Việc làm cho sinh viên Đại học KH XH và NV - ĐHQG TPHCM

- Xây dựng và duy trì mối quan hệ với đối tác, công ty, đại lý du lịch.

- Tư vấn, báo giá và chốt hợp đồng các dịch vụ (phòng, tour, hội nghị, sự kiện…).

- Hợp với các bộ phận liên quan để triển khai dịch vụ cho khách hàng.

- Theo dõi hợp đồng, công nợ và đảm bảo tiến độ thanh toán.

- Cập nhật thông tin thị trường, đối thủ cạnh tranh và xu hướng khách hàng.

- Đạt chỉ tiêu doanh số được giao theo tháng/quý/năm.

• Định kì rà soát và đề xuất sơ đồ tổ chức, định biên trong phạm vi phụ trách đảm bảo cơ cấu tinh gọn, hiệu quả, đáp ứng hoạt động kinh doanh vận hành trong từng thời kỳ.
• Lập và kiểm soát ngân sách nhân sự trong phạm vi phụ trách để đảm bảo tuân thủ kế hoạch kinh doanh và các định mức hiệu quả chi phí nhân sự.
• Bám sát tình hình hoạt động kinh doanh, vận hành để nghiên cứu và đề xuất các giải pháp nhân sự phù hợp với cơ sở.
• Triển khai và kiểm soát công tác truyền thông về chính sách nhân sự và môi trường làm việc theo định hướng của Công ty.
• Kiểm soát các vấn đề liên quan đến thủ tục và quan hệ lao động (tiếp đón CBNV mới, giải đáp các thắc mắc về chế độ, chính sách, nội quy lao động, giải quyết các khiếu nại kỷ luật, sa thải, chấm dứt HĐLĐ trước hạn,…)
• Triển khai xây dựng lộ trình phát triển theo từng chức danh CBLĐ trong phạm vi phụ trách, kiểm soát việc triển khai thực hiện tới từng cá nhân.
• Phối hợp triển khai các hoạt động phong trào, gắn kết, phát triển văn hóa tại cơ sở trong phạm vi phụ trách.

• Thực hiện các nhiệm vụ hành chính, văn thư được giao, bao gồm nhưng không giới hạn ở việc hỗ trợ điện thoại, phân phối thư tín, báo cáo chi phí, lên lịch, kế hoạch, điều phối các cuộc họp/sự kiện đặc biệt tại tòa nhà, theo dõi thực hiện các yêu cầu, …
• Phối hợp/hỗ trợ và chuẩn bị ngân sách liên quan đến vật tư, dịch vụ thuê ngoài của Dự án.
• Tìm kiếm, lựa chọn Nhà cung cấp Dịch vụ cho Dự án theo đúng quy trình, quy định liên quan. Theo dõi và cập nhật thông tin Hợp đồng thuê/khách thuê, nhà cung cấp,
• Quản lý và kiểm kê định kỳ/đột xuất danh mục tài sản, công cụ dụng cụ,…được giao cho Dự án quản lý
• Theo dõi thời hạn các loại giấy phép, thời hạn bảo hiểm bắt buộc của Tòa nhà, Khách thuê,…
• Lưu trữ hồ sơ và theo dõi thời hạn liên quan đến Hợp đồng, Chứng nhận Bảo hiểm tại Tòa nhà.
• Chuẩn bị các báo cáo tháng, Quý, báo cáo định kỳ theo yêu cầu.
• Tạo PO các dịch vụ hành chính/vận hành tại Dự án.
• Lập các loại thư từ/công văn/thông báo liên quan đến nhân sự, dịch vụ, công nợ, vận hành, …. tại Dự án.
• Phối hợp với Văn phòng chính kiểm tra bảng chấm công, hồ sơ thanh toán phí Quản lý vận hành, phí nhân sự.
• Chuẩn bị các báo cáo tháng, Quý, báo cáo định kỳ theo yêu cầu.
• Quản lý hoạt động cho thuê vị trí tổ chức sự kiện, quảng cáo…tại tòa nhà,
• Đón tiếp khách hàng tới tòa nhà.
• Hỗ trợ các công tác kế toán, giám sát dịch vụ, trực quầy lễ tân, tiếp nhận và xử lý các yêu cầu Khách hàng,
• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công.

A-Hành chính: 

Liên hệ lấy thông tin, báo giá của nhà cung cấp theo yêu cầu; 
In ấn, công chứng, sao y hồ sơ giấy tờ theo yêu cầu; 
Sắp xếp, chỉnh lý hợp đồng dịch vụ, hợp đồng với các nhà cung cấp theo hướng dẫn; 
Công việc phát sinh khác: đặt và theo dõi cơm, đặt và cấp phát văn phòng phẩm, đăng ký và theo dõi tình trạng thẻ xe 

B-Nhân sự: 

Hỗ trợ công tác tuyển dụng như: đăng tin tuyển dụng, liên hệ ứng viên, tổ chức phỏng vấn, tiếp đón nhân viên mới; 
Tổng hợp sắp xếp hợp đồng thời vụ, hợp đồng công nhân; 
Chấm công công nhân thời vụ; 
Hỗ trợ hồ sơ, thủ tục, giấy tờ nộp cơ quan nhà nước, khu công nghiệp;  
Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ, form mẫu phát sinh theo yêu cầu; 

C-Truyền thông nội bộ: 

Hỗ trợ tổ chức các hoạt động, sự kiện như sinh nhật, teambuilding,hội thảo,đào tạo nội bộ… 

Nhân viên Phục vụ:

Chào đón khách hàng với nụ cười tươi và tác phong chuyên nghiệp.
Tư vấn menu, giới thiệu các chương trình khuyến mãi và lấy order.
Phục vụ món ăn, đồ uống tận bàn cho khách.
Thanh toán hóa đơn và hỗ trợ dọn dẹp bàn ghế sạch sẽ.

Nhân viên Bếp:

Chuẩn bị nguyên liệu (topping, bột bánh, sốt) theo tiêu chuẩn của nhà hàng.
Trực tiếp nhào bột, trang trí bánh Pizza và nướng bánh đúng quy trình.
Chế biến các món phụ như mì Ý, salad, gà chiên.
Đảm bảo vệ sinh khu vực bếp và công cụ dụng cụ.

Một số công việc khác theo phân công của quản lý

1. Xây dựng và triển khai chiến lược kinh doanh.

2. Giám sát và điều chỉnh chiến lược bán hàng.

3. Quản lý đội ngũ nhân viên bán hàng.

4. Tham gia xây dựng quy trình, đào tạo quy trình bán hàng cho đội ngũ.

5. Theo dõi và kiểm tra hiệu quả sau đào tạo cho đội ngũ BAM tất cả các BUs.

6. Phân bổ data khách hàng, xây dựng mạng lưới mối quan hệ với các đối tác chiến lược.

7. Phân tích và báo cáo kết quả kinh doanh.

8. Quản lý các chiến dịch tiếp thị và quảng bá sản phẩm/dịch vụ.

9. Xây dựng ngân sách và chi phí cho các hoạt động bán hàng.

10. Xây dựng và duy trì sự tuân thủ công tác quản trị, vận hành hệ thống

MAIN RESPONSIBILITIES:

• Develop a sales strategy and action plan needed

• Create selling strategies to capture the maximum room revenue & catering revenue for hotels in monthly target

• Develop business leads for the Hotel on a weekly basis

• Up-sell, cross-sell and promote Hotel facilities & services at every available opportunity in order to maximize sales revenue

• Plan active site inspections/entertainment meetings weekly basis to qualified potential accounts or new accounts

• Builds and strengthens relationships with existing and new customers to enable future bookings. Activities include sales calls, entertainment, FAM trips, trade shows etc.

• Carry out research to identify ways to increase customer base/ database from her segment in- charge by daily tele-sales call & sales call

• Perform monthly review account profile on room nights production and average rate

• Full acknowledge market intelligent, understand well the market trend, competitors' rate strategy, account penetration and marketing activities to maintain a competitive edge

• Fully responsible of accounts management

• Attend hotel clients and local community business events to network and maintain high visibility

• Gains understanding of the location's primary target customer and service expectations; serves the customer by understanding their business, business issues and concerns, to offer better business solution.

• Supports the company's service and relationship strategy, driving customer loyalty by delivering service excellence throughout each customer experience.

• Daily Sales meeting to discuss and decide on suitable strategy for increased hotel sales.

• Communicate with clients to respond to their inquiries and convince them to close a sales deal.

• Maintain good working relationships with customers to encourage regular patronage and future business deals.

• Develop and implement the overall marketing strategy to enhance the resort’s brand positioning and market presence in both domestic and international markets.
• Conduct market research and analyze industry trends, competitor activities, and customer insights to identify opportunities and strengthen the resort’s competitive advantage.
• Plan and manage the annual marketing plan and budget, ensuring alignment with the resort’s business objectives and brand guidelines.
• Lead digital marketing, advertising, PR, social media, and promotional campaigns to increase brand awareness, visibility, and customer engagement.
• Manage relationships with media partners, agencies, influencers, and key marketing stakeholders to maximize promotional exposure.
• Oversee the creation and publication of marketing materials, ensuring all communications are consistent with brand standards.
• Collaborate with operational departments to develop marketing initiatives that promote the resort’s key revenue streams including Rooms, Food & Beverage, Spa, and Events.
• Monitor campaign performance, marketing ROI, and brand impact, providing regular reports and insights to senior management.
• Represent the resort in marketing events, promotional activities, and industry networking opportunities when required.
• Perform other duties assigned by Management as needed.

Sales Executive is responsible for actively selling hotel rooms, meeting facilities, and other services to corporate accounts, travel agents, and MICE clients. This role focuses on achieving revenue targets, building strong client relationships, and identifying new business opportunities to maximize hotel profitability.

Key Responsibilities

1. Sales Activities & Revenue Generation

Achieve assigned sales targets for rooms, meetings, events, and other hotel services.

Proactively prospect new clients and develop new accounts in assigned market segments (Corporate, MICE, Travel Trade).

Conduct site inspections and entertainment for potential and existing clients.

Prepare and deliver sales presentations and proposals to clients.

Negotiate contracts and close deals to maximize revenue.

2. Account Management

Build and maintain strong relationships with key accounts and decision-makers.

Regularly visit existing clients to maintain relationships and identify upselling opportunities.

Handle client inquiries, requests, and feedback promptly and professionally.

Monitor account performance and develop action plans for underperforming accounts.

3. Market Intelligence

Monitor market trends, competitor activities, and industry developments.

Provide feedback and suggestions on pricing, positioning, and sales strategies.

Identify new market segments and business opportunities.

4. Coordination & Communication

Coordinate with other departments (Front Office, F&B, Events) to ensure smooth execution of group bookings and events.

Prepare and distribute group resumes and banquet event orders (BEOs).

Communicate client requirements clearly to operations teams.

Participate in sales meetings, briefings, and training sessions.

5. Reporting & Administration

Maintain accurate records of sales activities, calls, and entertainment in the system.

Prepare weekly and monthly sales reports as required.

Update and maintain client databases and contact information.

Ensure all contracts and documentation are properly filed.

6. Other Duties

Participate in sales trips, trade shows, and industry events.

Support hotel promotional campaigns and activities.

Perform other duties as assigned by the Director of Sales or Sales Manager.

Sales Administrator provides comprehensive administrative support to the Sales team, ensuring smooth daily operations, accurate documentation, and effective coordination between the Sales department and other hotel divisions. This role is essential in maintaining organized sales records, preparing reports, and supporting the team to achieve revenue targets.

Key Responsibilities

1. Administrative Support

Provide daily administrative support to the Sales team including filing, photocopying, and document preparation.

Manage correspondence, emails, and phone calls for the Sales department.

Maintain and organize sales contracts, client files, and corporate accounts.

Prepare and distribute sales reports, presentations, and meeting materials.

2. Documentation & Contract Management

Prepare sales contracts, banquet event orders (BEOs), and group resumes.

Ensure all contracts are properly signed, filed, and updated in the system.

Track contract expiry dates and support contract renewal process.

Maintain accurate records of corporate rates and special promotions.

3. Reporting & Data Management

Assist in preparing monthly sales reports, forecasts, and performance analysis.

Update and maintain customer databases and contact lists.

Track sales activities, site inspections, and entertainment expenses.

Support the team in compiling data for budget planning and reviews.

4. Coordination & Communication

Coordinate with other departments (Front Office, F&B, Finance) to ensure smooth execution of events and group bookings.

Liaise with clients for administrative matters such as sending proposals, confirming details, and follow-up communication.

Schedule meetings, site inspections, and client entertainment for the Sales team.

Assist in organizing sales trips and industry events.

5. Office Management

Manage office supplies and stationery for the Sales department.

Handle purchase requests and follow up with the procurement team.

Ensure the sales office is organized and professional at all times.

6. Other Duties

Perform other administrative tasks as assigned by the Director of Sales or Sales Manager.

Provide support during hotel events, FAM trips, and sales promotions when needed.

1. Tuyển dụng

• Tuyển dụng các vị trí: Quản lý nhà hàng, Giám sát ca, Bếp trưởng, Phục vụ, Pha chế, Thu ngân, Tạp vụ…
• Triển khai tuyển dụng số lượng lớn (mass hiring) cho khối vận hành.
• Thực hiện thủ tục tiếp nhận nhân sự mới, ký HĐLĐ.
• Theo dõi tỷ lệ nghỉ việc, đề xuất giải pháp giảm turnover.

2. C&B

• Quản lý chấm công theo ca/kíp, tăng ca, làm lễ/tết.
• Tính lương, service charge, thưởng doanh số.
• Thực hiện BHXH, BHYT, BHTN, thuế TNCN.
• Quản lý HĐLĐ, phụ lục, tái ký hợp đồng.
• Kiểm soát chi phí nhân sự theo ngân sách.
• Giải quyết chế độ nghỉ phép, ốm đau, thai sản.

3. Hành chính

• Quản lý đồng phục, cấp phát tài sản, bảng tên nhân viên.
• Kiểm soát văn phòng phẩm, chi phí hành chính.
• Phối hợp quản lý giấy phép kinh doanh, VSATTP, PCCC.
• Làm hồ sơ thanh toán đối tác cho việc mua sắm văn phòng phẩm, giữ xe, côn trùng,…

– Đăng tin tuyển dụng đa kênh, thu thập CV ứng viên, liên hệ ứng viên sắp xếp lịch phỏng vấn; Sơ vấn và tham gia phỏng vấn. Đảm bảo mục tiêu nhân sự cho công ty.

- Chịu trách nhiệm cập nhật, thông báo các chính sách, hoạt động mới trong nội bộ phòng/ban.

- Thực hiện một số công việc khác theo yêu cầu của cấp trên.

Human Resources Supervisor oversees the full recruitment cycle and manages key HR operations, employee relations, and internal communications. This role leads the HR team in delivering quality candidates, building a strong employer brand, fostering positive employee engagement, developing HR processes, and ensuring smooth HR operations across the hotel.

Key Responsibilities

A. Talent Acquisition (Full Recruitment Cycle)

Lead and manage end-to-end recruitment process for all positions, from entry-level to managerial roles across all hotel departments.

Partner with department heads to understand staffing needs, forecast hiring requirements, and develop job descriptions.

Oversee sourcing strategies through various channels: job portals, social media, headhunting, referrals, and partnerships with hospitality schools.

Supervise CV screening, initial interviews, and coordinate interview processes with hiring managers.

Review and approve offer letters, manage onboarding procedures, and ensure smooth candidate experience.

Track and analyze recruitment metrics (time-to-hire, cost-per-hire, source effectiveness) and provide regular reports to management.

Build and maintain a strong talent pipeline for current and future hiring needs.

Lead participation in job fairs, career events, and employer branding initiatives.

B. Manpower Planning & Analysis

Collaborate with HR Director and department heads on manpower planning and headcount budgeting.

Analyze recruitment needs based on operational requirements and business forecasts.

Provide data-driven insights and recommendations on staffing levels and hiring priorities.

Conduct regular workforce analysis to identify gaps, turnover trends, and future hiring needs.

Advise department heads on realistic recruitment timelines and market availability.

C. HR Process Development & SOPs

Develop, review, and update HR Standard Operating Procedures (SOPs) to ensure efficiency and compliance.

Create and maintain HR forms, templates, and documentation for consistent use across departments.

Ensure all HR processes align with company policies and labor law requirements.

Continuously improve HR workflows to enhance productivity and candidate/employee experience.

Standardize recruitment and onboarding processes across all departments.

D. Training & Compliance Support

Train and guide department heads and hiring managers on updated HR processes and procedures.

Conduct orientation sessions for new hires on HR policies, procedures, and company culture.

Support line managers in understanding and implementing HR standards and compliance requirements.

Ensure all departments adhere to approved recruitment and onboarding processes.

Provide ongoing support to HODs on HR-related queries and process guidance.

E. Employee Relations & Internal Communications

Serve as a key point of contact for employee queries and concerns, fostering a positive and supportive work environment.

Plan and execute employee engagement activities, events, and recognition programs.

Oversee internal communications, including announcements, newsletters, and information sharing across departments.

Promote a culture of open communication, teamwork, and mutual respect.

Handle employee feedback, support conflict resolution, and escalate complex issues to HR Manager when needed.

F. Employer Branding & Talent Attraction

Lead employer branding initiatives to position Lancaster Legacy as an employer of choice in the luxury hospitality industry.

Develop and oversee engaging recruitment content on social media and job platforms.

Build and maintain strong relationships with hospitality schools, training institutions, and industry networks.

Represent the hotel at career fairs, networking events, and industry conferences.

G. HR Operations & Administration

Supervise the maintenance of accurate and up-to-date employee records (both physical and digital).

Oversee HR documentation including confirmation letters, certification letters, and employment verification.

Monitor and track employee probation periods, contract renewals, and visa/work permit status.

Ensure full compliance with labor laws and hotel policies in all HR operations.

Prepare and review HR reports, data analysis, and presentations for management.

Support payroll preparation by ensuring accurate attendance, leave, and overtime data (coordination with C&B team).

H. Team Supervision & Development

Supervise, guide, and support HR executive/officer and Interns in their daily tasks.

Conduct regular team meetings, provide coaching and feedback, and support professional development.

Ensure smooth workflow and effective delegation within the HR team.

Step in to handle complex or sensitive HR matters when required.

- Quản lý hồ sơ pháp lý: Chuẩn bị, kiểm tra và lưu trữ an toàn các giấy tờ pháp lý của cơ sở kinh doanh (GPKD, hợp đồng thuê, giấy tờ đối tác...). 

- Kiểm soát hồ sơ dự án: Thu thập và lưu trữ hệ thống hồ sơ dự án mới (bản vẽ, báo giá, chứng từ...). Đảm bảo tính bảo mật và sẵn sàng truy xuất khi cần. 

- Soạn thảo & Điều phối: Soạn thảo, trình ký các hợp đồng/văn bản và phối hợp chéo với phòng Kế toán/Pháp lý để đối chiếu thông tin minh bạch, chính xác.

2. Vận hành Hệ thống & Tài khoản nội bộ (System & Account Administration)

- Quản trị tài khoản: Cấp phát, phân quyền và thu hồi tài khoản nội bộ (Email, Base...) cho nhân sự theo đúng quy trình. 

- Vận hành hệ thống Base: Thiết lập luồng công việc (workflow), theo dõi tiến độ và xử lý các lỗi kỹ thuật cơ bản cho bộ phận trên nền tảng Base.

3. Hành chính Nhân sự (HR Administration) 

- Quản lý Công – Lương: Xếp ca, theo dõi và chốt công; quản lý dữ liệu nghỉ phép/đơn từ. 

- Hỗ trợ C&B: Tổng hợp dữ liệu và gửi phiếu lương (payslip) hàng tháng cho Cán bộ nhân viên.

4. Quản lý Tài sản & Chi phí (Office Asset & Expense Control)

- Quản lý tài sản: Đề xuất mua sắm, cấp phát, thu hồi và phối hợp bảo trì, sửa chữa tài sản văn phòng. 

- Quản lý chi phí: Xử lý hồ sơ thanh toán các chi phí hành chính định kỳ (văn phòng phẩm, phí vận hành...).

5. Báo cáo & Hỗ trợ khác

- Lập báo cáo hành chính/vận hành định kỳ và thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu từ Trưởng bộ phận.

• Xử lý đặt phòng qua đường mail , điện thoại,...
• Biết rõ loại phòng có sẵn cũng như vị trí và sơ đồ phòng, tình trạng hiện tại phòng, mức giá và lợi ích
• Kiểm tra lại và xác nhận lại dựa trên danh sách khách đến đặt phòng.
• Xác định giá phòng dựa trên chiến thuật bán hàng của khách sạn.
• Chuẩn bị thư xác nhận.
• Liên lạc và đưa thông tin đặt phòng đến quầy lễ tân.
• Tiến hành hủy bỏ và sửa đổi và kịp thời chuyển tiếp thông tin này đến quầy lễ tân.
• Xử lý tiền đặt cọc trước và thanh toán khi đặt phòng.
• Chuẩn bị danh sách dự kiến ngày đến cho quầy lễ tân.
• Hỗ trợ cho các hoạt động đăng ký trước khi cần thiết.
• Theo dõi các khoản tiền đặt cọc trước.
• Xử lý thư từ hàng ngày. Trả lời các thắc mắc và đặt phòng khi cần thiết.
• Đảm bảo rằng các thông tin được cập nhật.
• Thích nghi với việc thay đổi chức năng của bộ phận do ảnh hưởng của thị trường và ngành khách sạn.
• Tham dự các buổi đào tạo khi có yêu cầu.
• Thực hiện bất kỳ nhiệm vụ khác khi được phân công.

- Hỗ trợ Trưởng bộ phận trong các công việc hành chính và vận hành hàng ngày.

- Chuẩn bị tài liệu, báo cáo, biểu mẫu và các hồ sơ liên quan của bộ phận.

- Theo dõi lịch làm việc, lịch họp và hỗ trợ sắp xếp các cuộc họp nội bộ.

- Ghi biên bản họp và theo dõi việc thực hiện các nhiệm vụ sau cuộc họp.

- Phối hợp với các phòng ban khác để đảm bảo thông tin được truyền đạt đầy đủ và kịp thời.

- Hỗ trợ theo dõi ngân sách, chi phí hoặc các yêu cầu mua hàng của bộ phận (nếu có).

- Lưu trữ hồ sơ, tài liệu theo đúng quy định của công ty.

- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của Trưởng bộ phận.