Kỹ năng lập kế hoạch là gì? Lợi ích & Cách thức

Kỹ năng lập kế hoạch là gì?

Bảng chiến lược Marketing - Minh hoạ cho kỹ năng lập kế hoạch. Ảnh: StudentJob

Kỹ năng lập kế hoạch là khả năng tạo ra một kế hoạch chi tiết dựa trên mục tiêu đã đặt ra, bao gồm chiến lược, phương pháp và quy trình cụ thể để đạt được mục tiêu đó trong khoảng thời gian nhất định. Để làm được điều đó, đòi hỏi sự tổ chức và suy nghĩ chiến lược, giúp xác định con đường cụ thể mà người đó hay nhóm đó sẽ theo đuổi, có thể là ngắn hạn hoặc dài hạn, trước khi bắt đầu thực hiện.

Kỹ năng lập kế hoạch thể hiện qua các khả năng sau:

• Xác định mục tiêu và thời hạn: Đặt ra một mục tiêu rõ ràng và hiểu rõ về thời hạn cụ thể.
• Đề ra chiến lược và phương pháp khả thi: Phát triển một chiến lược toàn diện để đạt được mục tiêu. Xác định những phương pháp và cách tiếp cận thích hợp.
• Sắp xếp theo quy trình từng bước: Tạo ra một lịch trình chi tiết với các bước cụ thể để đảm bảo việc thực hiện đúng hạn. Phân công nhiệm vụ và xác định trách nhiệm của từng bước.

Thông qua việc sử dụng kỹ năng lập kế hoạch trong công việc, bạn có thể tối ưu hóa hiệu suất và đảm bảo rằng mọi nỗ lực đều hướng về mục tiêu chung. Đồng thời, việc lập kế hoạch tốt giúp quản lý thời gian và nguồn lực một cách hiệu quả, tăng khả năng thành công trong việc đạt được kết quả đề ra ban đầu.

Lợi ích của kỹ năng lập kế hoạch

Kỹ năng lập kế hoạch không chỉ là một phần quan trọng của hành trang cá nhân mà còn là lý do đằng sau sự thành công trong nhiều khía cạnh của cuộc sống. Việc có khả năng xây dựng một kế hoạch tỉ mỉ, từ việc đặt ra mục tiêu đến việc thực hiện chiến lược và quản lý thời gian sẽ giúp giảm thiểu rủi ro và đạt được hiệu quả tốt hơn.

Cụ thể, hãy cùng StudentJob điểm mặt chỉ tên những lợi ích của kỹ năng lập kế hoạch trong cuộc sống và công việc nhé:

Tăng tính tổ chức

Kỹ năng lập kế hoạch giúp tạo ra sự rõ ràng và có tổ chức trong mọi hoạt động trong cuộc sống. Người có khả năng lập kế hoạch sẽ xác định được công việc quan trọng và ưu tiên thứ tự thực hiện chúng. Trước mỗi việc làm, họ đều cân nhắc kỹ lưỡng về thời gian, nguồn lực và các yếu tố khác để đảm bảo sự hiệu quả.

Ví dụ về việc kỹ năng lập kế hoạch có thể giúp ban đảm bảo sự hiệu quả trong cuộc sống:

Trước khi đi ngủ, bạn thường xác định rằng sáng hôm sau phải dậy sớm để đi làm. Tuy nhiên, khi thức dậy buổi sáng, cơ thể thường mệt mỏi nếu không ngủ đủ giấc. Đây cũng là tình trạng chung của hầu hết nhân viên văn phòng tại Việt Nam.

Nếu có kỹ năng lập kế hoạch tốt, bạn có thể chuẩn bị tất cả những thứ cần thiết cho buổi sáng hôm sau từ tối hôm trước, bao gồm quần áo, đồ ăn sáng, thiết bị dụng cụ,... Khi thức dậy, bạn chỉ cần đánh răng, rửa mặt, ăn sáng rồi đi làm mà không cần lo lắng về việc chuẩn bị quần áo hay tự hỏi mình có mang thiếu gì hay không.

Một buổi sáng như vậy sẽ hiệu quả hơn nhiều so với việc thức dậy và bắt đầu chuẩn bị những thứ quan trọng trong khi chưa tỉnh ngủ.

Nâng cao năng suất

Thông qua việc tập trung vào những công việc có ưu tiên cao nhất, kỹ năng lập kế hoạch giúp bạn loại bỏ sự phân tâm và tập trung vào mục tiêu lớn. Bạn có thể vạch ra những việc cần làm trong ngày và tự đánh giá sự ưu tiên của mỗi công việc, ngoài sự ưu tiên, bạn có thể đánh giá độ khó dễ, từ đó bạn có thể ưu tiên các công việc quan trọng cần làm trước để những việc không quan trọng làm sau.

Để có một cái nhìn tổng quan hơn về việc nâng cao năng suất thông qua việc lập kế hoạch, bạn có thể tham khảo Phương pháp Eisenhower bắt nguồn từ một báo của Tổng thống Dwight D. Eisenhower.

Phương pháp của ông đi kèm với một mô hình như sau:

Phương pháp & Mô hình Eisenhower. Ảnh: StudentJob

Mô hình Eisenhower là một phương pháp quản lý thời gian hiệu quả bằng cách dựa trên tiêu chí khẩn cấp và độ quan trọng. Eisenhower chia danh sách công việc thành 4 nhóm như trên ảnh:

• Góc 1 (Quan trọng và Khẩn cấp): Đây là những công việc quan trọng và cần được thực hiện ngay lập tức.
• Góc 2 (Quan trọng nhưng không Khẩn cấp): Đây là những công việc quan trọng nhưng không cần phải thực hiện ngay lập tức.
• Góc 3 (Không Quan trọng nhưng Khẩn cấp): Đây là những công việc không quan trọng nhưng cần phải thực hiện ngay lập tức.
• Góc 4 (Không Quan trọng và không Khẩn cấp): Đây là những công việc không quan trọng và không cần phải thực hiện ngay lập tức.

Mô hình Eisenhower giúp bạn tập trung vào những công việc quan trọng và có giá trị, đồng thời tránh bị cuốn vào những công việc khẩn cấp nhưng không thực sự cần thiết, qua đó nâng cao năng suất trong mọi công việc.

Tăng khả năng đạt được mục tiêu

Khi có một kế hoạch rõ ràng, mục tiêu trở nên cụ thể và hấp dẫn hơn. Sự rõ ràng này kích thích động lực và quyết tâm của người thực hiện. Kỹ năng lập kế hoạch giúp người sử dụng theo đuổi mục tiêu của mình một cách có tổ chức, tăng cơ hội thành công.

Cụ thể, khi mục tiêu được cụ thể hóa, người thực hiện sẽ có một cái nhìn rõ ràng về những gì họ cần đạt được. Điều này giúp họ tập trung và nỗ lực hơn để đạt được mục tiêu. Ngoài ra, khi mục tiêu trở nên hấp dẫn hơn, người thực hiện sẽ có động lực và quyết tâm cao hơn để thực hiện.

Như vậy, có thể thấy lợi ích của kỹ năng lập kế hoạch trong cuộc sống đó là giúp người sử dụng xác định mục tiêu, phân tích tình hình thực tế, xác định các bước cần thực hiện, phân bổ nguồn lực và thời gian hợp lý. Qua đó, giúp người sử dụng theo đuổi mục tiêu của mình một cách có tổ chức và hiệu quả hơn.

Giảm stress, mệt mỏi, tự tin hơn

Cuộc sống sẽ bớt mệt mỏi và stress nếu bạn lập kế hoạch một cách hiệu quả

Ngày nay, với nhịp sống nhanh chóng và không ngừng thay đổi, kỹ năng lập kế hoạch giúp giảm bớt căng thẳng và lo lắng. Sự tự tin trong việc biết rõ mình đang làm gì và làm như thế nào giúp kiểm soát tình hình.

Hơn nữa, kỹ năng lập kế hoạch còn là công cụ hữu ích trong việc đối mặt với sự mệt mỏi. Thông qua việc tổ chức công việc và nghỉ ngơi một cách hợp lý, người ta có thể duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân, từ đó giảm bớt cảm giác căng thẳng và tăng cường năng lượng.

Cuối cùng, việc thực hiện kế hoạch theo đúng định hình không chỉ mang lại thành công cho công việc mà còn là nguồn động lực lớn để xây dựng lòng tin vào bản thân. Khi thấy mình đạt được những mục tiêu đã đề ra, bạn tự tin hơn về khả năng tự quản lý và vượt qua những khó khăn và thách thức, qua đó giúp bạn tự tin hơn trong cuộc sống.

Tăng tính linh hoạt trong mọi hoạt động

Kỹ năng lập kế hoạch không chỉ là về việc đặt ra một kế hoạch cố định mà còn về khả năng thích ứng với thay đổi. Những người sử dụng kỹ năng này thường xuyên cân nhắc và điều chỉnh kế hoạch của họ để đối mặt với những tình huống không ngờ. Khi gặp phải những tình huống bất ngờ, bạn sẽ có khả năng nhanh chóng đưa ra các điều chỉnh cần thiết mà không làm mất đi sự hiệu quả của kế hoạch chung.

Linh hoạt cũng giúp bạn duy trì tinh thần lạc quan và không sợ hãi đối diện với sự không chắc chắn. Thay vì cảm thấy bị áp đặt bởi kế hoạch cố định, ta cần nhìn nhận những thay đổi như cơ hội để phát triển và học hỏi. Sự linh hoạt trong kỹ năng lập kế hoạch không chỉ giúp bạn vượt qua khó khăn mà còn mở cửa cho những trải nghiệm mới, góp phần tạo nên cuộc sống đầy ý nghĩa và đa dạng.

Như vậy, kỹ năng lập kế hoạch không chỉ là công cụ quản lý thời gian mà còn là đòn bẩy quan trọng để tối ưu hóa khả năng cá nhân và đạt được mục tiêu trong cuộc sống. Điều này chứng minh rằng khả năng này không chỉ là một yếu tố quan trọng mà là một trách nhiệm quan trọng để phát triển bản thân và thành công trong mọi lĩnh vực.

TOP 7 Bước lập kế hoạch hiệu quả

Quá trình xác định mục tiêu và lập kế hoạch là quan trọng để đạt được sự thành công trong mọi lĩnh vực cuộc sống. Việc xác định mục tiêu cụ thể, khả thi, kịp thời và hữu hình giúp bạn có hướng đi rõ ràng và dễ theo đuổi. Dưới đây là các bước để lập kế hoạch một cách hiệu quả, tất nhiên bạn cũng có thể chia nhỏ hoặc gộp các bước lại tuỳ theo nhu cầu thực sự của bạn:

Bước 1: Xác Định Mục Tiêu Cụ Thể

• Mục tiêu nên được phân chia thành các bước nhỏ để dễ quản lý và theo dõi tiến trình. Trong trường hợp bạn chưa có kỹ năng phân chia công việc, có thể tham khảo bài viết How To Break Down Tasks in 5 Steps (Plus Tips) được viết bởi Indeed Editorial Team
• Đặt ra những chỉ số cụ thể và đo lường được để kiểm tra tiến độ. Không nên sử dụng những từ ngữ chung chung để xây dựng mục tiêu mà hãy sử dụng những con số cụ thể, chẳng hạn như đội nhóm bạn muốn đạt doanh thu trong quý II năm 2024 cao hơn 20% so với quý II năm 2023, đồng thời giảm 5% chi phí sản xuất và bán hàng.

Bước 2: Phân Tích Hiện Trạng

• Tìm hiểu sâu rộng về bản thân, môi trường làm việc, và các yếu tố ảnh hưởng.
• Sử dụng SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) để xác định điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức.
• Áp dụng các mô hình phân tích khác như SOAR Analysis, PESTEL Analysis, NOISE Analysis,... nếu SWOT không phù hợp.

Bước 3: Lên Chiến Lược Thông Qua Hiện Trạng

• Chọn chiến lược phù hợp với mục tiêu của bạn, có thể làm tăng cường điểm mạnh hoặc giảm thiểu điểm yếu. Tham khảo 10 Mô hình Marketing hiệu quả viết bởi ThimPress mà bạn có thể áp dụng. 
• Xác định những hành động cụ thể và nguồn lực cần thiết. Hành động cụ thể có thể là cách thức bạn đạt được mục tiêu. Nếu bạn tiếp cận khách hàng thông qua môi trường mạng, bạn nên cân nhắc sử dụng những công cụ của công cụ tìm kiếm và mạng xã hội như Google Search Console, Google Analytics, Bing Webmaster Tools, Facebook Insights,... để nghiên cứu, phân tích hiện trạng và lên chiến lược cho doanh nghiệp.

Bước 4: Lên Kế Hoạch Hoạt Động

• Đặt ra các bước hành động cụ thể, xác định thời hạn và ưu tiên công việc bằng mô hình Eisenhower đã nhắc ở nội dung phía trên.
• Tính toán nguồn lực cần thiết và phân bổ chúng hiệu quả. Đòi hỏi Leader/Manager và các thành viên trong nhóm cần có Kỹ năng giải quyết vấn đề.

Bước 5: Phân Công Trách Nhiệm

• Xác định rõ vai trò và trách nhiệm của từng người liên quan. Đòi hỏi Leader/Manager cần có Kỹ năng lãnh đạo.
• Đảm bảo mọi người đều hiểu rõ nhiệm vụ của mình và cam kết đạt được mục tiêu. Mục tiêu lớn từ đó sẽ hoàn thành thông qua các mục tiêu nhỏ được hoàn thành.

Bước 6: Theo Dõi và Điều Chỉnh

• Thiết lập sơ đồ theo dõi tiến trình và thường xuyên đánh giá. Những công cụ như Microsoft Excel, Google Sheets có thể sẽ hữu dụng.
• Điều chỉnh kế hoạch nếu có bất kỳ thay đổi nào trong môi trường hoặc tình hình. Để phòng tránh thay đổi, nên lên một "bài toán" mà sẽ có nhiều hướng giải quyết. Không nên sử dụng một kế hoạch mà có những yếu tố quan trọng ảnh hưởng nghiêm trọng đến toàn bộ kế hoạch mà không thể có phương án B, C thay thế.

Bước 7: Đánh Giá & Cải thiện

• Thu thập các dữ liệu, bao gồm kết quả đạt được, những yếu tố ảnh hưởng, những biến số quan trọng tác động đến kết quả. Từ đó, đưa ra đánh giá, phân tích để tối ưu.
• Sử dụng các đánh giá, phân tích có được để cải thiện những kế hoạch tiếp theo.

Cải thiện kỹ năng lập kế hoạch với mô hình 5W - 1H - 2C - 5M

Mô hình 5W - 1H - 2C - 5M là một phương pháp lập kế hoạch hiệu quả được sử dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực. Mô hình này bao gồm các bước sau:

• 5W:
  • Why: Mục tiêu và công việc nào cần thực hiện?
  • What: Nội dung công việc cụ thể là gì?
  • Where: Địa điểm thực hiện công việc là đâu?
  • When: Thời gian thực hiện công việc là khi nào?
  • Who: Người thực hiện công việc là ai?
• 1H:
  • How: Cách thức để thực hiện nhiệm vụ?
• 2C:
  • Control: Phương pháp nào được vận dụng để tiến hành theo dõi, kiểm soát hoạt động?
  • Challenges: Những thách thức có thể gặp phải trong quá trình thực hiện công việc là gì?
• 5M:
  • Manpower: Nguồn nhân lực cần thiết cho công việc là gì?
  • Money: Ngân sách thực hiện công việc là bao nhiêu?
  • Materials: Vật tư, thiết bị cần thiết cho công việc là gì?
  • Machine: Máy móc, thiết bị cần thiết cho công việc là gì?
  • Method: Phương pháp, quy trình thực hiện công việc là gì?

Mô hình 5W - 1H - 2C - 5M. Ảnh: StudentJob

Bạn có thể sử dụng mô hình 5W - 1H - 2C - 5M để cải thiện kỹ năng lập kế hoạch của bạn, mô hình này bao gồm các tính năng cần thiết cho một kế hoạch như:

• Giúp xác định rõ ràng mục tiêu và công việc cần thực hiện.
• Giúp lập kế hoạch chi tiết, cụ thể và hiệu quả.
• Giúp giảm thiểu rủi ro và tránh được những sai sót không đáng có.
• Giúp theo dõi và kiểm soát quá trình thực hiện kế hoạch một cách hiệu quả.

Hãy luyện tập mô hình này thường xuyên để cải thiện kỹ năng lập kế hoạch của mình nhé.

Những cách để cải thiện kỹ năng lập kế hoạch

1. Tạo sư đoàn kết và giao tiếp hiệu quả:

• Hãy đảm bảo rằng mọi người trong nhóm đều hiểu rõ mục tiêu chung và đồng lòng với kế hoạch được đề xuất.
• Tổ chức cuộc họp định kỳ để bàn luận về tiến trình công việc, giải quyết vấn đề và cập nhật thông tin mới.
• Khuyến khích sự open-mind, lắng nghe và phản hồi tích cực giữa các thành viên nhóm để tạo ra môi trường làm việc tích cực và đoàn kết.

2. Ưu tiên công việc theo độ quan trọng:

• Xác định nhiệm vụ quan trọng nhất và ưu tiên chúng trong kế hoạch của bạn. Sử dụng phương tiện như bảng Kanban hoặc danh sách ưu tiên để theo dõi công việc.
• Phân loại công việc thành các mức độ quan trọng để dễ dàng nhận biết nhiệm vụ cần tập trung và hoàn thành trước hạn chót.
• Hãy làm một danh sách công việc ưu tiên hàng ngày và hàng tuần để giữ cho công việc được tổ chức và theo đuổi mục tiêu.

3. Sử dụng phương tiện ghi chú và phần mềm quản lý công việc:

• Ghi chép kế hoạch của bạn trên giấy hoặc sử dụng các ứng dụng và phần mềm quản lý công việc như Asana để theo dõi và tổ chức công việc.
• Sử dụng phương pháp Pomodoro hoặc phương pháp "time-blocking" để phân chia thời gian làm việc và thời gian nghỉ.
• Tận dụng tính năng nhắc nhở của phần mềm quản lý công việc để không bỏ lỡ các mục tiêu và hạn chót quan trọng.

Những sai lầm thường gặp khi lập kế hoạch

Những sai lầm thường gặp khi rèn kỹ năng lập kế hoạch có thể được chia thành hai nhóm chính:

• Sai lầm về mục tiêu.
• Sai lầm về kế hoạch.

Sai lầm về mục tiêu

• Mục tiêu không thực tế, không phù hợp với khả năng: Đây là sai lầm phổ biến nhất khi lập kế hoạch. Khi đặt mục tiêu, bạn cần cân nhắc kỹ khả năng của bản thân và nguồn lực có sẵn. Nếu mục tiêu quá xa vời, bạn sẽ dễ dàng bỏ cuộc giữa chừng.
• Mục tiêu mơ hồ, không tập trung: Một mục tiêu rõ ràng, cụ thể sẽ giúp bạn dễ dàng theo dõi và đánh giá tiến độ thực hiện. Ngược lại, một mục tiêu mơ hồ sẽ khiến bạn khó khăn trong việc xác định các bước cần thực hiện.

Sai lầm về kế hoạch

• Kế hoạch không rõ ràng, cụ thể: Kế hoạch cần phải rõ ràng, cụ thể, bao gồm các mục tiêu, nhiệm vụ, thời hạn, nguồn lực và phương pháp thực hiện. Một kế hoạch chung chung sẽ khiến bạn khó khăn trong việc triển khai.
• Xem nhẹ quá trình & chỉ tập trung vào kết quả: Kết quả là mục tiêu cuối cùng của kế hoạch, nhưng quá trình thực hiện cũng quan trọng không kém. Nếu chỉ tập trung vào kết quả, bạn sẽ dễ dàng bỏ qua những bước quan trọng, cần thiết để đạt được mục tiêu.
• Không chuẩn bị trước những phương án dự phòng: Lập kế hoạch luôn có những rủi ro, bất ngờ. Do đó, bạn cần chuẩn bị trước những phương án dự phòng để ứng phó kịp thời.

Để tránh mắc phải những sai lầm trên, bạn cần lưu ý các nguyên tắc sau khi lập kế hoạch:

• Cân nhắc kỹ khả năng của bản thân và nguồn lực có sẵn.
• Đặt mục tiêu rõ ràng, cụ thể, đo lường được, có thời hạn.
• Xác định các bước cần thực hiện để đạt được mục tiêu.
• Lập kế hoạch chi tiết, bao gồm thời hạn, nguồn lực và phương pháp thực hiện.
• Chuẩn bị trước những phương án dự phòng.

Như vậy qua bài viết này, StudentJob đã chia sẻ với các bạn khái niệm kỹ năng lập kế hoạch là gì, các bước lập kế hoạch và những sai lầm dễ mắc phải khi lập kế hoạch. Thành công ngày mai nằm trong sự chuẩn bị của ngày hôm nay. Bạn cần nắm vững kỹ năng lập kế hoạch để có thể tự thiết kế cho mình những kế hoạch ngắn hạn và dài hạn cho các dự án và công việc. Chúc bạn thành công trong cuộc sống và công việc!