Việc làm cho sinh viên Đại học Công nghiệp Hà Nội

Quản lý và xử lý hợp đồng/đơn hàng: Soạn thảo, cập nhật, chỉnh sửa báo giá, thư chào hàng, hợp đồng dịch vụ và theo dõi quy trình ký kết, thanh lý hợp đồng và lưu hợp đồng.

Theo dõi và thu thập phản hồi của khách hàng về các dịch vụ của khách sạn thông qua các trang mạng xã hội và diễn đàn chuyên ngành.

Hàng ngày tiếp nhận và phản hồi các yêu cầu của khách hàng trên social, chat, email, fanpage và điện thoại và chuyển thông tin cho nhân viên sales, lập kế hoạch kinh doanh và theo dõi tình hình bán hàng.

Thu thập thông tin nhu cầu của khách hàng, phân tích và phối hợp với bộ phận sales tư vấn cho khách hàng.

Thiết lập cuộc hẹn với khách hàng tiềm năng để sales gặp và giới thiệu, trình bày sản phẩm, giải pháp theo nhu cầu của khách hàng

Tư vấn cho khách hàng về các dịch vụ của khách sạn, thuyết phục khách hàng và tiến hành ký kết hợp đồng, hoàn tất các thủ tục đăng ký và nhận thanh toán với khách hàng.

Giải quyết thắc mắc, phản hồi của khách hàng, duy trì mối quan hệ tốt với các đối tác (TA - đại lý du lịch, Corp - khách hàng doanh nghiệp).

Đảm bảo thực hiện các công việc theo đúng nhiệm vụ, quyền hạn, chức trách và quy trình khách sạn đề ra.

Cùng với bộ phận Chăm sóc khách hàng giải quyết các yêu cầu, giải đáp các thắc mắc của khách hàng và đảm bảo khách hàng hài lòng khi sử dụng dịch vụ tại khách sạn.

Định kỳ chăm sóc, theo dõi sát sao các chương trình khuyến mãi, tặng quà, các ưu đãi và thông báo kịp thời cho khách hàng.

Theo dõi, đốc thúc thu hồi công nợ khách hàng, theo dõi tiến độ thanh toán của khách, báo cáo số liệu về phòng tài chính kế toán.

Cập nhật dữ liệu bán hàng, báo cáo doanh số hàng tuần/ tháng/ quý/ năm cho Trưởng phòng Sales

Thực hiện báo cáo chi tiết doanh số bán hàng, doanh thu, công nợ của nhân viên kinh doanh.

Thực hiện một số công việc hành chính khác phục vụ phòng kinh doanh theo sự chỉ đạo của cấp trên.

• Duy trì liên lạc chặt chẽ với khách hàng để xây dựng mối quan hệ tốt, đặc biệt với khách quay lại.

• Đảm bảo hồ sơ lịch sử khách hàng được cập nhật đầy đủ, chính xác và sắp xếp khoa học trên hệ thống PMS.

• Tối ưu hóa dịch vụ của bộ phận Lễ tân, chú trọng đến từng chi tiết.

• Phối hợp chặt chẽ hàng ngày với các bộ phận khác nhằm đảm bảo giao tiếp và hợp tác hiệu quả.

• Đảm bảo mọi ý kiến phản hồi của khách được xử lý và phản hồi kịp thời.

• Cập nhật các tài liệu hướng dẫn, chính sách và quy trình khi cần thiết.

• Tổ chức đào tạo thường xuyên nhằm duy trì hiệu suất làm việc cao nhất.

• Đảm bảo các giao dịch tiền mặt do nhân viên Lễ tân thực hiện chính xác theo quy định của Giám đốc Tài chính.

• Tổ chức, điều hành và phối hợp các hoạt động hàng ngày của bộ phận Lễ tân.

• Quản lý và kiểm soát hoạt động hàng ngày của bộ phận Lễ tân.

• Duy trì liên lạc chặt chẽ với khách hàng để xây dựng mối quan hệ tốt, đặc biệt với khách quay lại.

• Đảm bảo hồ sơ lịch sử khách hàng được cập nhật đầy đủ, chính xác và sắp xếp khoa học trên hệ thống PMS.

• Tối ưu hóa dịch vụ của bộ phận Lễ tân, chú trọng đến từng chi tiết.

• Phối hợp chặt chẽ hàng ngày với các bộ phận khác nhằm đảm bảo giao tiếp và hợp tác hiệu quả.

• Đảm bảo mọi ý kiến phản hồi của khách được xử lý và phản hồi kịp thời.

• Cập nhật các tài liệu hướng dẫn, chính sách và quy trình khi cần thiết.

• Tổ chức đào tạo thường xuyên nhằm duy trì hiệu suất làm việc cao nhất.

• Đảm bảo các giao dịch tiền mặt do nhân viên Lễ tân thực hiện chính xác theo quy định của Giám đốc Tài chính.

• Tổ chức, điều hành và phối hợp các hoạt động hàng ngày của bộ phận Lễ tân.

• Xử lý khiếu nại của khách liên quan đến dịch vụ và đảm bảo có biện pháp khắc phục nhanh chóng.

• Đảm bảo sự phối hợp và giao tiếp hiệu quả trong bộ phận Lễ tân và với các bộ phận khác.

• Nắm vững hoạt động, chính sách và hệ thống máy tính của bộ phận Lễ tân.

• Hỗ trợ bộ phận Nhân sự trong tuyển dụng, đào tạo và đánh giá nhân viên Lễ tân.

• Kiểm tra và đảm bảo các phòng/suite dành cho khách VIP được chuẩn bị đầy đủ trước khi khách đến.

• Đón tiếp, hộ tống khách VIP khi đến và tiễn khách khi rời đi.

• Đảm bảo các ghi chép và báo cáo trong sổ nhật ký của từng bộ phận Lễ tân được cập nhật và theo dõi đầy đủ.

• Phối hợp chặt chẽ với Duty Manager và bộ phận An ninh để xử lý các sự cố liên quan đến khách lưu trú.

• Nắm rõ các quy trình khẩn cấp và chính sách của khách sạn.

• Chịu trách nhiệm giám sát tổng thể hoạt động và đảm bảo sự phối hợp giữa các bộ phận Lễ tân.

• Duy trì mối quan hệ tốt giữa ban quản lý khách sạn và khách hàng.

• Đảm bảo bố trí đủ nhân sự theo công suất phòng và kế hoạch nhân sự; sắp xếp thay thế khi nhân viên nghỉ phép hoặc nghỉ bệnh.

• Đảm bảo không bị overbooking do bộ phận đặt phòng và tối đa hóa doanh thu phòng.

• Thay thế Assistant Manager khi nghỉ phép; làm việc theo ca khi cần thiết.

• Có thể được điều chuyển sang các vị trí khác theo nhu cầu của ban quản lý.

• Tổ chức họp giao ca sáng/chiều với đội Lễ tân, kết nối với ca đêm.

• Theo dõi nhận xét của khách hàng hàng ngày và chia sẻ với đội ngũ; lập kế hoạch hành động khi cần.

• Chuẩn bị báo cáo tháng của bộ phận Lễ tân, phân tích các chỉ số hiệu suất chính.

• Phối hợp thường xuyên với bộ phận Kỹ thuật để đảm bảo các yêu cầu sửa chữa được xử lý nhanh chóng, ưu tiên nhu cầu của khách.

NHIỆM VỤ CỦA BẠN LÀ:

- Xây dựng kế hoạch tuyển dụng tháng/quý/năm đáp ứng định biên nhân sự của Tập đoàn.

- Quản lý, phân bổ chỉ tiêu (KPIs) và đào tạo nâng cao năng lực cho đội ngũ chuyên viên tuyển dụng.

- Trực tiếp "Săn" Key Person, triển khai tuyển dụng các vị trí cấp cao (C-level, Director, Manager) và các vị trí chuyên môn khó.

- Xây dựng thương hiệu tuyển dụng thông qua việc tối ưu hóa các kênh tuyển dụng, xây dựng thương hiệu tuyển dụng Apec Group/Mandala Hospitality Group uy tín để thu hút nhân tài.

• Lập tờ khai và nộp các loại thuế định kỳ: thuế GTGT, TNCN, TNDN…

• Theo dõi thời hạn nộp thuế, đảm bảo không bị chậm trễ hoặc sai sót.

• Làm việc trực tiếp với cơ quan thuế khi cần.

2. Kiểm tra và xử lý chứng từ

• Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn, chứng từ đầu vào – đầu ra.

• Hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến thuế vào hệ thống kế toán.

• Lưu trữ hồ sơ, chứng từ đúng quy định.

3. Quyết toán thuế

• Lập báo cáo quyết toán thuế năm (TNDN, TNCN…).

• Chuẩn bị hồ sơ, giải trình số liệu khi có thanh tra, kiểm tra thuế.

• Đối chiếu số liệu giữa sổ sách kế toán và tờ khai thuế.

4. Cập nhật chính sách thuế

• Theo dõi, cập nhật các quy định, luật thuế mới.

• Tư vấn cho doanh nghiệp về chính sách thuế phù hợp.

• Đề xuất phương án tối ưu chi phí thuế (hợp pháp).

5. Báo cáo và phân tích

• Lập báo cáo thuế định kỳ theo yêu cầu của công ty.

• Phân tích số liệu thuế, chi phí để hỗ trợ quản lý tài chính.

• Cảnh báo rủi ro về thuế cho doanh nghiệp.

6. Phối hợp công việc

• Làm việc với các bộ phận khác để thu thập chứng từ (mua hàng, bán hàng, nhân sự…).

• Phối hợp với kế toán tổng hợp, kiểm toán khi cần.

- Responsible for ensuring that clear and constant communication lines are kept with all staff, other area and Departments.

- To ensure that all guest enquiries and requests are attended to in a helpful, professional yet warm and friendly manner.

- To ensure on a daily basis that you are fully aware of all arrivals to the Hotel, and in particular, VIP’s and return guests, and that you are aware of any special requests so that they may be acted accordingly.

- To ensure that you are completely aware of the complete range of services and facilities that the hotel provides to its guests and visitors.

- To ensure you have a complete and thorough knowledge of the outlets of the hotel, their operating hours and the scope of services that they provide.

- To acquire, through training provided, a complete knowledge of all policies and policies as set down by the hotel that relate specifically to the Guest Relations.

- To ensure at all times that personal presentation is immaculate and your uniform or work clothes are in line with relevant Guest Relations and Hotel uniform and clothing codes.

- To maintain and be aware of the importance of guest recognition

I. MÔ TẢ CÔNG VIỆC

1. Kế toán chi phí, công nợ và tài sản

Chi phí:

• Hạch toán chính xác, kịp thời các nghiệp vụ giá vốn hàng bán phát sinh; đảm bảo tuân thủ chuẩn mực và chế độ kế toán;
• Đối soát số liệu hàng hóa/dịch vụ khớp với hệ thống bán hàng, Hóa đơn và sổ sách trước khi ghi nhận;
• Phát hiện kịp thời các sai sót, phối hợp với các bộ phận liên quan xử lý và báo cáo kịp thời với quản lý cấp trên;
• Lập báo cáo, phân tích biến động giá vốn phục vụ công tác quản trị;
• Phối hợp giải trình, cung cấp số liệu cho Kiểm toán, Cơ quan Thuế và các Phòng ban chức năng nội bộ khi có yêu cầu;

Công nợ:

• Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các hồ sơ đề nghị thanh toán, hoàn tiền cho khách hàng;
• Đảm bảo chứng từ đầy đủ theo quy định;
• Theo dõi danh mục mã hợp đồng mua, bán hàng hóa/dịch vụ. Phối hợp với các đơn vị thành viên liên quan về tình hình thực hiện hợp đồng;
• Hạch toán đầy đủ công nợ khách hàng, theo dõi công nợ theo Đối tác;
• Phân tích công nợ, lập báo cáo kèm theo các biện pháp kiến nghị sau phân tích;
• Phối hợp các bộ phận liên quan trong việc lập và gửi thông báo thanh toán công nợ cho Khách hàng;
• Thực hiện đối chiếu, xác nhận công nợ định kỳ và gửi thông báo thanh toán đến khách hàng/đối tác;

Tài sản:

• Phối hợp với các bên thực hiện kiểm kê Tài sản định kỳ theo Quy trình/Quy định;
• Quản lý việc Nhập – Xuất – Tồn khi Tài sản/CCDC khi phát sinh;
• Chạy khấu hao và phân bổ tài sản đúng kỳ, đúng đối tượng;
• Hoàn thiện hồ sơ, chứng từ, hợp đồng, biên bản, tờ trình liên quan đến công tác điều chuyển, mua bán, thanh lý Tài sản/CCDC;

2. Báo cáo

• Báo cáo công nợ;
• Báo cáo chi phí giá vốn;
• Báo cáo kiểm kê tài sản;
• Báo cáo tài sản vật tư dư thừa;
• Báo cáo công việc hàng tháng;

3. Công việc khác

• Xây dựng hệ thống các quy định, biểu mẫu báo cáo quản lý Tài chính kế toán theo phần hành được phân công;
• Xây dựng chính sách kế toán liên quan;
• Giám sát việc thực hiện quy trình, quy định về thanh toán tại các đơn vị thành viên; hướng dẫn công tác thực hiện tại các đơn vị thành viên;
• Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Kế toán trưởng;
• Tư vấn cho các đơn vị thành viên các vướng mắc liên quan đến nghiệp vụ chuyên môn;
• Tham gia họp và đưa ý kiến/đề xuất liên quan đến việc triển khai các tính năng mới cho hệ thống bán hàng, hoặc tối ưu quy trình;
• Các đầu việc liên quan khác theo sự phân công của cấp trên.

Trách nhiệm chính

• Quản lý tài khoản OTA: giá bán, allotment, khuyến mãi, rate parity.

• Theo dõi hằng ngày: Occupancy, ADR, RevPAR, pick-up; điều chỉnh giá linh hoạt.

• Phối hợp FO/Reservation hạn chế overbooking.

• Quản lý nội dung hình ảnh, mô tả phòng, USP đồng nhất thương hiệu.

• Làm việc với Market Manager OTA triển khai campaign, đánh giá ROI.

• Lập báo cáo tuần/tháng: hiệu suất kênh, booking window, lead time.

• Xử lý mọi vấn đề liên quan đến đặt phòng qua OTA: tin nhắn của khách, phản hồi, khiếu nại, yêu cầu…

• Trả lời tất cả email của khách hàng, tư vấn các dịch vụ của khách sạn như: dịch vụ đưa đón, dịch vụ spa, tour/tham quan, nhà hàng... để tối đa hóa doanh thu.

• Phối hợp Sales – Marketing/Website tối ưu hiệu quả online.

• Quản lý website về nội dung, package, giá bán để tối ưu hóa doanh thu từ kênh

• Tư vấn cho BOD, DOS về chiến lược bán online khi cần thiết

Yêu cầu

• Kinh nghiệm OTA khách sạn.

• Hiểu revenue, rate strategy, OTA ranking.

• Tư duy số liệu, phối hợp tốt liên phòng ban.

• Kiểm tra tình trạng hệ thống máy móc kỹ thuật trong clb đảm bảo hoạt động ổn đinh
• Vận hành hệ thống kỹ thuật trong clb đảm bảo an toàn, tiết kiệm
• Khắc phục sửa chữa các công việc phát sinh kịp thời, giảm thiếu tối đa ảnh hưởng dịch vụ cung cấp cho hội viên
• Báo cáo cho Trưởng bộ phận bảo trì/Quản lý clb những sự cố phát sinh, công việc vượt quá khả năng nhằm kịp thời có giải pháp

Lên kế hoạch và quản trị nội dung trên Fanpage, TikTok, Website (tập trung lĩnh vực khách sạn/du lịch)

Sản xuất nội dung đa dạng: bài viết, video ngắn, hình ảnh quảng bá dịch vụ/phòng khách sạn

Thiết kế banner, hình ảnh chương trình ưu đãi, combo dịch vụ

Phối hợp với KOL/KOC, đối tác du lịch để triển khai chiến dịch marketing

Theo dõi, đo lường và tối ưu hiệu quả nội dung

1. Mục tiêu:

Phát triển doanh số từ các đại lý du lịch (TA), công ty lữ hành và các đối tác OTA (nếu có liên quan). Đảm bảo duy trì và mở rộng mạng lưới đối tác, tăng trưởng lượng đặt phòng ổn định cho khách sạn.

2. Nhiệm vụ chính:

Phát triển khách hàng:

- Tìm kiếm và mở rộng mạng lưới đại lý du lịch trong và ngoài nước.

- Xây dựng và duy trì mối quan hệ với các công ty lữ hành, OTA, MICE và đối tác chiến lược.

- Bán hàng & Chăm sóc khách hàng:

- Thực hiện báo giá, gửi hợp đồng hợp tác, chính sách giá dành cho đại lý.

- Chăm sóc, hỗ trợ đại lý trong quá trình đặt phòng và xử lý các yêu cầu đặc biệt của khách.

- Tổ chức các chương trình ưu đãi, khuyến mãi dành cho đại lý để kích thích doanh số.

Đàm phán & Hợp đồng:

- Thương lượng điều khoản hợp đồng, đảm bảo điều kiện có lợi cho khách sạn nhưng vẫn cạnh tranh trên thị trường.

- Theo dõi thời hạn và gia hạn hợp đồng đúng hạn.

- Phối hợp nội bộ

- Phối hợp với bộ phận Lễ tân, Booking, và Bộ phận Vận hành để đảm bảo trải nghiệm khách hàng.

- Làm việc chặt chẽ với bộ phận Marketing để quảng bá chương trình dành cho TA.

Báo cáo & Phân tích:

- Theo dõi, cập nhật và báo cáo doanh số định kỳ.

- Phân tích hiệu quả của từng đối tác TA, đề xuất kế hoạch tối ưu hóa doanh số.

Các công việc khác:

- Tham gia các hội chợ du lịch, sự kiện giao thương.

- Cập nhật xu hướng thị trường và đối thủ cạnh tranh.

• Đăng tin tuyển dụng, sàng lọc hồ sơ, sắp xếp phỏng vấn và tiếp nhận nhân viên mới.

• Soạn thảo hợp đồng lao động, theo dõi thử việc, tái ký hợp đồng.

• Quản lý hồ sơ nhân viên, cập nhật thông tin nhân sự đầy đủ và chính xác.

• Chấm công, tính lương, thưởng, phụ cấp và các chế độ phúc lợi.

• Thực hiện các thủ tục BHXH, BHYT, BHTN cho nhân viên.

• Xây dựng và tổ chức các chương trình đào tạo nội bộ.

• Đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên định kỳ.

• Giải quyết các vấn đề quan hệ lao động, kỷ luật, nghỉ việc.