếu có).
• Cập nhật tình trạng phòng lên hệ thống/phần mềm để dễ dàng cho quản lý khách sạn.
• Hỏi khách về mức độ hài lòng và phản hồi/gợi ý trong thời gian lưu trú của họ, đề xuất các dịch vụ khác, chào tạm biệt và gửi lời chúc tốt đẹp nhất đến với khách hàng.

Hướng dẫn xử lý một số sự cố thường gặp khi check out và check in.

Vậy những mẹo để đề phòng sự cố khi check out và check in là gì, cùng StudentJob tìm hiểu nhé.

Check out trễ.

Thông thường, khách sạn quy định giờ trả phòng là 11-12h trưa, nhưng không hiểu sao khách trả phòng nhiều hơn khiến bộ phận dọn phòng không thể sắp xếp gọn gàng, đón khách mới. Vì vậy, lễ tân cần lưu ý nhắc nhở khách hàng trước để tránh trả phí check out trễ.

Bạn có thể chủ động hỏi về lịch làm việc trong ngày cuối cùng của khách hàng và đưa ra phương án phù hợp.

Ví dụ: gọi buổi sáng/gọi nhắc phục vụ - call prompt, hoặc khách có thể check out sớm và gửi action xử lý lại cho khách sạn để tiếp tục tận hưởng lịch trình mà không cần phải cõng những thứ quan trọng, v.v.

Check in sớm.

Nếu khách đến khách sạn sớm hơn giờ nhận phòng và phòng trống, nhân viên lễ tân có thể linh động cho khách nhận phòng. Nếu hết phòng hoặc khách đến quá sớm, nhân viên có thể gợi ý cho khách lưu trú tại khu vực sân thượng, nhà hàng, quán bar hoặc các điểm du lịch lân cận chờ đến giờ nhận phòng quy định.

Check out nhanh.

Khi đến mùa cao điểm du lịch, số lượng khách lưu trú sẽ rất đông, khách hàng sẽ nhận được hình thức thanh toán nhanh chóng, hóa đơn thanh toán trước 1 ngày. Khách hàng có thể ủy nhiệm chi hoặc thanh toán qua thẻ tín dụng, qua đó, giảm tải công việc thanh toán trực tiếp tại lễ tân và rút ngắn thời gian nhận phòng, giúp giảm tải cho nhân viên lễ tân cũng như giúp khách hàng không phải chờ đợi quá lâu, mà có thể chủ động kiểm tra nhanh chóng.

Lời kết.

Thông qua bài viết “Check out là gì? Tại sao check out lại quan trọng?”, hi vọng các bạn đã hiểu hơn về quy trình, thủ tục check out và check in tại các cơ sở lưu trú trong chuyến du lịch của mình. Để không bỏ lỡ những cơ hội việc làm hot nhất, hãy truy cập và ứng tuyển việc làm tại StudentJob ngay hôm nay.

>>>Tìm hiểu thêm: Việc làm du lịch/nhà hàng/khách sạn đang được tuyển dụng tại StudentJob