KPI là gì? Người mới cần biết gì về KPI?

KPI là gì?

KPI có nghĩa là chỉ số đánh giá hiệu suất, là viết tắt của cụm từ “Key Performance Indicator” trong tiếng Anh. Có thể nói KPI mang lại giá trị đo lường cực kỳ hiệu quả trong kiểm tra doanh thu bán hàng. Nhiều công ty đã sử dụng thước đo KPI để đánh giá hiệu quả kinh doanh. Từ đó, họ có thể dễ dàng kiểm tra thời hạn và theo dõi hiệu suất của nhóm nhân sự.

KPI có ý nghĩa gì đối với doanh nghiệp và nhân viên?

Hiểu được định nghĩa KPI là gì thì bạn cũng đã hiểu vai trò của trò chơi chỉ số này đối với doanh nghiệp. Để giúp bạn hiểu KPI, chúng tôi sẽ chỉ ra các công cụ có thể đóng vai trò như thế nào, chỉ số này có ý nghĩa gì đối với không chỉ doanh nghiệp và nhân viên:

Vai trò của KPI trong kinh doanh là gì?

KPI đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với các doanh nghiệp. Đó không chỉ là những con số duy nhất giúp doanh nghiệp đo lường hiệu quả của chiến lược kinh doanh hay marketing mà còn là thước đo đánh giá năng lực của nhân viên. Cụ thể, chúng ta hãy cùng điểm qua những vai trò chính của KPI trong doanh nghiệp như sau:

• Xây dựng công cụ đầu tiên cho nhân viên dựa trên KPI
• Đánh giá chính xác năng lực cũng như hiệu quả làm việc của nhân viên
• Đánh giá chiến lược kinh doanh và thiết lập lại nếu cần thiết
• Tạo ra môi trường học tập và cơ hội phấn đấu cho nhân viên

KPI đối với nhân viên có vai trò là gì?

KPI chỉ là những con số mà nhân viên phải nắm lấy để không bị nhầm lẫn khi được giao với KPI định sẵn. Hiểu được định nghĩa KPI là gì cũng như hiểu được tầm quan trọng của nó đối với mình sẽ giúp nhân viên dễ dàng theo dõi KPI và hoàn thành công việc theo chỉ tiêu đề ra.

Một trong những hậu quả của việc không xác định rõ chức năng của KPI là làm sao để hoàn thành đó là KPI cứ chạy deadline , cuối cùng là không hoàn thành, Đây cũng là lý do nhiều doanh nghiệp/bộ phận áp dụng KPI mà không thực hiện được, không thành công. 

Tóm lại, đối với người đi làm, KPI có một số vai trò cụ thể như sau :

• Giúp cho nhân viên hiểu được khối lượng công việc cần phải hoàn thành
• Mục công việc mới được thực hiện cho các mục tiêu mới
• Kế hoạch làm việc được vạch ra rõ ràng theo từng KPI, từng mục tiêu
• Có động lực làm việc hơn để đạt được các mục tiêu đã đề ra
• Dễ dàng nhận biết khi có bất kỳ tiến độ hay hiệu suất nào khác so với KPI và không phải là mục tiêu để điều chỉnh, cải tiến

>>> Bạn có thể tham khảo: Doanh số là gì? Phân biệt Doanh số và doanh thu khác nhau như thế nào?

KPI phổ biến nhất hiện nay bao gồm những loại nào?

Để có thể phân loại KPI, chúng ta phân loại KPI theo từng vai trò trong công ty. Sau đây là các loại KPI phổ biến bao gồm:

KPI kinh doanh

Đây chỉ là những KPI giúp doanh nghiệp đo lường hiệu quả kinh doanh trong ngắn hạn và dài hạn. Thông qua những con số này, doanh nghiệp có thể xác định được hiệu quả của dự án và cả những điểm yếu cần khắc phục trong quá trình kinh doanh.

KPI tiếp thị

KPI tiếp thị giúp các nhóm tiếp thị đo lường hiệu quả của các chiến dịch tiếp thị, kênh tiếp thị, v.v. Liệu một chiến dịch có trả lại hiệu quả dưới dạng mục tiêu hay không thể xác định được trên một số liệu tương ứng với các số KPI duy nhất. Sau đó, nhóm tiếp thị có thể đánh giá hiệu suất, các khu vực cần cải thiện hoặc loại bỏ để tập trung vào một kênh hiệu quả nhất.

KPI quản lý dự án

Các nhà quản lý sử dụng loại KPI này để có thể theo dõi tiến độ cũng như hiệu quả của từng dự án. Họ sẽ nhanh chóng nắm bắt được hiệu quả của từng giai đoạn trong dự án, hiệu suất của nhân viên và hiệu suất như vậy với những kỳ vọng ban đầu.

KPI tài chính

Loại KPI này được hầu hết các nhà quản lý và các lãnh đạo phòng tài chính của công ty sử dụng với mục đích theo dõi và đo lường tình hình tài chính của công ty. Những con số chỉ có thể là doanh thu, lợi nhuận, v.v.

KPI bán hàng

KPI bán hàng còn dùng để đo lường hiệu quả của từng bộ phận bán hàng cũng như mức độ hấp dẫn của sản phẩm, từ đó góp phần vào quá trình theo dõi và đánh giá doanh thu hàng tuần/tháng/quý/năm. Bất kỳ sản phẩm nào được bán đều có thể được tính vào KPI bán hàng bao gồm cả sản phẩm và cả dịch vụ.

>>> Bạn có thể tham khảo: QA là gì, QC là gì? Sự khác biệt giữa QA và QC

Quy trình xây dựng KPI trong doanh nghiệp như thế nào?

Sau khi tìm hiểu tổng quan về KPI là gì, bước tiếp theo là xác định KPI và áp dụng chúng vào doanh nghiệp của bạn. Chúng tôi giới thiệu đến bạn quy trình xây dựng KPI đơn giản, hiệu quả và dễ áp dụng:

1. Xác định ai là người xây dựng KPI

Người chịu trách nhiệm phát triển KPI phải được xác định ngay từ đầu và luôn là người hiểu được bức tranh toàn cảnh, công việc phải làm và các mục tiêu đã đặt ra. Từ mục tiêu đề ra theo chỉ đạo của quản lý cấp cao, người xây dựng KPI cho từng bộ phận – thường là trưởng bộ phận/trưởng phòng sẽ vạch ra KPI.

Họ không trực tiếp đặt KPI, nhưng họ cũng có quyền thảo luận và đóng góp ý kiến với công ty phát hành, vì họ là người sẽ làm việc trên KPI đó. Vì vậy, người đặt KPI cũng cần tham khảo ý kiến của cấp dưới để xác định KPI phù hợp nhất có thể. Điều này có thể sẽ ảnh hưởng đến tính minh bạch của kết quả cũng như tính khả thi của mục tiêu cuối cùng.

2. Xác định KPI bằng công cụ SMART

Để quy trình làm việc được thống nhất và tập trung đồng thời đạt được mục tiêu cuối cùng, KPI cần được xác định một cách đúng đắn nhất để chọn ra những chỉ tiêu quan trọng, phù hợp và khả thi nhất. .

Để có thể đạt được điều đó, các bạn hãy sử dụng công cụ SMART – một công cụ phổ biến để xác định các mục tiêu. SMART là chữ viết tắt của 4 chữ cái tương ứng với 5 đặc điểm mà mục tiêu cần phải có, và cụ thể là KPI: Specific (có thể), Measurable (đo lường được), Attainable (có thể đạt được) , Relevant (có thực, có liên quan), Time-bound (thời hạn cụ thể).

Chúng ta hãy đi sâu và tìm hiểu từng yếu tố một:

Specific: KPI phải cụ thể

Các thông số của KPI cần phải được xác định cụ thể, rõ ràng để có thể dễ tổng hợp, theo dõi cũng như dễ dàng đánh giá. Ví dụ: thay vì ra lệnh rằng nhân viên phải bán được nhiều hàng nhất trong tháng, bạn có thể đặt một con số cụ thể, có thể là 500 hoặc sử dụng tỷ lệ phần trăm như 85% hoặc 90%.

Measurable: KPI đo lường được

KPI phải là những con số duy nhất có thể đo lường và chỉ định. Điều này không chỉ giúp cho việc theo dõi và đánh giá hiệu quả công việc trở nên dễ dàng,hiệu quả hơn mà còn giúp việc tổng hợp, trình bày trên các công cụ, phần mềm quản lý công việc trở nên dễ dàng hơn.

Attainable: KPI phải đạt được

Cũng giống như mục tiêu, nếu KPI xa rời thực tế và người thực hiện dù thế nào cũng không đạt được thì KPI đó không có giá trị.

Từ mục tiêu và từ thực trạng nguồn nhân lực, trang thiết bị, kể cả các yếu tố bên ngoài để đưa ra các KPI phù hợp với thực tế.

Relevant: KPI phải liên quan đến mục tiêu đã đề ra

KPI được thiết lập để giúp thực hiện các mục tiêu đã được đặt ra trước đó. Do đó, hãy chỉ ra những điểm chung thực hiện công việc giúp bạn đạt được mục tiêu của mình. Các KPI không quan trọng hoặc những KPI không liên quan thì hãy loại bỏ chúng.

Time-bound: Cần một khoảng thời gian cụ thể để hoàn thành KPI

KPI nên có thời hạn, hay còn gọi là deadline cụ thể. Khoảng thời gian đó có thể tính bằng ngày, bằng tháng, bằng quý, thậm chí bằng năm. Xét từng loại KPI mà thời gian thực hiện có thể khác nhau.

3. Áp dụng KPI cũng như đo lường mức độ hoàn thành

Khi các KPI chính duy nhất đã được xác định, bước tiếp theo là phân chia và triển khai nhiệm vụ/công việc. Trong quá trình này, người xác định KPI cần theo dõi và nắm bắt được hiệu quả công việc của các bộ phận hoặc cá nhân phụ trách để đánh giá mức độ hoàn thành công việc của họ.

4. Đánh giá KPI và tính lương

KPI thường sẽ liên quan đến tiền thưởng và được tính theo công thức định sẵn. Nhà quản lý cần phải đánh giá được mức độ hoàn thành KPI để quyết định được mức lương và thưởng hợp lý cho nhân viên.

5. Điều chỉnh KPI phù hợp với thực tế để hoàn thành công việc

Trong quá trình thực hiện, KPI có thể có những thay đổi cần điều chỉnh để có thể phù hợp hơn với năng lực làm việc thực tế hoặc đạt các mục tiêu của công ty. Tuy nhiên chỉ nên thay đổi khi đã có sự theo dõi và đánh giá của khách hàng trong một thời gian nhất định.

Phần kết

Hi vọng qua bài viết này bạn đã hiểu rõ KPI là gì. KPI đóng vai trò quan trọng trong việc đo lường hiệu quả công việc. Nhiều cơ hội việc làm cũng đang chờ bạn với mức lương KPI cực hấp dẫn. Hãy cùng StudentJob tìm hiểu thông tin chi tiết để không bỏ lỡ bất cứ công việc nào mà mình yêu thích nhé.