Cách viết Email xin việc và Mẫu Email chuyên nghiệp

Phân biệt Email xin việc và Thư xin việc.

Có nhiều bạn vẫn nhầm lẫn giữa Email xin việc và Thư xin việc, cùng StudentJob giải mã sự khác biệt của 2 khái niệm này nhé.

Email xin việc là gì?

Email xin việc là một phần của đơn xin việc gửi đến nhà tuyển dụng. Nó không đòi hỏi sự phức tạp trong cách viết, chỉ cần ngắn gọn và đầy đủ các thông tin cơ bản để xác định vị trí ứng tuyển và giới thiệu bản thân. Mục tiêu của email xin việc là thu hút sự chú ý của nhà tuyển dụng để họ mở hồ sơ xin việc của bạn.

Thư xin việc là gì?

Thư xin việc, tùy theo quy định của công ty, có thể được đính kèm trong email xin việc hoặc được gửi riêng biệt. Thư xin việc chứa thông tin chi tiết hơn về kinh nghiệm làm việc, kỹ năng, và lý do bạn muốn làm việc cho công ty đó. Nó có vai trò quan trọng trong việc thuyết phục nhà tuyển dụng về năng lực và giá trị của bạn, đóng vai trò quan trọng trong quyết định mời bạn phỏng vấn hoặc không.

Những điểm cần lưu ý trong cách viết Email xin việc.

Sau đây, StudentJob sẽ nêu ra những điểm cần lưu ý trong cách viết Email xin việc dành cho các bạn sinh viên hoặc những bạn mới ra trường.

Tên Email cá nhân và Tên hiển thị Email.

Việc viết thư xin việc bắt đầu bằng việc sử dụng địa chỉ email cá nhân là một phần quan trọng của quá trình. Rất nhiều người vẫn sử dụng địa chỉ email cá nhân có tên như "[email protected]" khi gửi email xin việc.

Có thể do bạn đã quen dùng địa chỉ email này trong thời gian dài, nhưng việc này có thể gây ấn tượng không tốt cho nhà tuyển dụng, khi họ có thể nghĩ bạn thiếu sự chuyên nghiệp và sẵn sàng cho công việc văn phòng.

Ngoài ra, nhiều người không chú ý đến tên hiển thị trong email, nhưng điều này cũng quan trọng. Một sai lầm phổ biến là quên viết hoa tên riêng. Điều này là một lỗi tối kỵ trong việc soạn thảo văn bản văn phòng, mà bạn cần phải tránh.

Hãy đảm bảo rằng bạn không sử dụng biệt danh trong tên hiển thị nếu bạn không thường xuyên sử dụng chúng trong giao tiếp hàng ngày.

>>>Xem thêm: Cách viết Email hỏi kết quả phỏng vấn đảm bảo được trả lời

Tiêu đề Email xin việc.

Nếu bạn đang xin việc tại một công ty đã đề xuất cách đặt tiêu đề, việc này sẽ đơn giản hơn nhiều. Bạn chỉ cần sao chép mẫu tiêu đề của họ và thay thế các thông tin tương ứng.

Tuy nhiên, nếu bạn không có mẫu sẵn và cần tự viết tiêu đề, bạn có thể tham khảo gợi ý sau để có một tiêu đề đầy đủ thông tin:

"Họ và tên - Vị trí ứng tuyển - Tên công ty - Ngày ứng tuyển"

Cách viết Email xin việc chuyên nghiệp.

Sau đây, StudentJob sẽ đưa ra những gợi ý để viết một Email xin việc chuyên nghiệp gửi đến nhà tuyển dụng.

Phần mở đầu.

Bắt đầu email của bạn bằng cụm từ "Dear…" là một cách tốt để thể hiện sự tôn trọng đối với nhà tuyển dụng. Nếu bạn chỉ sử dụng "Dear" hoặc "Hello," bạn có thể bị đánh giá không cao từ dòng đầu tiên.

Nếu bạn biết tên người phụ trách tuyển dụng, hãy sử dụng "Dear + Mr./Ms. + TÊN + chức danh" để bắt đầu email.

Nếu bạn vẫn chưa biết người nhận cụ thể, vui lòng sử dụng "Kính gửi bộ phận nhân sự + Tên công ty."

Nội dung chính.

Nội dung chính trong email là thời điểm bạn có thể tương tác một cách chuyên nghiệp với nhà tuyển dụng. Bất kể bạn viết về điều gì, hãy đảm bảo bao gồm các điểm chính sau:

• Thông tin cơ bản về bản thân: Họ và tên, nơi bạn hiện đang học hoặc làm việc, cũng như các thông tin liên hệ cần thiết như địa chỉ email và số điện thoại.
• Mục đích của email: Trong đoạn này, hãy nói rõ rằng bạn đang gửi email này để ứng tuyển cho vị trí cụ thể và thông báo bạn đã biết thông tin tuyển dụng từ đâu. Điều này giúp tạo ấn tượng về sự quan tâm và nghiêm túc của bạn.
• Giới thiệu ngắn gọn về kỹ năng và kinh nghiệm: Trình bày một tóm tắt ngắn gọn về kỹ năng, kinh nghiệm làm việc của bạn mà bạn cho rằng liên quan đến vị trí ứng tuyển. Điều này giúp nhà tuyển dụng hiểu được giá trị mà bạn có thể đem lại cho công ty.
• Đính kèm tài liệu: Nếu có, đính kèm CV, thư xin việc, portfolio hoặc bất kỳ tài liệu nào khác mà bạn muốn nhà tuyển dụng xem xét. Đảm bảo bạn đã đặt tên tài liệu một cách rõ ràng và gửi chúng dưới dạng các tệp đính kèm dễ dàng tải về.

Sự chuyên nghiệp và sắp xếp thông tin một cách rõ ràng trong email rất quan trọng để tạo ấn tượng tích cực với nhà tuyển dụng.

Phần kết thúc.

Kết thúc email, đừng quên bày tỏ lòng biết ơn vì nhà tuyển dụng đã dành thời gian xem xét email ứng tuyển của bạn. Hãy cho họ biết rằng bạn rất mong nhận được phản hồi từ phía họ. Điều này không chỉ tạo ấn tượng tích cực mà còn thể hiện sự lịch lãm và tôn trọng.

Và như vậy, bạn đã hoàn thành nội dung email đến 90%. Phần còn lại là chữ ký, điểm nhấn quan trọng của bạn.

Chữ ký Email.

Tạo chữ ký điện tử là một cách tuyệt vời để thể hiện sự chuyên nghiệp và tạo ấn tượng tích cực. Các thông tin bắt buộc trong chữ ký email nên bao gồm:

• Tên đầy đủ của bạn.
• Số điện thoại liên hệ.
• Các thông tin mạng xã hội hoặc trang web cá nhân (nếu có).
• Chức vụ hiện tại (nếu có).

Khi bạn hoàn tất chữ ký điện tử, hãy kiểm tra kỹ để đảm bảo rằng không có thông tin nào bị thiếu hoặc lỗi đánh máy. Điều này đặc biệt quan trọng để đảm bảo tính chính xác và chuyên nghiệp của chữ ký.

Các bước trên có thể được áp dụng cho cả việc viết thư cho nhà tuyển dụng bằng tiếng Việt hoặc tiếng Anh.

>>>Xem thêm: Chia sẻ 3 mẫu thư mời phỏng vấn qua Email chuẩn

Các tài liệu cần đính kèm trong Email xin việc.

Sau đây, StudentJob sẽ giải mã về những tài liệu cần đính kèm trong Email xin việc.

CV (Sơ yếu lý lịch).

CV là một phần quan trọng và bắt buộc trong thư xin việc của bạn. Nó là công cụ chính để nhà tuyển dụng nắm bắt nhanh chóng thông tin về sơ yếu lý lịch và kinh nghiệm của bạn. Dù bạn có rất nhiều tài liệu khác để làm nổi bật thành tích và kỹ năng của mình, CV vẫn là một phần không thể thiếu trong quá trình ứng tuyển việc làm.

Một lưu ý quan trọng khi chuẩn bị CV là lưu nó ở định dạng thông dụng như .docx hoặc .pdf để đảm bảo tính tương thích khi nhà tuyển dụng mở nó. Đặt tên tệp theo công thức [Họ và tên + Vị trí ứng tuyển] giúp quản lý hồ sơ ứng viên dễ dàng hơn, đặc biệt khi có nhiều hồ sơ cần xem xét.

Ngoài ra, nếu bạn là người tỉ mỉ và viết chữ đẹp, bạn có thể sử dụng CV Viết tay để khiến bản thân nổi bật trong những ứng viên dùng CV đánh máy. Dùng CV Viết tay có thể giúp bạn thể hiện cá tính trong mắt nhà tuyển dụng.

Thư xin việc.

Bạn có thể bỏ qua việc viết một thư xin việc riêng nếu tất cả thông tin quan trọng đã được cụ thể hóa trong CV của bạn. Tuy nhiên, cover letter vẫn là một công cụ hữu ích để tạo ấn tượng và nổi bật giữa đám đông ứng viên.

Có hai cách chính để viết thư xin việc:

• Trực tiếp trong phần thân của email: Bạn có thể viết một thư xin việc trực tiếp trong nội dung email. Điều này tiết kiệm thời gian cho nhà tuyển dụng khi mở email của bạn. Tuy nhiên, bạn cần đảm bảo rằng nội dung của thư rõ ràng, ngắn gọn, và chuyên nghiệp.
• Đính kèm tệp thư xin việc riêng biệt: Một lựa chọn khác là viết một thư xin việc riêng biệt và đính kèm nó vào email. Điều này cho phép bạn cung cấp thông tin chi tiết hơn về lý do bạn muốn làm việc cho công ty và tại sao bạn là ứng viên phù hợp. Đây có thể là lựa chọn tốt nếu bạn muốn trình bày một câu chuyện chi tiết và thuyết phục.

Dù bạn chọn cách nào, quan trọng nhất là đảm bảo thư xin việc của bạn thể hiện sự chuyên nghiệp, tập trung vào giá trị mà bạn mang lại cho công ty, và phù hợp với vị trí ứng tuyển.

Portfolio (Tóm tắt dự án).

Portfolio là một phần quan trọng đối với những người làm việc trong các lĩnh vực sáng tạo, thẩm mỹ, kiến trúc, quảng cáo, và nhiều lĩnh vực khác. Nó giúp nhà tuyển dụng thấy rõ được những công việc, dự án, và thành tích mà bạn đã đạt được trong quá khứ. Portfolio cung cấp đánh giá trực quan về khả năng của bạn và là một phần quan trọng trong quá trình xem xét ứng viên.

Có một số cách bạn có thể hiển thị Portfolio trong thư xin việc:

• Đính kèm tệp đính kèm: Bạn có thể đính kèm một tệp PDF hoặc các hình ảnh chứa các mẫu công việc của bạn trực tiếp trong thư xin việc. Điều này giúp nhà tuyển dụng dễ dàng truy cập và xem Portfolio của bạn.
• Liên kết tới Portfolio trên các nền tảng trang web: Nếu bạn có một trang web hoặc trang Behance, Wix, hoặc các nền tảng khác để hiển thị Portfolio, bạn có thể đính kèm liên kết đến đó trong thư xin việc. Điều này cho phép nhà tuyển dụng xem chi tiết hơn về công việc của bạn và cách bạn tổ chức Portfolio.

Dù bạn chọn cách nào, quan trọng nhất là đảm bảo rằng Portfolio của bạn thể hiện một loạt các công việc và dự án đa dạng, phản ánh khả năng sáng tạo và chất lượng công việc của bạn.

Thư giới thiệu

Thư giới thiệu từ sếp hoặc thầy cô của bạn có thể là một phần quan trọng trong quá trình ứng tuyển và gây ấn tượng tích cực cho nhà tuyển dụng. Điều này đặc biệt đúng nếu bạn có một nguồn tham khảo mạnh mẽ và đáng tin cậy. Thư giới thiệu có thể là một tài liệu quan trọng để xác minh về năng lực và phẩm chất của bạn.

Tuy nhiên, việc yêu cầu thư giới thiệu không phải lúc nào cũng thích hợp. Bạn nên cân nhắc khi nào thư giới thiệu sẽ mang lại giá trị cao nhất cho vị trí ứng tuyển cụ thể của bạn. Nếu bạn đã có một mối quan hệ tốt và người viết thư giới thiệu có thể bật mí về kỹ năng và phẩm chất của bạn một cách thuyết phục, thì đó là một lợi thế lớn.

Tuy nhiên, nếu bạn cảm thấy không có nhu cầu hoặc không thoải mái yêu cầu thư giới thiệu từ người khác, bạn cũng có thể bỏ qua nó. Quan trọng nhất là thể hiện sự chuyên nghiệp và đáp ứng các yêu cầu ứng tuyển cơ bản như viết thư xin việc, CV, và Portfolio (nếu cần).

Các lỗi thường gặp khi viết Email xin việc.

Dưới đây là danh sách các lỗi thường gặp mà bạn nên kiểm tra trước khi gửi email xin việc:

• Quên ghi vị trí ứng tuyển: Điều này là một lỗi nghiêm trọng. Thư xin việc của bạn cần phải rõ ràng về vị trí mà bạn đang ứng tuyển để nhà tuyển dụng biết bạn muốn làm việc cho vị trí nào.
• Lỗi chính tả: Kiểm tra kỹ chính tả và ngữ pháp để đảm bảo rằng không có sai sót. Lỗi chính tả có thể tạo ấn tượng không tốt về sự chuyên nghiệp của bạn.
• Tiêu đề không bắt buộc: Nếu công ty yêu cầu cụ thể về cách đặt tiêu đề email, hãy tuân thủ đúng hướng dẫn đó. Tiêu đề email có thể quan trọng để hồ sơ của bạn được xử lý một cách hiệu quả.
• Không tìm hiểu công ty: Lỗi này không xuất phát từ văn bản email, nhưng là một lỗi chung khi ứng viên không nắm rõ thông tin về công ty mà họ đang xin việc. Việc không tìm hiểu về công ty có thể khiến bạn mất cơ hội và gây thiếu chuyên nghiệp trong thư xin việc.

Nhớ kiểm tra kỹ trước khi gửi thư xin việc, và nếu có yêu cầu cụ thể từ công ty, tuân thủ chúng để tăng cơ hội thành công.

Một số những ví dụ về cách viết thư xin việc

Bạn có thể dựa vào những mẫu dưới đây để hiểu một chút về những “xương sườn” cơ bản trong cách viết một lá thư xin việc thông thường. Từ đó thực hành và viết lại Email khác phù hợp hơn với trường hợp của bạn.

>>>Xem thêm: Hướng dẫn cách viết Email xác nhận phỏng vấn xin việc

Cách viết bằng tiếng Việt

Mẫu email xin việc này liệt kê cẩn thận các tệp đính kèm trong phần nội dung của bức thư. Và đây là cách thể hiện rất tinh tế, giúp cho người nhận dễ dàng tham khảo, đánh giá các hạng mục tài liệu đính kèm, xem có phù hợp với tiêu chí tuyển dụng của họ hay không.

Mẫu Email Xin Việc 1: Xin Việc Tại Vị Trí Quản Lý Dự Án

Subject: Xin Việc - Quản Lý Dự Án

Kính gửi [Tên Người Nhận],

Tôi xin gửi lời chào và kính chúc một ngày tốt lành. Tôi tên là [Họ và Tên], và tôi rất mong muốn được tham gia vào đội ngũ của [Tên Công Ty] tại vị trí Quản Lý Dự Án.

Tôi đã có kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực quản lý dự án trong suốt [số năm] năm qua. Tôi tự hào về khả năng lãnh đạo, quản lý thời gian, và khả năng giải quyết vấn đề của mình. Tôi đã thành công trong việc dẫn dắt các dự án phức tạp và làm việc với các đội làm việc đa quốc gia.

Điều quan trọng hơn, tôi đánh giá cao giá trị và văn hóa tổ chức tại [Tên Công Ty] và tôi tin rằng tôi có thể đóng góp mạnh mẽ vào sứ mệnh và mục tiêu của công ty. Tôi mong muốn có cơ hội trò chuyện với bạn về cách tôi có thể đóng góp vào sự thành công của công ty và làm việc cùng với đồng nghiệp tài năng tại đây.

Tôi đã đính kèm CV của mình vào email này để bạn có cái nhìn tổng quan về quá trình học tập và kinh nghiệm làm việc của tôi. Nếu có bất kỳ câu hỏi hoặc cần thêm thông tin, xin vui lòng liên hệ với tôi qua email (địa chỉ email: [Địa chỉ Email]) hoặc số điện thoại ([Số Điện Thoại]).

Rất cảm ơn vì đã dành thời gian xem xét đơn xin việc của tôi. Tôi rất mong chờ cơ hội được thảo luận về cách tôi có thể góp phần vào sự phát triển của [Tên Công Ty].

Chân thành,
[Họ và Tên]

Mẫu Email Xin Việc 2: Xin Việc Tại Vị Trí Lập Trình Viên

Subject: Xin Việc - Lập Trình Viên

Kính gửi [Tên Người Nhận],

Tôi xin chào bạn và hy vọng bạn đang có một ngày tốt lành. Tôi tên là [Họ và Tên], và tôi viết email này với mong muốn được gia nhập [Tên Công Ty] với vị trí Lập Trình Viên.

Tôi là một lập trình viên có [số năm] năm kinh nghiệm trong lĩnh vực phát triển phần mềm. Tôi đã làm việc trên nhiều dự án khác nhau và có kiến thức rộng rãi về các ngôn ngữ lập trình như Java, Python, và JavaScript. Tôi cũng có kinh nghiệm trong phát triển ứng dụng web và ứng dụng di động.

Tôi rất ấn tượng với thành tựu và tầm nhìn của [Tên Công Ty] và tin rằng tôi có thể đóng góp vào sứ mệnh của công ty. Tôi mong muốn được làm việc trong một môi trường đầy sáng tạo và thúc đẩy sự phát triển cá nhân.

Tôi đã đính kèm CV của mình vào email này để bạn có cái nhìn tổng quan về kinh nghiệm và kỹ năng của tôi. Xin vui lòng liên hệ với tôi qua email (địa chỉ email: [Địa chỉ Email]) hoặc số điện thoại ([Số Điện Thoại]) nếu bạn muốn biết thêm thông tin hoặc cần một cuộc trò chuyện cụ thể.

Tôi xin chân thành cảm ơn vì đã xem xét đơn xin việc của tôi và rất mong được cơ hội thảo luận thêm về cách tôi có thể đóng góp cho [Tên Công Ty].

Trân trọng,
[Họ và Tên]

Cách viết bằng tiếng Anh

Khi bạn phải viết email xin việc bằng ngôn ngữ khác đặc biệt là khi viết email xin việc bằng tiếng Anh, bạn nhất định phải cẩn thận trình bày để đảm bảo tính chuyên nghiệp, cũng như thể hiện khả năng ngoại ngữ của mình trước những nhà tuyển dụng.

Nếu vốn tiếng Anh của bạn còn hạn chế, hãy nhờ sự giúp đỡ của những người giỏi, hoặc sử dụng các phần mềm hỗ trợ khác như Grammarly để đảm bảo lá thư của bạn thật sự gọn gàng trước khi nộp hồ sơ qua email. 

Hãy thử kết hợp các tính năng như tô đậm, gạch chân hoặc thêm màu để làm nổi bật thông tin chính. Đừng quên sử dụng Bullet point để liệt kê nội dung và căn chỉnh định dạng văn bản để thư xin việc của bạn gọn gàng và dễ nhìn.

Sau khi bạn đã học được cách viết Email xin việc một cách chuyên nghiệp thì xin chúc mừng bạn, giờ là lúc bạn gửi CV đến những công ty uy tín tại StudentJob trên trang tìm việc làm!