Kỹ năng làm việc nhóm là gì? Lợi ích & Kỹ năng liên quan

Kỹ năng làm việc nhóm là gì?

Kỹ năng làm việc nhóm là một trong những kỹ năng quan trọng nhất để làm việc hiệu quả

Kỹ năng làm việc nhóm là khả năng hợp tác, cùng làm việc giữa một nhóm người phối hợp cùng nhau tìm cách giải quyết một công việc chung. Họ có sự gắn kết với nhau về nhiều mặt như: thông tin, kỹ năng, nhân lực, mục tiêu, v.v. Làm việc nhóm là một kỹ năng mềm quan trọng mà bất kỳ cá nhân nào cũng nên có.

Có thể điểm mặt chỉ tên một số lợi ích của kỹ năng làm việc nhóm như sau:

• Giúp hoàn thành công việc hiệu quả hơn: Khi làm việc nhóm, các thành viên có thể cùng nhau chia sẻ kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm để giải quyết công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn.
• Giúp phát triển kỹ năng mềm: Làm việc nhóm giúp chúng ta phát triển các kỹ năng mềm quan trọng như giao tiếp, lãnh đạo, giải quyết vấn đề, hợp tác,...
• Tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp: Làm việc nhóm giúp chúng ta xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với đồng nghiệp, tạo ra môi trường làm việc tích cực và hiệu quả.

>> Đọc thêm nội dung liên quan đến hội nhóm: Phỏng vấn nhóm là gì? Mẹo phỏng vấn nhóm bạn cần biết

Hiệu quả công việc đạt được từ kỹ năng làm việc nhóm

Từ thực tế ta có thể thấy được rằng làm việc nhóm có rất nhiều điểm tích cực như:

• Đa dạng ý tưởng.
• Giảm đi áp lực công việc.
• Rút ngắn thời gian hoàn thành công việc.
• Tập trung phát huy thế mạnh của cá nhân.
• Tăng sự đoàn kết trong tập thể.

Cùng StudentJob dẫn bạn đi sâu hơn vào từng ích lợi có được từ kỹ năng làm việc nhóm nhé!

1. Đa dạng ý tưởng khi làm việc nhóm

Kỹ năng làm việc nhóm giúp đội nhóm bổ sung ý tưởng và trao đổi chúng với nhau, từ đó tạo thành những mảnh ghép còn thiếu

Làm việc nhóm có nhiều lợi ích hơn làm việc độc lập, đặc biệt là trong việc thúc đẩy tư duy sáng tạo.

Khi làm việc độc lập, chúng ta thường bị giới hạn bởi kiến thức và kinh nghiệm của bản thân. Chúng ta có thể gặp khó khăn trong việc tìm ra những giải pháp mới mẻ, sáng tạo. Tuy nhiên, khi làm việc nhóm, chúng ta có thể tận dụng kiến thức và kinh nghiệm của nhiều người khác nhau. Qua đó, giúp chúng ta có cái nhìn đa chiều về vấn đề và dễ dàng tìm ra những ý tưởng mới.

Ngoài ra, làm việc nhóm cũng giúp chúng ta thoát khỏi cảm giác căng thẳng, áp lực, stress. Khi làm việc độc lập, chúng ta phải tự chịu trách nhiệm về kết quả công việc của mình. Điều này có thể khiến chúng ta cảm thấy lo lắng, thậm chí là sợ hãi, tự hỏi rằng liệu chúng ta có đang làm đúng hay không.

Tuy nhiên, khi làm việc nhóm, chúng ta có thể chia sẻ trách nhiệm với những người khác. Điều này giúp chúng ta cảm thấy thoải mái và tự tin hơn, từ đó thúc đẩy tư duy sáng tạo trong công việc.

2. Làm việc nhóm giúp giảm đi áp lực công việc

Làm việc nhóm giúp giảm đi áp lực công việc. Khi làm việc độc lập, chúng ta phải tự chịu trách nhiệm về toàn bộ công việc, từ đó dẫn đến cảm giác căng thẳng, áp lực. Tuy nhiên, khi làm việc nhóm, khối lượng công việc được chia nhỏ cho các thành viên trong nhóm. Điều này giúp mỗi người cảm thấy nhẹ nhàng hơn, không phải chịu quá nhiều áp lực.

Một nghiên cứu của Đại học Harvard đã chỉ ra rằng, những người làm việc nhóm có xu hướng cảm thấy hạnh phúc và hài lòng với công việc hơn những người làm việc độc lập. Chuyện này có thể là do làm việc nhóm giúp giảm bớt áp lực công việc và tạo ra môi trường làm việc tích cực hơn.

3. Rút ngắn thời gian hoàn thành công việc

Làm việc nhóm có thể rút ngắn thời gian hoàn thành công việc, tối ưu hiệu suất công việc thông qua phân chia việc làm

Việc chia nhỏ công việc cho từng thành viên là một cách hiệu quả để rút ngắn thời gian hoàn thành công việc. Khi mỗi thành viên chỉ tập trung vào một nhiệm vụ cụ thể, họ sẽ có thể hoàn thành nhiệm vụ đó nhanh hơn và hiệu quả hơn. Ngoài ra, việc chia nhỏ công việc cũng giúp giảm thiểu sự trùng lặp và lãng phí thời gian.

Trong trường hợp của một số công việc, việc chia nhỏ công việc có thể giúp giảm từ 20 - 30% khối lượng công việc cần giải quyết. Điều này cho thấy rằng việc chia nhỏ công việc là một cách hiệu quả để rút ngắn thời gian hoàn thành công việc.

Tuy nhiên, để đảm bảo công việc được hoàn thành hiệu quả, bạn đọc cần lưu ý những vấn đề sau:

• Phân tích công việc một cách cẩn thận để đảm bảo rằng các nhiệm vụ được chia nhỏ một cách hợp lý.
• Xác định các thành viên phù hợp cho từng nhiệm vụ.
• Thiết lập các mốc thời gian cụ thể cho từng nhiệm vụ.
• Theo dõi tiến độ của công việc và thực hiện điều chỉnh khi cần thiết.

4. Tập trung phát huy thế mạnh của cá nhân

Mỗi cá nhân đều có những điểm manh, điểm yếu, có kinh nghiệm, kiến thức và kỹ năng khác nhau. Việc phân công công việc dựa trên thế mạnh của từng cá nhân sẽ giúp mỗi người phát huy tối đa khả năng của mình, từ đó nâng cao hiệu quả công việc chung của cả nhóm.

Cụ thể, khi được giao công việc phù hợp với thế mạnh của mình, mỗi cá nhân sẽ cảm thấy hứng thú và có động lực làm việc hơn. Họ sẽ có thể tập trung, sáng tạo và hoàn thành công việc một cách tốt nhất. Ngoài ra, việc phân công công việc dựa trên thế mạnh của cá nhân cũng giúp tránh tình trạng quá tải hoặc thiếu hụt nhân lực ở một số vị trí.

>> Bạn có thể tham khảo nội dung về phát triển bản thân: Thế nào là tự học? Hướng dẫn cách tự học hiệu quả cho người đi làm

5. Tăng sự đoàn kết trong tập thể

Trong một tổ chức, tình đoàn kết là không thể thiếu và được coi là điều kiện tiên quyết để xây dựng một tổ chức mạnh mẽ và phát triển. Bất kỳ môi trường nào, từ học đường đến môi trường làm việc, đều cần sự đoàn kết để tận dụng sức mạnh đó và đạt đến những thành công lớn. Đoàn kết cũng là giá trị quý báu của dân tộc, được kế thừa và truyền đạt qua các thế hệ.

Mỗi cá nhân đều mang theo điểm mạnh và yếu của mình. Khi chúng ta hòa mình vào tinh thần đoàn kết trong một nhóm, chúng ta có cơ hội nhận sự hỗ trợ từ đồng đội, tận dụng sức mạnh của mỗi cá nhân và vượt qua nhược điểm. Qua đó, chúng ta xây dựng lên một tập thể mạnh mẽ, có khả năng đối mặt và vượt qua mọi thách thức, dẫn đến thành công không ngừng trong mọi hoạt động.

Những kỹ năng quan trọng cần có để làm việc nhóm hiệu quả

Cùng StudentJob tìm hiểu những kỹ năng quan trọng để có thể làm việc nhóm hiệu quả nhé:

1. Kỹ năng giao tiếp

Khi làm việc nhóm thì kỹ năng giao tiếp với các thành viên trong nhóm là điều không thể thiếu

Giao tiếp là một trong những kỹ năng quan trọng hàng đầu của con người. Đây là kỹ năng truyền tải thông tin, ý nghĩ của một chủ thể, cá nhân qua việc nói, hành động, biểu tượng, hình ảnh, v.v. cho chủ thể, cá nhân khác hiểu được. Giao tiếp có thể thể hiện qua các hình thức như:

• Thông qua trực quan: hình ảnh, nói chuyện, v.v.
• Thông qua giác quan: thính giác, xúc giác, v.v.
• Các phương tiện điện tử: email, messenger, v.v.
• Hay thậm chí là giao tiếp phi ngôn ngữ.

Giao tiếp là nền tảng của làm việc nhóm hiệu quả. Khi làm việc nhóm, các thành viên cần phải trao đổi thông tin, ý tưởng, suy nghĩ và cảm xúc với nhau một cách hiệu quả để có thể hợp tác và phối hợp nhịp nhàng để hoàn thành mục tiêu chung.

Như vậy, giao tiếp là một kỹ năng quan trọng và cần thiết cho kỹ năng làm việc nhóm. Việc rèn luyện kỹ năng giao tiếp hiệu quả sẽ giúp các thành viên trong nhóm có thể hợp tác và phối hợp nhịp nhàng để hoàn thành mục tiêu chung một cách hiệu quả.

>> Tìm hiểu thêm về cách làm quen và giao tiếp với người lạ.

2. Kỹ năng hòa giải

Kỹ năng hòa giải đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì sự đồng thuận và hiệu suất làm việc trong mọi nhóm. Mặc dù mọi người có quyền bình đẳng và tự do diễn đạt ý kiến riêng, nhưng điều này có thể dẫn đến sự bất đồng quan điểm, thậm chí là xung đột.

Trong tình huống này, quan trọng là duy trì sự bình tĩnh và hòa giải bằng cách cùng nhau phân tích và thảo luận về các quan điểm, làm rõ điểm đúng và sai, cái hợp lý và cái không hợp lý, để đưa ra quyết định phù hợp nhất với lợi ích chung của toàn nhóm.

Kỹ năng hòa giải không chỉ là trách nhiệm của trưởng nhóm mà còn là trách nhiệm của tất cả các thành viên. Tinh thần tôn trọng và sẵn sàng nhận thức về những hạn chế cá nhân giúp tạo ra một môi trường làm việc thoải mái, nơi mọi người cảm thấy tự do diễn đạt ý kiến mà không sợ bị đánh giá hay phê phán. Qua đó, làm cho quá trình làm việc trở nên hiệu quả và góp phần vào sự thành công của nhóm.

3. Kỹ năng lắng nghe

Lắng nghe, thấu hiểu, tôn trọng và phản hồi là những yếu tố cực kỳ quan trọng để duy trì một môi trường làm việc tích cực và hiệu quả trong nhóm.

Trong quá trình giao tiếp, việc lắng nghe và thấu hiểu ý kiến của đồng đội là không thể phủ nhận. "Người nói phải có người nghe" để tạo nên sự tôn trọng và công bằng trong nhóm. Việc không phán xét hay bác bỏ ý kiến, mà thay vào đó là thể hiện sự tôn trọng, giúp tạo ra một không khí tích cực và khuyến khích sự tự do diễn đạt ý kiến.

Tuy nhiên, sự tương tác không chỉ dừng lại ở việc lắng nghe. Để xây dựng sự kết nối giữa các thành viên, phản hồi là quan trọng. Việc chia sẻ quan điểm và ý kiến sau khi lắng nghe không chỉ củng cố hiểu biết mà còn tạo điều kiện cho cuộc thảo luận.

Qua cách này, nhóm có thể đưa ra lựa chọn chung phản ánh sự đa dạng ý kiến và tạo ra quyết định cuối cùng phù hợp với mục tiêu và công việc của toàn nhóm.

4. Kỹ năng giải quyết vấn đề

Làm việc nhóm đóng góp ý tưởng khiến những vấn đề rắc rối dễ dàng được giải quyết hơn

Phân tích và giải quyết vấn đề là cặp kỹ năng không thể thiếu, đặc biệt là trong môi trường học tập và công việc, cũng như khi làm việc nhóm.

Chẳng hạn, khi nhóm bạn đối mặt với dự án xây dựng chiến lược bán hàng cho công ty thời trang A, kỹ năng phân tích là quan trọng để hiểu rõ thị trường và đối tượng khách hàng. Việc đặt ra các câu hỏi như "Nhóm khách hàng mục tiêu là ai?", "Nhu cầu của người tiêu dùng là gì?", và "Có bao nhiêu đối thủ cạnh tranh?" giúp xác định rõ hướng đi cho chiến lược bán hàng.

Sau khi đã phân tích, kỹ năng giải quyết vấn đề trở nên quan trọng để đưa ra những chiến lược bán hàng phù hợp. Ví dụ, nếu nhóm khách hàng là người 18-27 tuổi và mặt hàng chủ đạo là T-shirt, các chiến lược như mua 1 tặng 1, giờ vàng săn deal, hoặc freeship khi mua một lượng sản phẩm nhất định có thể được đề xuất.

Sự linh hoạt và sáng tạo trong việc giải quyết vấn đề giúp tạo ra những chiến lược mang lại hiệu quả và thu hút khách hàng. Để hiểu rõ hơn về kỹ năng giải quyết vấn đề, bạn có thể tham khảo nội dung về Quy trình 6 Bước giải quyết vấn đề một cách hiệu quả được biên soạn bởi StudentJob, trong bài viết này chúng tôi cũng có bàn luận đến những cách đưa ra quyết định một cách hiệu quả, một kỹ năng cần thiết không kém trong làm việc nhóm. 

5. Kỹ năng đưa ra quyết định

Quyết định đóng vai trò quan trọng trong quá trình làm việc nhóm, đặc biệt khi đối mặt với nhiều phương án giải quyết vấn đề. Để đảm bảo sự hiệu quả, nhóm cần cùng nhau xem xét và đánh giá từng phương án trước khi đưa ra quyết định cuối cùng. Đánh giá có thể dựa trên các tiêu chí sau:

• Sự an toàn của phương án: Đảm bảo rằng phương án không gây nguy hiểm hoặc tác động tiêu cực đến môi trường làm việc và thành viên trong nhóm.
• Khả năng thực thi: Đánh giá xem phương án có khả năng triển khai và thực hiện được không.
• Tính phù hợp của phương án đối với vấn đề: Xác định xem phương án có giải quyết được vấn đề cơ bản hay không, và mức độ phù hợp với mục tiêu của nhóm.
• Thời gian hoàn thành dự kiến: Ước tính thời gian cần thiết để triển khai phương án và xem xét xem có đảm bảo tiến độ làm việc hay không.
• Tài chính: Đánh giá nguồn lực tài chính cần thiết để thực hiện phương án và xem xét xem nhóm có khả năng chi trả hay không.

Sau khi đánh giá kỹ lưỡng theo các tiêu chí trên, nhóm cần đưa ra quyết định cuối cùng, chọn ra phương án tối ưu nhất để thực hiện. Quá trình này cần sự thảo luận tích cực và sự thống nhất từ tất cả các thành viên để đảm bảo sự hỗ trợ và cam kết từ cả nhóm.

6. Kỹ năng lên kế hoạch

Lên kế hoạch là một phần quan trọng để đảm bảo sự hiệu quả trong công việc nhóm. Điều này đòi hỏi sự tổ chức cẩn thận và theo dõi đều đặn để đảm bảo mọi thành viên đều đóng góp và công việc được hoàn thành đúng hạn.

Dưới đây là một mô hình nhỏ về bảng kế hoạch mà bạn có thể sử dụng để hình dung ra những bản kế hoạch chi tiết hơn của đội nhóm:

• Mục Tiêu Công Việc: Xác định rõ mục tiêu chung của công việc nhóm.
• Chia Nhỏ Công Việc: Phân chia nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên dựa trên kỹ năng và chuyên môn của họ.
• Những Công Việc Cần Thực Hiện: Liệt kê chi tiết các công việc cần thực hiện để đạt được mục tiêu.
• Thời Hạn Cho Từng Đầu Việc: Gán thời hạn cụ thể cho mỗi công việc, tạo áp lực tích cực để hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn.
• Thời Gian Dự Kiến Hoàn Thiện Công Việc: Xác định thời gian ước tính mà nhóm dự kiến sẽ hoàn thiện toàn bộ công việc.

Một bảng kế hoạch chặt chẽ và minh bạch giúp nhóm duy trì sự tổ chức, tăng tính minh bạch và giảm thiểu rủi ro của việc lạc lõng trong quá trình làm việc. Trong trường hợp bạn chưa có phần mềm để lên kế hoạch và phân công công việc cho từng thành viên trong nhóm thì có thể tham khảo TOP 25 phần mềm quản lý team review bởi Scoro để tham khảo. Trong đó Asana là một phần mềm khá tốt và có free plan mà bạn có thể thử ngay.

Lời kết.

Các nhà tuyển dụng luôn có ấn tượng tốt với các ứng viên có kỹ năng làm việc nhóm xuất sắc. Do đó, hãy thể hiện rõ kỹ năng này trong CV hay trong buổi phỏng vấn trực tiếp nhé. Nếu bạn từng đi làm, điều này là khá dễ dàng đối với bạn vì bạn có cơ hội làm việc nhóm qua công việc cụ thể. Trong trường hợp bạn chưa có việc làm và muốn thử sức thì đừng gần ngại nộp CV ở trang tìm việc và tuyển dụng nhanh của StudentJob để tìm kiếm cho mình một công việc phù hợp. Chúc bạn thành công trong công việc.