Deadline là gì? 5 bí quyết giúp bạn xử lý deadline

Deadline là gì?

Chúng ta có thể hiểu deadline với nghĩa là “hạn chót”. Trong một từ, nó được sử dụng như một thuật ngữ chỉ thời hạn để hoàn thành một công việc nhất định, hoặc tại một thời điểm nhất định để hoàn thành công việc đó. Ngày nay, chúng ta thấy khái niệm deadline xuất hiện ở mọi công việc, ngành nghề trong xã hội.

Trong hầu hết các ngành hiện nay, deadline được sử dụng trong công việc Mục đích thúc đẩy nhân viên hoàn thành tiến độ đề ra như deadline cho nhân viên nội dung về nội dung video quảng cáo vào tháng 6/2022, deadline cho kế hoạch Marketing tổng thể 6 tháng cuối năm 2022, v.v.

Đối với bất kỳ ngành nghề nào, deadline chính là nhiệm vụ giúp họ hoàn thành công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất, nhưng kéo theo đó là công việc chạy deadline. , deadline cũng là nỗi ám ảnh với nhiều nhân viên.

>>>Tìm hiểu thêm: KPI là gì? Người mới cần biết gì về KPI?

Phân biệt Deadline và Dateline khác nhau như thế nào?

Deadline và Dateline có cách đọc và viết gần tương tự nhau nhưng xét về nghĩa thì hai từ này có nghĩa hoàn toàn trái ngược nhau. Cụ thể:

• Thuật ngữ dateline được dùng để chỉ thời gian khi một sự kiện xảy ra, chẳng hạn như ngày giờ cuộc họp sẽ được tổ chức hoặc khoảng thời gian mà nó sẽ được thực hiện.
• Thuật ngữ deadline như đã nói ở trên là thời hạn mà người lao động phải hoàn thành một công việc cụ thể đã được giao.

Ngoài ra còn có sự khác biệt trong cách sử dụng:

• Nếu mốc thời gian được sử dụng phổ biến trong công việc lập kế hoạch, hãy đánh dấu thời gian để theo dõi chờ đợi đến ngày đó để thực hiện.
• Ngược lại, deadline là bạn phải cố gắng hoàn thành nó trước thời hạn đã định.

Deadline có thật sự quan trọng hay không?

Đối với cấp quản lý, deadline được coi là cấp quản lý công việc khoa học nhất, đảm bảo tiến độ hoàn thành công việc nhanh nhất. Từ đó, nhân viên sẽ có kế hoạch cho riêng mình và sắp xếp công việc, thời gian sao cho hợp lý nhất cho từng nhiệm vụ.

Chính vì những mục tiêu trên mà các nhà quản lý luôn chọn deadline như một công cụ không thể thiếu cho các công việc được giao.

Thời hạn trong công việc là công cụ được sử dụng để thúc đẩy tốc độ làm việc nhanh và hiệu quả cho nhân viên. Deadline cũng sẽ phản ánh năng lực cũng như tác phong làm việc của nhân viên.

Một nhân viên giỏi là người mà có thể hoàn thành tất cả công việc đúng hạn hoặc trước thời hạn yêu cầu. Ngược lại, những người thường xuyên gặp deadline và không hoàn thành công việc cấp trên giao cho họ là những người không có khả năng sắp xếp và cân bằng công việc một cách tốt nhất.

Thông thường, các nhà quản lý giỏi sẽ đặt deadline để nhân viên hoàn thành trước hạn nên key deadline một chút, vì khi đó họ sẽ có đủ thời gian để kiểm tra lại trước khi báo cáo để lên cấp trên.

>>>Tìm hiểu thêm: Kỹ năng là gì? Cách rèn luyện kỹ năng trong cuộc sống

Deadline có những mặt tích cực và tiêu cực nào?

Đối với nhiều người, thời hạn luôn có nhiều ý nghĩa tiêu cực hơn. Tuy nhiên, deadline còn có những mặt tích cực của nó cụ thể như sau.

Tích cực

• Tạo động lực cho nhân viên làm việc hiệu quả hơn, nhanh hơn để đảm bảo trả lời đúng hạn.
• Deadline được ví như một công cụ đo lường thời gian hiệu quả, giúp cá nhân hay tập thể hoàn thành tốt công việc của mình.
• Giúp nhà quản lý so sánh, đối chiếu và đánh giá năng lực làm việc của từng nhân viên trong tập thể. Mặc dù thực hiện cùng một nhiệm vụ trong cùng một khoảng thời gian nhưng kết quả của mỗi người là khác nhau. Người quản lý sẽ xem ai là người có tốc độ làm việc nhanh nhất, hiệu quả làm việc tốt nhất thông qua công việc đặt thời gian quy định cho nhân viên của mình.
• Giúp nhà quản lý đánh giá đúng nhân viên và nhân viên cũng có cơ hội nhìn thấy khuyết điểm của mình, từ đó nỗ lực rèn luyện để cải thiện điểm yếu, phát huy điểm mạnh.
• Giúp mọi người nhận ra tầm quan trọng của thời gian và trân trọng nó hơn vì một khi nó đã qua đi thì không bao giờ quay trở lại.
• Tạo được niềm tin giữa lãnh đạo và nhân viên, cấp dưới thực hiện công việc càng cao thì càng chiếm được lòng tin của cấp trên.

Tiêu cực

• Nếu hạn sử dụng không phù hợp dễ biến thành nguồn gây áp lực tinh thần; khiến người lao động gặp các vấn đề về tâm lý như căng thẳng, trầm cảm, ảnh hưởng xấu đến sức khỏe và đời sống sinh hoạt của người lao động.
• Dễ dẫn đến trục trặc, nhân viên vì quá hạn nên cố cho xong việc mà không quan tâm đến chất lượng thực sự của công việc.
• Deadline không phù hợp có thể khiến nhân viên phải liên tục chạy deadline mà quên kế hoạch tổng thể, ảnh hưởng đến chất lượng chung của công việc.

>>>Tìm hiểu thêm: Thương hiệu cá nhân của bạn là gì?

Những sai lầm khi đặt deadline

Để đặt deadline trong công việc đúng cách và phù hợp, bạn cần tránh những sai lầm phổ biến sau:

• Đưa ra deadline chồng chéo: Mỗi công việc sẽ có thời gian làm việc và thời gian hoàn thành nhất định. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp khác nhau, nhân viên của bạn sẽ gặp phải những deadline chồng chéo, đặc biệt là trong thời gian cao điểm. Vì vậy, bạn nên ghi chép đầy đủ, chi tiết về tất cả deadline của các công việc, để có sự phân công phù hợp, tránh chồng chéo.
• Tạo deadline quá nhanh: Tạo deadline không phải là công việc dễ dàng bởi nó không chỉ xuất phát từ yêu cầu công việc mà nó còn bắt nguồn từ khả năng hoàn thành thời hạn của mỗi cá nhân. Nếu deadline vượt quá khả năng thực tế, việc nhân viên làm việc quá sức sẽ gây ra tâm lý chán nản, ảnh hưởng đến kết quả công việc. Vì vậy, với tư cách là người quản lý, bạn cần tham khảo ý kiến của nhân viên để điều chỉnh deadline sao cho phù hợp nhất.
• Không chia khoảng thời gian deadline hợp lý: Khi đã hình thành deadline, với tư cách là người quản lý, bạn nên chia công việc thành nhiều giai đoạn khác nhau để vừa dễ quản lý vừa giúp tiến độ công việc được hoàn thành đúng hạn. lời yêu cầu. Không phân chia deadline hợp lý sẽ là một sai lầm của bạn, khiến bạn khó kiểm soát công việc hơn.
• Tạo deadline cho mọi công việc: Tùy vào tính chất công việc mà nhà quản lý sẽ quyết định có nên đặt deadline hay không. Đối với những công việc đòi hỏi tính chuyên môn hóa cao, việc đặt deadline sẽ giúp phát huy năng lực của mỗi cá nhân để đạt kết quả làm việc nhiều hơn. Còn những công việc đòi hỏi sự tỉ mỉ, nhất quán trước sau, deadline chỉ lãng phí thời gian mà kết quả đạt được sẽ không như ý.
• Bắt chước thời hạn của người khác: Mỗi nhiệm vụ đều có những yêu cầu và đặc điểm riêng khác nhau. Do đó, hãy cân nhắc khả năng của nhóm, năng lực của từng cá nhân và các công cụ hỗ trợ hoàn thành công việc để đưa ra deadline phù hợp.

>>>Tìm hiểu thêm: Chức năng của phòng R&D và tầm quan trọng của R&D trong doanh nghiệp

Chạy deadline như nào để đặt hiệu quả

Dưới đây là 5 phương pháp chạy deadline hiệu quả mà chúng tôi dành tặng cho bạn. Khám phá ngay!

Nên lập một kế hoạch thật chi tiết và rõ ràng

Thói quen lập kế hoạch rõ ràng, chi tiết với mức độ liên tục sẽ tạo nên hiệu quả bất ngờ trong công việc cho mỗi người.

Chính vì thế mà trong mỗi giai đoạn là công việc, không chỉ có kế hoạch chung cho công việc mà bạn cũng nên lập kế hoạch riêng cho bản thân cũng như lên kế hoạch cho từng nhân viên cụ thể. Và lời khuyên là bạn hãy sắp xếp các kế hoạch theo mức độ quan trọng từ nhỏ đến lớn, từ ít quan trọng đến rất quan trọng và truyền đạt điều này cho nhân viên của mình.

Động viên, khuyến khích nhân viên cố gắng hết sức để hoàn thành mục tiêu

Nỗ lực và quyết tâm không ngừng là điều cần thiết trong bất kỳ công việc nào. Khi mỗi người tự nhận thức được tầm quan trọng của các yếu tố trên và không ngừng nuôi dưỡng nó, công việc sẽ trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn.

Dành thời gian hợp lý

Mỗi công việc đều cần một khoảng thời gian khác nhau để hoàn thành cũng như đảm bảo công việc đạt được hiệu quả cao. Bạn không thể đưa ra một số lượng công việc hoàn thành trong 30 ngày và lên lịch hoàn thành trong 3 ngày.

Đương nhiên điều đó hoàn toàn là không phù hợp. Vì vậy hãy tính toán thời gian hợp lý để công việc diễn ra đúng giờ nhưng cũng không khiến nhân viên nản lòng trước khối lượng công việc khổng lồ.

Nhóm và công cụ phù hợp với kế hoạch

Mỗi công việc có những đặc điểm, tính chất riêng đòi hỏi người lao động có trình độ chuyên môn kỹ thuật khác nhau. Khi đã thành lập được nhóm, nhóm nào phù hợp với yêu cầu đó thì tập hợp lại với nhau để đưa ra những sáng kiến phù hợp nhất.

Người quản lý lắng nghe họ để tìm ra phương pháp hiệu quả nhất để công việc của bạn được thực hiện đúng và đúng yêu cầu đề ra, bên cạnh việc sử dụng các công cụ để tạo động lực cho nhân viên.

Khi gặp khó khăn nên yêu cầu giúp đỡ

Một số công việc đôi khi sẽ vượt quá khả năng của nhân viên hoặc xảy ra những tình huống ngoài ý muốn. Vì vậy, với vai trò là người quản lý, bạn cần thường xuyên trò chuyện, trao đổi với nhân viên để nắm bắt được quá trình làm việc và hoàn thành công việc của họ một cách hiệu quả.

Khi nhân viên gặp khó khăn, bạn nên đứng ra giúp giải quyết hoặc nhờ sự giúp đỡ. Điều này cũng sẽ giúp đẩy nhanh tiến độ trong công việc, đồng thời cũng nâng cao tinh thần đoàn kết , mạnh mẽ trong tập thể.

Kết luận

Đến hiện tại chắc hẳn bạn cũng đã hiểu deadline là gì? Deadline có tầm quan trọng của nó trong công việc như thế nào ? Bên cạnh đó, tin rằng những phương pháp chạy deadline để phát huy hiệu quả công việc cao nhất và những sai lầm cần tránh khi chạy deadline mà chúng tôi chia sẻ sẽ vô cùng hữu ích dành cho bạn. Chúc bạn sẽ làm chủ được deadline trong công việc và gặt hái được nhiều thành công hơn nữa.