Cách viết Mail xin việc chuyên nghiệp gửi Nhà tuyển dụng

Vì sao tính chuyên nghiệp trong Mail xin việc lại quan trọng?

Tính chuyên nghiệp là một trong những yếu tố quan trọng nhất khi viết mail xin việc, vì nó không chỉ thể hiện sự chú tâm và tôn trọng đối với vị trí và công ty mà bạn đang ứng tuyển mà còn giúp bạn tạo được ấn tượng tốt và tăng cơ hội được nhận xét và mời phỏng vấn.

Dưới đây là lý do tại sao bạn nên học cách viết mail xin việc chuyên nghiệp:

• Tạo ấn tượng đầu tiên: Mail xin việc là cơ hội đầu tiên để bạn tạo ấn tượng về bản thân. Tính chuyên nghiệp trong cách bạn viết và sắp xếp mail sẽ giúp bạn nổi bật giữa hàng nghìn đơn xin việc khác.
• Thể hiện tôn trọng và quan tâm: Việc thể hiện tính chuyên nghiệp trong mail xin việc cho thấy bạn tôn trọng thời gian và sự quan tâm của nhà tuyển dụng. Điều này cho thấy bạn đã dành thời gian nghiên cứu về công ty và vị trí ứng tuyển.
• Khả năng giao tiếp hiệu quả: Tính chuyên nghiệp không chỉ xuất phát từ cách bạn lựa chọn từ ngữ, mà còn từ cách bạn sắp xếp ý và thể hiện thông tin. 
• Phản ánh năng lực làm việc: Tính chuyên nghiệp trong việc viết mail xin việc phản ánh khả năng làm việc chuyên nghiệp của bạn. Nhà tuyển dụng sẽ ước tính khả năng làm việc của bạn dựa trên cách bạn tổ chức thông tin và diễn đạt ý.
• Tạo sự tin tưởng: Tính chuyên nghiệp giúp bạn tạo sự tin tưởng từ nhà tuyển dụng. Họ sẽ cảm thấy tự tin hơn về khả năng bạn có thể đưa ra quyết định thông minh và đảm bảo mức độ chuyên nghiệp trong công việc.
• Ghi điểm tích cực: Sự chuyên nghiệp không chỉ là một yếu tố tất yếu, mà còn giúp bạn ghi điểm tích cực trong tâm trí nhà tuyển dụng. Những ứng viên thể hiện tính chuyên nghiệp thường được ưu tiên hơn trong quá trình lựa chọn.

Như vậy, StudentJob đã điểm mặt chỉ tên những lý do mà bạn nên viết mail xin việc một cách chuyên nghiệp. Tuy nhiên, để làm được điều đó thì chúng ta cần lưu ý về một vài khía cạnh như:

• Hình thức của mail xin việc.
• Nội dung của mail xin việc.
• Mẹo khi viết mail xin việc.

Cùng StudentJob tìm hiểu những khía cạnh quan trọng trên ngay sau đây nhé.

Những lưu ý về hình thức của Mail xin việc chuyên nghiệp.

Vẻ ngoài là ấn tượng đầu tiên mà bạn tạo ra với nhà tuyển dụng khi tiếp xúc qua email. Một hình thức đẹp sẽ giúp bạn ghi điểm và tăng tỷ lệ được xem xét, đánh giá cao. Cụ thể bạn cần chú ý đến những hình thức sau:

Tiêu đề của mail rõ ràng và chuyên nghiệp

Tiêu đề chuyên nghiệp giúp thu hút sự chú ý. Tiêu đề mail chính là điểm đầu tiên mà nhà tuyển dụng sẽ thấy, vì vậy việc tạo một tiêu đề rõ ràng và chuyên nghiệp là vô cùng quan trọng. Tiêu đề cần thể hiện mục đích chính của bạn một cách dễ hiểu và tập trung vào vị trí ứng tuyển cùng với thông tin cá nhân. 

Thể hiện mục đích rõ ràng. Trong tiêu đề, bạn nên thể hiện rõ ràng mục đích của mình, tức là bạn đang xin việc vị trí gì.

Sử dụng từ "Xin việc vị trí [Vị trí ứng tuyển]" để tóm tắt mục đích của bạn. Ví dụ, "Xin việc vị trí Kế toán" hoặc "Đơn xin việc: Chuyên viên Marketing".

Kết hợp tên của bạn. Thêm tên của bạn vào tiêu đề để tạo sự tương tác cá nhân.

Tiêu đề có thể có dạng "Xin việc vị trí [Vị trí ứng tuyển] - [Họ và tên của bạn]". Bằng cách này, nhà tuyển dụng có thể nhận ra người gửi mail và tạo sự nhận thức cá nhân.

Lưu ý về độ dài. Tiêu đề nên ngắn gọn, tránh việc sử dụng quá nhiều từ. Mục tiêu là tạo một tiêu đề dễ nhìn, dễ đọc và dễ hiểu trong khoảng một cái nhìn đầu tiên.

Ví dụ. Nếu bạn đang xin việc vị trí Kế toán và tên của bạn là Nguyễn Văn A, tiêu đề mail có thể là:

"Ứng tuyển Vị trí Kế toán - Nguyễn Văn A". hoặc là "Nguyễn Văn A - Ứng tuyển Vị trí Kế toán"

Nhớ rằng, tiêu đề mail không chỉ là điểm bắt đầu cho nội dung, mà còn là cơ hội để bạn tạo ấn tượng mạnh mẽ từ đầu.

Địa chỉ email nghiêm túc và chuyên nghiệp

Một địa chỉ email chuyên nghiệp không chỉ thể hiện tính chất nghiêm túc trong việc xin việc mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và quyết tâm của bạn. Để tạo một địa chỉ email chuyên nghiệp, bạn có thể tuân theo các bước sau:

• Sử dụng tên riêng: Chọn một tên riêng của bạn để tạo thành phần trước của địa chỉ email. Điều này có thể là tên đầu tiên và tên họ của bạn, hoặc một biến thể phù hợp khác.
• Tránh sử dụng biểu hiện không chuyên nghiệp: Tránh sử dụng biểu hiện cá nhân không chuyên nghiệp như biệt danh không liên quan, số năm sinh, hay từ ngữ không thích hợp. Địa chỉ email chuyên nghiệp nên mang tính chất chuyên nghiệp.
• Tránh các ký tự phức tạp: Đảm bảo địa chỉ email dễ nhớ và không chứa các ký tự phức tạp, số lượng dấu chấm hay gạch ngang quá nhiều.
• Sử dụng dịch vụ email đáng tin cậy: Sử dụng dịch vụ email đáng tin cậy và phổ biến như Gmail để đảm bảo tài khoản email của bạn hoạt động tốt và ít gặp vấn đề.

Ví dụ về địa chỉ email chuyên nghiệp. Nếu tên của bạn là Nguyễn Văn A và ngày sinh của bạn là ngày 04 tháng 11 thì một địa chỉ email chuyên nghiệp có thể là: "[email protected]".

Địa chỉ email chuyên nghiệp là một yếu tố quan trọng trong giao tiếp, đặc biệt là khi xin việc. Một địa chỉ email chuyên nghiệp thể hiện sự tôn trọng đối với người nhận và giúp bạn tạo ấn tượng tốt. Việc sử dụng địa chỉ email chuyên nghiệp cho thấy bạn là người có mục tiêu và quan tâm đến hình ảnh của mình, điều rất cần thiết trong môi trường chuyên nghiệp.

Ngôn ngữ mail lịch lãm và chuyên nghiệp

Khi viết mail xin việc, việc sử dụng ngôn ngữ lịch lãm là một phần quan trọng để thể hiện sự tôn trọng và tính chuyên nghiệp của bạn. Dưới đây là một số lời khuyên về cách sử dụng ngôn ngữ lịch lãm trong mail xin việc:

• Tránh viết tắt: Hãy viết toàn bộ từ và tránh sử dụng viết tắt, ngôn ngữ chat hoặc ngôn ngữ không chính thống. Điều này giúp bạn truyền đạt thông điệp một cách rõ ràng và chuyên nghiệp.
• Sử dụng từ vựng chính xác: Chọn các từ vựng chính xác và phù hợp với ngữ cảnh. Tránh sử dụng những từ ngữ không phù hợp hoặc mang tính tiêu cực.
• Kết cấu câu hoàn chỉnh: Viết các câu hoàn chỉnh và có ý nghĩa. Tránh viết câu dở dang hoặc không rõ ràng, điều này giúp người đọc dễ dàng hiểu ý của bạn.
• Tôn trọng và lịch lãm: Sử dụng các lời mở đầu và kết thúc lịch lãm như "Xin chào," "Trân trọng," "Kính chào," để thể hiện tính tôn trọng và lịch lãm trong giao tiếp.
• Tránh ngôn ngữ giao tiếp thường ngày: Tránh sử dụng ngôn ngữ giao tiếp thường ngày hoặc các biểu ngữ thô tục. Đây không phải là cách thể hiện tôn trọng và chuyên nghiệp trong giao tiếp văn bản chính thức.

Ví dụ về sử dụng ngôn ngữ lịch lãm:

• Thay vì viết: "Hỏi xem có việc không?"
• Hãy viết: "Xin hỏi liệu hiện tại Công ty có vị trí công việc nào phù hợp với kinh nghiệm của tôi không?"

Tại sao ngôn ngữ lịch lãm quan trọng trong mail xin việc? Ngôn ngữ lịch lãm thể hiện sự tôn trọng đối với nhà tuyển dụng và công việc ứng tuyển. Nó cũng thể hiện sự nghiêm túc và trách nhiệm của ứng viên. Trong môi trường công việc, ngôn ngữ lịch lãm là một yếu tố quan trọng để tạo ấn tượng tốt và xây dựng mối quan hệ tốt với đồng nghiệp và cấp trên.

Những lưu ý về nội dung của Mail xin việc chuyên nghiệp.

Chúng ta đã cùng nhau tìm hiểu về hình thức của một mail chuyên nghiệp. Tiếp theo, hãy cùng đi đến những điều mà bạn cần lưu ý về nội dung của mail xin việc:

• Giới thiệu bản thân: Bắt đầu mail bằng cách giới thiệu tên, học vấn, và một cách ngắn gọn, đáng chú ý về kinh nghiệm làm việc của bạn liên quan đến vị trí ứng tuyển.
• Tích hợp thông tin vị trí: Thể hiện sự quan tâm của bạn đối với vị trí và công ty bằng cách nêu ra một số thông tin mà bạn đã tìm hiểu. Điều này cho thấy bạn không chỉ đang gửi mail hàng loạt mà thực sự quan tâm đến công việc.
• Kết nối kỹ năng: Liên kết kỹ năng mềm, kỹ năng cứng, và trình độ chuyên môn của bạn với yêu cầu công việc cụ thể. Thay vì chỉ nêu ra danh sách, hãy cung cấp ví dụ cụ thể về cách bạn đã áp dụng kỹ năng này trong quá trình làm việc trước đây.
• Sự phù hợp: Đảm bảo rằng bạn thể hiện rõ ràng tại sao bạn là người phù hợp cho vị trí này. Chia sẻ ý kiến về cách bạn có thể đóng góp và ảnh hưởng tích cực đến công ty nếu được nhận vào vị trí.

Dựa trên những gợi ý trên, sau đây là một ví dụ về nội dung của mail xin việc gửi nhà tuyển dụng:

Tiêu đề: Ứng tuyển vị trí [Tên vị trí] - [Tên của bạn]

Tên người nhận: [Tên người nhận]

Chức vụ: [Chức vụ người nhận]

Địa chỉ: [Địa chỉ công ty]

Kính gửi [Tên người nhận],

Tôi tên là [Tên của bạn], tốt nghiệp [Tên trường đại học] với chuyên ngành [Tên chuyên ngành]. Tôi viết email này để bày tỏ sự quan tâm của mình đối với vị trí [Tên vị trí] tại [Tên công ty].

Tôi đã tìm hiểu về công ty và biết rằng [Tên công ty] là một công ty hàng đầu trong lĩnh vực [Lĩnh vực hoạt động của công ty]. Tôi rất ấn tượng với [Một số thông tin ấn tượng về công ty] (văn hoá, môi trường làm việc, lãnh đạo). Tôi tin rằng kinh nghiệm và kỹ năng của tôi sẽ phù hợp với vị trí này và tôi có thể đóng góp tích cực cho sự phát triển của công ty.

Trong quá trình làm việc tại [Tên công ty cũ], tôi đã có cơ hội phát triển và ứng dụng các kỹ năng và đạt được những thành tựu nhất định (thứ mà bạn sẽ đề cập trong CV xin việc)

Tôi tin rằng những kỹ năng và kinh nghiệm này sẽ giúp tôi thành công trong vị trí [Tên vị trí]. Tôi là một người làm việc chăm chỉ, có tinh thần trách nhiệm và luôn sẵn sàng học hỏi. Tôi rất mong được có cơ hội trao đổi thêm về vị trí này với bạn.

Tôi đã đính kèm CV của tôi để bạn tham khảo thêm. Tôi xin chân thành cảm ơn bạn đã dành thời gian xem xét hồ sơ của tôi.

Trân trọng, [Tên của bạn]

Lưu ý: Bạn nên thay đổi cách xưng hô sao cho hợp lý, đối với người lớn tuổi hơn thì bạn nên xưng là em và đề cập đến người nhận là anh/chị.

Mẹo viết Mail xin việc chuyên nghiệp gửi Nhà tuyển dụng.

Sau khi đã tìm hiểu rất nhiều khía cạnh về việc viết mail xin việc chắc hẳn bạn đọc đã biết được những điều cần lưu ý khi viết mail. Tuy nhiên, StudentJob xin đưa ra thêm những "mẹo" khi viết một mail xin việc để đảm bảo rằng mail xin việc gửi đến nhà tuyển dụng của bạn có hiệu quả tốt nhất:

• Tùy chỉnh cho từng công ty: Mỗi công ty có môi trường và giá trị riêng. Điều chỉnh nội dung mail để thể hiện rằng bạn đã tìm hiểu về công ty và làm sao kỹ năng của bạn phù hợp.
• Kiểm tra chính tả và ngữ pháp: Một mail có chứa lỗi chính tả hoặc ngữ pháp có thể tạo ra ấn tượng không tốt. Sử dụng công cụ kiểm tra chính tả và đọc lại mail trước khi gửi.
• Súc tích và rõ ràng: Giới hạn độ dài mail để nó không quá dài và mất thời gian của người đọc. Tuy nhiên, vẫn cần đảm bảo rằng mail cung cấp đủ thông tin để thể hiện giá trị của bạn.
• Gửi thử trước khi gửi chính thức: Trước khi gửi mail chính thức, bạn nên gửi thử cho bạn bè hoặc người thân để họ đánh giá và đưa ra ý kiến. Điều này giúp bạn nhận được phản hồi từ người ngoại trệ và cải thiện mail của mình.

Viết mail xin việc chuyên nghiệp là cơ hội để bạn thể hiện tố chất và khả năng của mình. Bằng cách làm theo các hướng dẫn và lưu ý trên của StudentJob, bạn có thể tạo ra một bức tranh rõ ràng và hấp dẫn về bản thân cho nhà tuyển dụng. Hãy nhớ rằng tính chuyên nghiệp và sự chú tâm đến chi tiết sẽ là chìa khóa để thu hút sự chú ý của họ và nâng cao cơ hội thành công trong việc ứng tuyển.

Có thể bạn quan tâm: Chat GPT là gì? TOP 10 Cách sử dụng Chat GPT cho sinh viên