Việc làm cho sinh viên Học viện Báo chí Tuyên truyền

Duties and Responsibilities:

1. Answers the incoming telephone calls.

2. Reads and follows up the reports in the Housekeeping logbook everyday.

3. Works in close cooperation with all Supervisor internal department.

4. Controls computer on returning rooms as quick as possible.

5. Passes on message an inquires between staff areas and other departments, if possible handles tasks to ease supervisor work.

6. Answer all telephone calls promptly and courteously and caries out requests as quickly as possible.

7. Sees that all maintenance order form are promptly made out.

8. Keeps records for all incoming and outgoing calls.

9. Prepare a correct and complete turnover of work to her next reliever.

10. Follow up unfinished order frequently.

11. Handle inquires for left properties.

12. Maintains the stock of stationary supplies for Housekeeping Department.

13. Maintains the stock of amenities and facilities for Housekeeping Department

14. Responsible for control the mini-bar items set-up in room. Make daily inventories and daily consumption.

15. Maintains a proper monthly mini-bar, amenities, facilities inventories and consumption. And update, keeps records in good order. Presents a monthly report to Executive Housekeeper of the same inventories.

16. Keep the logbook on “lost & found” articles.

List all the items immediately when received attaches slip and puts in “lost & found” cabinets, valuable items, such as jewelry, watches, cameras, moneys etc... have to be handle over to Executive Housekeeper for safe keeping.

17. Files all staff records, such as holidays, sick leave, absent. And monthly attendant.

18. Provides all documents and clerical support to the department by typing and filling activities, maintaining records of guest room supplies, and supply requisition, etc..

19. Performs other related duties as assigned by the Executive Housekeeping Housekeeper.

1. Giai đoạn tiền khai trương: Phát triển dự án, sản phẩm; xây dựng tiêu chuẩn; thiết kế & xây dựng:

- Tham gia xây dựng, cập nhật bộ quy hoạch các sản phẩm dịch vụ cho từng mô hình dự án

- Tham gia nghiên cứu, đề xuất phương án kinh doanh cho khách sạn, khu nghỉ dưỡng mới

- Đề xuất đầu bài thiết kế khách sạn, resort, khu giải trí và tiện ích liên quan. Phối hợp với các vùng, ban, công ty thành viên hoàn thiện phương án

- Tham gia dựng tiêu chuẩn set up và quy trình Tiền khai trương - khai trương khách sạn

- Tham gia cung cấp đầu bài, tham gia đánh giá các giai đoạn thiết kế cùng Ban, Vùng phụ trách

2. Giai đoạn vận hành KS: Xây dựng và triển khai và kiểm soát quy trình vận hành

• Đối với khách sạn tự vận hành:

- Xây dựng và triển khai tiêu chuẩn vận hành, SOP, văn hóa thương hiệu.

- Giám sát hoạt động hằng ngày của khách sạn: doanh thu, chi phí, dịch vụ, nhân sự.

- Đảm bảo tuân thủ pháp luật, an toàn, PCCC và quy chuẩn kỹ thuật.

- Quản lý hiệu quả tài chính: doanh thu, lợi nhuận (GOP, EBITDA), chi phí.

- Đào tạo, phát triển và đánh giá đội ngũ nhân sự quản lý khách sạn.

• Đối với khách sạn có ĐVVH quản lý:

- Đại diện chủ đầu tư giám sát việc thực thi HMA, kế hoạch vận hành và marketing.

- Theo dõi các chỉ số kinh doanh (RevPAR, ADR, Occupancy…) và chất lượng dịch vụ.

- Kiểm soát tính minh bạch trong báo cáo tài chính, chi phí Capex/Pomec.

- Phối hợp cùng ĐVVH xử lý các vấn đề phát sinh, đảm bảo đúng cam kết hợp đồng.

- Đánh giá hiệu quả định kỳ, chuẩn bị cơ sở dữ liệu cho việc gia hạn/thanh lý hợp đồng.

3. Đào tạo và phát triển: xây dựng hệ thống quy trình & tài liệu hướng dẫn; đào tạo và phát triển đội ngũ

- Phối hợp với bộ phận liên quan lập kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nhân sự cho khách sạn.

- Xây dựng đội ngũ nhân sự kế cận có chất lượng để chuẩn bị đảm nhận công việc của bộ khung ban quản lý khách sạn

- Là đại điện của khách sạn phát ngôn với cơ quan báo chí, truyền thông, khách hàng, chính quyền địa phương…

- Tham gia vào các kế hoạch tiếp thị, truyền thông quảng bá hình ảnh khách sạn.

- Chủ động đề xuất với cấp trên những giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động, doanh thu cho khách sạn.

- Thực hiện các công việc khác khi được cấp trên giao phó.

- Co-ordinate and arranges activities accorded by the General Manager’s office.

- Appraise GM of the day to day activities of the section.

- Arrange appointments and meetings for the GM, recording same in diary and ensure the GM has the appropriate documentation for each appointment.

- Prepare meeting minutes such as Morning Briefing, Department Heads Meeting, Executive Committee Meeting and others as directed by the GM.

- Arrange room and restaurant reservations for VIP guests / personnel.

- Prepare welcome letters for GM’s signature.

- Perform hostess duties at staff, guest and other functions as required.

- Assesses priorities of work and assist in organizing GM’s priorities.

- Prepare replies to routine correspondence for GM’s signature.

- Take dictation of correspondence as required.

- Complete administrative work for the Executive Office.

- Maintain a filing and trace system.

- Answer all incoming calls for the GM and either transfer, redirect or take a message.

- Conduct secretary training as request.

- Maintain the strictest confidentiality at all times on all matters.

- Prepare reports to Owning Company and Corporate Office as request.

- Other job task which be required by GM.

(*) Working location: Hai Duong Province

- Pha chế đồ uống

- Đảm bảo chất lượng dịch vụ tốt nhất cho khách hàng, từ khâu chào đón, tư vấn, đến khi khách rời đi.

- Hỗ trợ các công việc chung trong nhà hàng khi cần thiết để đảm bảo sự vận hành trơn tru.

- Giữ gìn vệ sinh và sắp xếp khu vực làm việc, đặc biệt là quầy bar và và tủ lạnh.

- Xây dựng menu và định giá món ăn

- Tuyển dụng, đào tạo và điều phối đội ngũ bếp

- Giám sát vận hành bếp chính, bếp phụ, bánh, tiệc…

- Phối hợp với bộ phận kinh doanh, F&B và các bộ phận khác trong khách sạn xây dựng kế hoạch và chiến lược, chương trình để phát triển thương hiệu và doanh thu của khách sạn

- Đảm bảo chất lượng món ăn & tiêu chuẩn dịch vụ 5 sao

- Monitor all accounting records of Hotel transactions as established in the Finance Policy and other Wyndham Policy and Procedure material

- Ensure the necessary controls are in place in order to ensure the maximization of profits through minimizing expenditure, safe guarding hotel assets and controlling costs in a manner that does not adversely affect the quality of the product the hotel offers to its guests.

- Compile the financial information required by the General Manager, Executive Committee, Regional, Divisional and Wyndham Headquarters Personnel and ensure they are both accurate and presented within approved deadlines.

- Ensure that all Controller Department staff are totally supportive of hotel programs to optimize the corporate goals and standards relating to guest satisfaction, and adopt courteous and professional communications with all third parties i.e. Owners, Banker, Business suppliers, Government, Produce suppliers, Hotel guests, Customers, and Hotel Staff.

- Present variances to Budget, Outlook and other Financial targets to the General Manager and appropriate Department Heads and recommend corrective action for future months.

- Compile material for Owners meetings and ensure that the presentation of this information is handled in a totally professional manner.

- Attend Operations, Outlook, Budget, Department Heads, Credit, Executive Committee and other meeting as required and ensure they are used to accurately inform and communicate with staff at appropriate levels.

- Establish close communications and follow up with all parties required to provide input to Outlooks, Budgets, Operating Plans etc., and ensure that the final presentation reflects the highest possible degree of accuracy following the full involvement of the various Profit Center Managers and Department Heads.

- Contribute in positive and pro-active manner to the reasonable needs and request of other Executive Committee Members and Department Heads and ensure a close working relationship exists between the Controllers Department staff and staff at all levels.

- Establish and maintain Training and Exposure programs for all staff in the Controller Department so they are always in compliance with the Hotels Training Business Plan.

- Ensure all Personnel and Salary Administration policies and procedures are established and compiled with at all times.

- Report any deviation of Hotel or Corporate Policy and Procedure to the appropriate person as soon as possible after they come to the attention of the Controller.

- Be totally familiar with all legal requirements and contractual obligations (especially requirements and obligations under the Hotel Management Agreement) and ensure that the General Manager is advised in advance of obligations and areas of non-compliance or concern.

- Contribute in a pro-active manner to Training Programs that enable staff at all levels to be familiar with, and trained in the understanding of the appropriate Financial performance of their various Profit Centers or areas of responsibility.

- To maintain the highest standards of business ethics at all times and in the event of and conflict of interest arising ensures it is brought immediately to the attention of the General Manager and other appropriate corporate officers.

(*) Working Location: Hai Duong Province

- Trợ giúp bếp Trưởng trong công việc chung

- Giám sát chất lượng, điều phối công việc nhân viên bếp bánh

- Lên định lượng, kiểm soát chi phí các loại bánh, chè cho BF sáng, cake shop, alacarte, tiệc

- Khuyến khích sáng tạo ý tưởng cho sản phẩm mới

- Coordinate and arrange the candidate interview with related person according on the procedures.

- Implement the hiring procedures including reference check, offer and employment contract prepare and issue.

- Monitor the personnel filing system.

- Coordinate and manage hotel casual labor.

- Manage Hotel’s service of associate cafeteria, hotel clinic and dormitory (if any).

- Monitor the employees’ attendance, approve the leave application and make record and report about attendance.

- Prepare monthly/yearly HR related reports.

- Assist to organize the staff activities.

- Conduct orientation (HR part) and monthly departmental training.

- Assist with the annual Associate Opinion Survey (AOS).

- Guide the work of subordinate employees.

- Participate in preparation of hotel manning and HR budget.

- Complete the other tasks and jobs which assigned by the leader.

(*) Working location: Hai Duong Province

1. Công việc chính

Pha chế cà phê và các loại đồ uống theo công thức của khách sạn.

Phục vụ khách tại quầy với thái độ thân thiện, chuyên nghiệp.

Nhận và xác nhận order chính xác.

Giữ gìn vệ sinh khu vực quầy bar và dụng cụ pha chế.

Bảo quản nguyên vật liệu và máy móc theo hướng dẫn.

Phối hợp với các bộ phận khác khi cần.

- Đảm bảo việc thực hiện quan hệ khách hàng (Guest relations) trong khách sạn

- Chịu trách nhiệm giải quyết những mâu thuẫn, tình huống phát sinh trong bộ phận FO

- Cùng với Giám đốc khách sạn và Giám đốc các bộ phận liên quan đưa ra những quyết định, chiến lược phát triển chung cho toàn khách sạn và hoạt động cho bộ phận lưu trú (Room Division) nói riêng.

- Thiết lập quy trình làm việc, quản lý chất lượng dịch vụ phòng theo tiêu chuẩn khách sạn

- Chịu trách nhiệm về doanh thu, lương và ngân sách của bộ phận – lên kế hoạch và cân bằng thu chi cho toàn bộ khối lưu trú đảm bảo các chi phí của bộ phận ở mức thấp nhất, mang lại doanh thu phòng cao nhất cho khách sạn.

- Tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng nhân viên cấp dưới.

- Thực hiện các nhiệm vụ chuyên khác hoặc theo chỉ đạo của Ban Lãnh đạo.

1. Quản trị Chiến lược và Kế hoạch Kinh doanh

• Xây dựng chiến lược: Thiết lập định hướng và kế hoạch kinh doanh tổng thể cho mảng F&B.

• Quản lý tài chính: Xây dựng kế hoạch chi phí chi tiết cho bộ phận F&B.

• Kiểm soát ngân sách: Theo dõi và giám sát việc thực hiện chi phí, đảm bảo tối ưu hóa nguồn lực tài chính theo kế hoạch đã duyệt.

2. Quản trị Nguồn nhân lực và Đào tạo

• Hoạch định nhân sự: Xây dựng cơ cấu tổ chức, xác định định biên nhân sự phù hợp với chiến lược kinh doanh từng thời điểm.

• Đào tạo & Phát triển: Trực tiếp huấn luyện và giám sát công tác đào tạo nhân viên để đạt tiêu chuẩn dịch vụ cao cấp.

- Chủ trì triển khai các chương trình đào tạo nội bộ của phòng.

• Phát triển đội ngũ kế thừa: Xây dựng đội ngũ quản lý nòng cốt, phát hiện các nhân tố tiềm năng và lập kế hoạch nhân sự kế cận.

• Đánh giá nhân sự: Thiết lập tiêu chí (KPIs), thực hiện đánh giá định kỳ và đề xuất các hình thức khen thưởng, kỷ luật minh bạch.

3. Quản lý Chất lượng Dịch vụ và Sản phẩm

• Cải tiến chất lượng: Thường xuyên thu thập, phân tích ý kiến khách hàng; đưa ra các giải pháp cải tiến để nâng cao trải nghiệm dịch vụ.

• Quản lý thực đơn: Định kỳ đánh giá cơ cấu, chất lượng món ăn và thực hiện điều chỉnh thực đơn kịp thời nhằm thỏa mãn nhu cầu thực khách.

4. Vận hành và Quản lý Quy trình

• Giám sát thực địa: Trực tiếp giám sát toàn bộ các hoạt động vận hành hàng ngày của nhà hàng.

• Tối ưu hóa quy trình: Rà soát, đánh giá hệ thống quy trình hiện tại.

- Cải tiến hoặc xây dựng mới các quy trình làm việc theo hướng tinh gọn, dễ hiểu, tiết kiệm thời gian và đảm bảo thông tin thông suốt.

5. Quản lý An toàn và Tài sản

• Kiểm soát an toàn: Theo dõi và tổng hợp việc thực hiện các quy định về an toàn lao động, an toàn phòng cháy chữa cháy (PCCC).

• Vệ sinh thực phẩm: Đảm bảo bộ phận tuân thủ nghiêm ngặt các tiêu chuẩn về vệ sinh an toàn thực phẩm.

• Bảo quản tài sản: Quản lý và theo dõi công tác bảo quản công cụ, dụng cụ (CCDC), tài sản thuộc bộ phận.

- Trực tiếp tư vấn và giới thiệu các loại rượu vang phù hợp với sở thích và món ăn của khách.

- Thực hiện các thao tác phục vụ rượu vang chuyên nghiệp: khui, rót rượu, và bảo quản rượu đúng cách.

- Hỗ trợ các công việc chung trong nhà hàng khi cần thiết để đảm bảo sự vận hành trơn tru.

- Giữ gìn vệ sinh và sắp xếp khu vực làm việc, đặc biệt là quầy bar và hầm rượu.

- Chịu trách nhiệm giải quyết những mâu thuẫn, tình huống phát sinh.

- Cùng với Giám đốc khách sạn và Giám đốc các bộ phận liên quan đưa ra những quyết định, chiến lược phát triển chung cho toàn khách sạn và hoạt động cho bộ phận lưu trú (Room Division) nói riêng.

- Chịu trách nhiệm về lương và ngân sách của bộ phận – lên kế hoạch và cân bằng thu chi cho toàn bộ khối lưu trú đảm bảo các chi phí của bộ phận ở mức thấp nhất, mang lại doanh thu phòng cao nhất cho khách sạn.

- Thực hiện kế hoạch tuyển dụng nhân viên mới; đào tạo, bồi dưỡng năng lực, kỹ năng nghiệp vụ cho nhân viên cấp dưới.

- Thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn khác hoặc theo chỉ đạo từ BGĐ.

₋ Vệ sinh toàn bộ phòng khách bao gồm sàn, nội thất, giường ngủ và phòng tắm, đảm bảo mọi khu vực đều sạch sẽ và ngăn nắp.

₋ Thay mới ga trải giường, vỏ gối, khăn tắm và các vật dụng khác theo tiêu chuẩn khách sạn.

₋ Kiểm tra và bổ sung đầy đủ các tiện nghi như nước uống, cà phê, trà, đồ vệ sinh cá nhân và các vật dụng khác cho khách.

2. Kiểm tra và báo cáo tình trạng phòng:

₋ Kiểm tra tình trạng phòng, đảm bảo không có hỏng hóc hoặc vấn đề cần sửa chữa trước khi khách nhận phòng.

₋ Báo cáo cho Tổ trưởng hoặc Bộ phận Kỹ thuật về bất kỳ sự cố nào trong phòng như đèn không sáng, vòi nước rò rỉ hoặc hỏng hóc thiết bị.

₋ Đảm bảo phòng đạt yêu cầu kiểm tra nội bộ trước khi hoàn thành công việc.

3. Đáp ứng yêu cầu của khách:

₋ Đáp ứng nhanh chóng và chu đáo các yêu cầu của khách liên quan đến dịch vụ buồng phòng như cung cấp thêm gối, khăn, hoặc vật dụng cá nhân.

₋ Xử lý yêu cầu của khách một cách lịch sự, bảo đảm sự hài lòng và thoải mái tối đa cho khách.

4. Duy trì vệ sinh an toàn và tiêu chuẩn vệ sinh:

₋ Tuân thủ các quy định an toàn và quy trình vệ sinh của khách sạn để đảm bảo môi trường sạch sẽ và an toàn cho khách.

₋ Sử dụng đúng cách các sản phẩm vệ sinh và tuân thủ quy trình sử dụng để tránh gây hại cho sức khỏe và tài sản của khách sạn.

₋ Sắp xếp và duy trì khu vực làm việc, xe đẩy và các dụng cụ gọn gàng, sạch sẽ.

5. Ghi chép và bàn giao:

₋ Ghi lại tình trạng phòng, báo cáo các vấn đề tồn đọng hoặc yêu cầu bổ sung từ khách trong ca làm việc.

₋ Thực hiện bàn giao công việc cho ca sau với các ghi chú và thông tin cần thiết về các phòng đã dọn dẹp, phòng cần kiểm tra hoặc yêu cầu từ khách.

6. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của cấp trên.

- Set up bàn ăn

- Phục vụ khách hàng (order, bưng bê, dọn dẹp...)

- Trao đổi cụ thể khi phỏng vấn

1. Vệ sinh khu vực công cộng:

₋ Quét dọn, lau chùi và làm sạch các khu vực như hành lang, sảnh chính, thang máy, nhà vệ sinh công cộng, nhà hàng và khu vực phòng chờ.

₋ Đảm bảo các khu vực công cộng luôn gọn gàng, sạch sẽ, sắp xếp ngăn nắp và được bảo dưỡng tốt.

₋ Thường xuyên kiểm tra và bổ sung các vật dụng như xà phòng, giấy vệ sinh, khăn tay và các tiện nghi khác trong nhà vệ sinh.

2. Kiểm tra và báo cáo sự cố:

₋ Kiểm tra thường xuyên các khu vực công cộng để phát hiện bất kỳ hư hỏng, vết bẩn hoặc tình trạng cần bảo dưỡng.

₋ Báo cáo ngay lập tức cho quản lý hoặc Bộ phận Kỹ thuật nếu phát hiện hỏng hóc như đèn bị cháy, vòi nước rò rỉ, hoặc bất kỳ sự cố nào gây ảnh hưởng đến trải nghiệm khách hàng.

3. Đáp ứng yêu cầu của khách:

₋ Đáp ứng các yêu cầu của khách tại khu vực công cộng một cách nhanh chóng, lịch sự và chu đáo.

₋ Cung cấp hỗ trợ khi khách cần, hướng dẫn khách về các khu vực trong khách sạn hoặc cung cấp thêm vật dụng khi cần thiết.

4. Duy trì vệ sinh và an toàn:

₋ Tuân thủ các quy tắc và tiêu chuẩn an toàn lao động, đảm bảo vệ sinh môi trường và an toàn cho khách.

₋ Sử dụng đúng các sản phẩm vệ sinh, hóa chất và thiết bị theo quy trình để đảm bảo an toàn và tránh gây hư hại cho tài sản của khách sạn.

₋ Giữ vệ sinh và ngăn nắp khu vực làm việc, xe đẩy và các dụng cụ.

5. Ghi chép và bàn giao:

₋ Ghi nhận tình trạng vệ sinh khu vực công cộng và các vấn đề phát sinh trong ca làm việc để bàn giao cho ca sau.

₋ Bàn giao các thông tin, ghi chú quan trọng hoặc các yêu cầu đặc biệt để ca sau thực hiện tiếp.

6. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của cấp trên.

Properly checks and finalizes daily room revenue report including:

o Control to ensure that any discrepancies between housekeeping and front office room available.

o Market segmentation correctly reflects the source of business and correctly reflects in the GL

o Verified the room rate with agreement or reservation, check allowance for room revenue. Room revenue as per PMS is corrected in GL.

o Do physical room check.

o Check minibar revenue, laundry revenue telephone and other revenue.

o Check rebate report, discount report, complementary and the house use report, no show posting, late check-out etc. To ensure that every complimentary room, house use room, discount or rebate of revenue must have adequate explanation in the approval form.

• Reconcile all credit card collections again cashier summary and again lists received from bank.

• Finalizes food cover report and photocopies various documentation for food and beverage control and the Finance Department

• Keys revenue journal and distributes to Outlet Mangers and management

• Controls dockets used in all outlets, maintaining correct sequence used at all times, accounting for dockets and making sure cancelled dockets are recorded accordingly

• Controls all food and beverage sales by:

o Correct recording of guest checks on a timely basis

o Performs spot checks on outlet checks used

o Having all voided checks, corrections and unsettled checks approved by the Restaurant Supervisor or Manager

o Monitors the buffet controls, especially over cash settled checks to prevent reuse ensuring all revenue is recorded

o Ensure banquet controls are being adhered to

o Reconciles total outlet sales to total charges

• Ensures all rebates and miscellaneous charges are supported by documentation detailing the charges. All rebate credits must be in accordance with Finance Policy. The rebate credits, miscellaneous charges and paid outs must be summarized and sent to the Finance Manager and General Manager for review daily

• Ensures that programs involving coupons, certificates, and vouchers are adequately controlled and safeguards are in place

• Audits daily collection of the General Cashiers Summary against the bank in slip

• Audits and reconciles advance payments and ensures payments have been applied

• Works with General Cashier to check all float totals regularly and keeps control on registers in outlets

• Reconciles revenues on a daily basis via back up page

• Performs various special projects as requested and assigned by management

1. Quản lý hệ thống các chính sách, quy định, quy chế về nhân sự:

• Phối hợp xây dựng hệ thống các chính sách, quy định, quy chế về hoạt động nhân sự đảm bảo phải phát triển được nguồn nhân lực của khách sạn.
• Triển khai thực hiện các chính sách, đánh giá việc thực hiện và đề xuất những phương án cải tiến khi cần thiết

2. Quản lý, điều hành công tác nhân sự:

• Chỉ đạo triển khai và kiểm soát việc thực hiện kế hoạch tuyển dụng nhân sự của khách sạn, đảm bảo đáp ứng yêu cầu về chất lượng, số lượng, thời gian tuyển dụng.
• Trực tiếp tham gia phỏng vấn tuyển dụng, đàm phán chế độ đãi ngộ các vị trí quan trọng của khách sạn.
• Đề xuất việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, luân chuyển nhân viên hoặc cung cấp thông tin về thẩm định nhân sự theo yêu cầu của lãnh đạo để thực hiện việc điều động nhân sự.
• Chỉ đạo, kiểm soát quá trình thực hiện các hoạt động đào tạo, đảm bảo đáp ứng các yêu cầu về thời lượng, chất lượng.
• Tổ chức áp dụng các chế độ về lương, thưởng, phụ cấp, chế độ bảo hiểm, chế độ phúc lợi và hỗ trợ điều kiện làm việc cho nhân viên trong khách sạn.
• Tham gia xây dựng hệ thống chính sách về khen thưởng, kỷ luật và tổ chức triển khai thực hiện.
• Kiểm soát các hoạt động liên quan đến thủ tục về: ký/kết thúc hợp đồng lao động, thuyên chuyển, khen thưởng, kỷ luật…; quản lý hồ sơ nhân viên đảm bảo được thực hiện đúng quy trình.
• Tổ chức các hoạt động phát triển văn hóa doanh nghiệp trong môi trường khách sạn.
• Thực hiện các công việc khác khi có yêu cầu của cấp trên.