Hướng dẫn cách viết Email xác nhận phỏng vấn xin việc

Thư xác nhận phỏng vấn xin việc là gì?

Thư xác nhận phỏng vấn xin việc là một văn bản thông báo được viết bằng email của ứng viên gửi đến nhà tuyển dụng sau khi nhận được lời mời phỏng vấn. Thư xác nhận có hai ý nghĩa chính:

• Giúp nhà tuyển dụng sắp xếp lịch phỏng vấn phù hợp: Thư xác nhận giúp nhà tuyển dụng biết được ứng viên có thể tham gia buổi phỏng vấn hay không, đồng thời nắm được thời gian và địa điểm phỏng vấn phù hợp với ứng viên. Điều này giúp nhà tuyển dụng sắp xếp lịch phỏng vấn một cách thuận tiện và hiệu quả hơn.
• Giúp ứng viên chủ động hơn trong cuộc hẹn phỏng vấn: Thư xác nhận giúp ứng viên xác nhận lại thời gian và địa điểm phỏng vấn, đồng thời thể hiện sự quan tâm và mong muốn được tham gia buổi phỏng vấn của mình. Điều này giúp ứng viên chủ động hơn trong việc chuẩn bị cho buổi phỏng vấn và thể hiện sự chuyên nghiệp trong mắt nhà tuyển dụng.

>>>Tìm hiểu thêm: Cách viết đơn xin việc làm ấn tượng cho sinh viên mới ra trường

Để viết email xác nhận phỏng vấn xin việc chuyên nghiệp bao gồm những nội dung chính sau:

Phần tiêu đề của Email xác nhận PV xin việc

Dòng tiêu đề là một phần quan trọng không thể thiếu trong mỗi email. Nội dung này hiển thị ra bên ngoài nên nó quyết định người nhận có đọc tin nhắn hay không. Nếu bạn viết thư xác nhận phỏng vấn xin việc mà không có tiêu đề, tỷ lệ cao nhà tuyển dụng sẽ bỏ qua, coi đó là thư rác.

Dòng chủ đề của bức thư có thể bao gồm: Chức danh công việc và tên ứng viên.

Ví dụ: Tiêu đề nên là [Họ và tên] – [Vị trí ứng tuyển] – [Xác nhận/Từ chối lời mời phỏng vấn].

Tiêu đề cần ngắn gọn, rõ ràng, súc tích để nhà tuyển dụng nắm được những thông tin cơ bản và sắp xếp thời gian phỏng vấn đúng lịch, thuận tiện cho cả hai bên.

Phần nội dung của Email xác nhận PV xin việc

Để thư xác nhận phỏng vấn đạt chuẩn chúng ta cần đảm bảo có đầy đủ các phần: Lời chào, lý do viết thư, lời cảm ơn và chữ ký. Cùng tìm hiểu chi tiết những lưu ý khi viết các phần này trong thư xác nhận phỏng vấn xin việc nhé.

Lời chào hỏi trong thư xác nhận PV xin việc

Lời chào là phần quan trọng đầu tiên trong thư xác nhận phỏng vấn xin việc. Lời chào lịch sự, thể hiện sự tôn trọng đối với nhà tuyển dụng sẽ tạo ấn tượng tốt cho ứng viên. Lời chào trong thư xác nhận phỏng vấn xin việc thường bao gồm các thông tin sau:

• Tên người nhận: Bạn có thể sử dụng tên của người đã gửi thư mời phỏng vấn cho bạn. Nếu bạn không biết tên người nhận, bạn có thể sử dụng tên chức danh của họ, chẳng hạn như "Ms./Mr. [Tên chức danh]" hoặc "Dear [Tên công ty]".
• Câu chào hỏi: Bạn có thể sử dụng các câu chào hỏi lịch sự, chẳng hạn như "Kính gửi", "Dear", "Hello".

Ví dụ:

• Kính gửi Ms./Mr. [Tên người nhận],
• Dear [Tên chức danh],
• Hello [Tên công ty],

Ngoài lời chào, bạn cũng có thể thể hiện sự cảm ơn và mong muốn tìm hiểu thêm về vị trí ứng tuyển trong phần này. Điều này sẽ giúp nhà tuyển dụng thấy được sự quan tâm của bạn đối với vị trí và công ty.

Lý do gửi thư xác nhận PV xin việc

Phần thân của thư xác nhận phỏng vấn xin việc là phần quan trọng nhất, quyết định mục đích của thư là xác nhận phỏng vấn hay từ chối phỏng vấn. Phần thân của thư xác nhận phỏng vấn xin việc thường bao gồm các thông tin sau:

• Xác nhận phỏng vấn: Bạn cần xác nhận lại thời gian, địa điểm phỏng vấn và sự sẵn sàng tham gia buổi phỏng vấn của mình.
• Lý do từ chối phỏng vấn: Nếu bạn quyết định từ chối phỏng vấn, bạn cần nêu rõ lý do từ chối của mình.

Ví dụ:

Xác nhận phỏng vấn

Kính gửi Ms./Mr. [Tên người nhận],

Tôi viết thư này để xác nhận rằng tôi sẽ tham gia buổi phỏng vấn cho vị trí [Tên vị trí] tại [Tên công ty] vào [Ngày] lúc [Giờ] tại [Địa điểm].

Tôi rất mong được gặp gỡ Quý công ty và trao đổi thêm về vị trí này.

Từ chối phỏng vấn

Kính gửi Ms./Mr. [Tên người nhận],

Tôi rất vui khi nhận được lời mời phỏng vấn cho vị trí [Tên vị trí] tại [Tên công ty]. Tuy nhiên, tôi rất tiếc phải thông báo rằng tôi không thể tham gia buổi phỏng vấn vào [Ngày] lúc [Giờ].

Lý do từ chối của tôi là [Lý do].

Tôi xin chân thành cảm ơn Quý công ty đã dành thời gian và cơ hội này cho tôi.

Ngoài ra, trong phần thân thư, bạn cũng có thể đề cập đến một số thông tin khác, chẳng hạn như:

• Thể hiện sự quan tâm của bạn đối với vị trí và công ty: Bạn có thể chia sẻ lý do bạn quan tâm đến vị trí và công ty, hoặc các kỹ năng và kinh nghiệm mà bạn có thể mang lại cho công ty.
• Hỏi thêm thông tin về buổi phỏng vấn: Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào về buổi phỏng vấn, bạn có thể hỏi nhà tuyển dụng trong phần này.

Lời cảm ơn trong thư xác nhận PV xin việc

Lời cảm ơn là một phần quan trọng không thể thiếu trong thư xác nhận phỏng vấn xin việc. Lời cảm ơn thể hiện sự trân trọng của ứng viên đối với cơ hội được phỏng vấn của mình.

Phần kết của thư xác nhận phỏng vấn xin việc thường bao gồm các thông tin sau:

• Lời cảm ơn: Bạn cần gửi lời cảm ơn đến nhà tuyển dụng đã dành thời gian và cơ hội cho bạn.
• Lời hứa đến đúng giờ: Bạn cần thể hiện sự cam kết của mình về việc tham gia buổi phỏng vấn đúng giờ.

Phần chữ ký cuối thư xác nhận PV xin việc

Chữ ký email là một phần quan trọng của thư xác nhận phỏng vấn xin việc, giúp nhà tuyển dụng dễ dàng liên hệ với bạn trong trường hợp có vấn đề. Chữ ký email thường bao gồm các thông tin sau:

• Tên và chức danh: Bạn có thể sử dụng tên đầy đủ hoặc tên viết tắt, kèm theo chức danh của bạn nếu có.
• Thông tin liên hệ: Bạn cần cung cấp đầy đủ thông tin liên hệ của mình, bao gồm số điện thoại, địa chỉ email và địa chỉ liên hệ (nếu có).

>>>Tim hiểu thêm: Chia sẻ 3 mẫu trả lời thư nhận việc khéo léo nhất

Một Số Mẫu Email Xác Nhận Phỏng Vấn Xin Việc

Sau đây, chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn đọc mẫu email xác nhận PV xin việc và mẫu email từ chối PV xin việc. Bạn hoàn toàn có thể tuỳ chỉnh mẫu email sao cho phù hợp với văn phong và đặc thù công việc của bạn.

Mẫu Email xác nhận phỏng vấn xin việc

Tiêu đề: [Tên ứng viên] - [Vị trí ứng tuyển] - Xác nhận phỏng vấn

Kính gửi [Tên người nhận],

Tôi viết thư này để xác nhận rằng tôi sẽ tham gia buổi phỏng vấn cho vị trí [Tên vị trí] tại [Tên công ty] vào [Ngày] lúc [Giờ] tại [Địa điểm].

Tôi rất mong được gặp gỡ Quý công ty và trao đổi thêm về vị trí này. Tôi tin rằng với kinh nghiệm và kỹ năng của mình, tôi có thể đáp ứng được yêu cầu của vị trí và đóng góp cho sự phát triển của Quý công ty.

Tôi sẽ đến phỏng vấn đúng giờ.

Tôi xin chân thành cảm ơn Quý công ty đã dành thời gian và cơ hội này cho tôi.

Trân trọng, [Tên ứng viên]

[Tên ứng viên] [Chức danh] [Số điện thoại] [Email] [Địa chỉ]

Mẫu Email từ chối phỏng vấn xin việc

Tiêu đề: [Tên ứng viên] - [Vị trí ứng tuyển] - Từ chối phỏng vấn

Kính gửi [Tên người nhận],

Tôi rất vui khi nhận được lời mời phỏng vấn cho vị trí [Tên vị trí] tại [Tên công ty]. Tuy nhiên, tôi rất tiếc phải thông báo rằng tôi không thể tham gia buổi phỏng vấn vào [Ngày] lúc [Giờ].

Lý do từ chối của tôi là [Lý do].

Tôi xin chân thành cảm ơn Quý công ty đã dành thời gian và cơ hội này cho tôi.

Trân trọng, [Tên ứng viên]

Chữ ký: [Tên ứng viên] [Chức danh] [Số điện thoại] [Email] [Địa chỉ]

>>>Tìm hiểu thêm: Cách viết mail hỏi kết quả phỏng vấn

Cần lưu ý điều gì khi đi phỏng vấn xin việc?

Để cuộc phỏng vấn diễn ra tốt đẹp, ứng viên cần chuẩn bị kỹ lưỡng cả về kiến thức, kỹ năng và thái độ.

Trang phục là yếu tố đầu tiên mà nhà tuyển dụng đánh giá về ứng viên. Bạn nên lựa chọn trang phục lịch sự, phù hợp với môi trường làm việc của công ty. Bạn có thể tham khảo trang phục của nhân viên công ty để có lựa chọn phù hợp nhất.

Thời gian là yếu tố quan trọng không kém. Bạn nên đến sớm hơn 10 phút so với giờ hẹn để có thời gian ổn định tâm lý và chuẩn bị sẵn sàng cho buổi phỏng vấn.

Ngôn ngữ cơ thể cũng là yếu tố quan trọng giúp bạn thể hiện sự tự tin và chuyên nghiệp trong buổi phỏng vấn. Bạn nên đứng thẳng, giữ lưng thẳng, nhìn thẳng vào người phỏng vấn và nói chuyện rõ ràng, mạch lạc.

Kỹ năng lắng nghe và đặt câu hỏi là những kỹ năng cần thiết để bạn thể hiện sự quan tâm và hiểu biết về công ty và vị trí ứng tuyển. Bạn nên lắng nghe kỹ câu hỏi của người phỏng vấn và trả lời một cách rõ ràng, ngắn gọn, súc tích. Bạn cũng có thể đặt câu hỏi cho người phỏng vấn để tìm hiểu thêm về công ty và vị trí ứng tuyển.

Sử dụng các từ khóa trong mô tả công việc sẽ giúp bạn thể hiện được sự phù hợp của bạn với vị trí ứng tuyển. Bạn nên tìm hiểu kỹ mô tả công việc và sử dụng các từ khóa đó trong câu trả lời của mình.

Lời cảm ơn là cách thể hiện sự lịch sự và trân trọng của bạn đối với nhà tuyển dụng. Bạn nên gửi lời cảm ơn đến người phỏng vấn ngay sau khi cuộc phỏng vấn kết thúc.

Lịch sự với những người xung quanh cũng là một yếu tố quan trọng giúp bạn ghi điểm trong mắt nhà tuyển dụng. Bạn nên lịch sự với nhân viên công ty, lễ tân và những người khác mà bạn gặp trong quá trình phỏng vấn.

Ngoài những kinh nghiệm trên, bạn cũng cần chuẩn bị kỹ lưỡng kiến thức về công ty và vị trí ứng tuyển. Bạn nên tìm hiểu về lịch sử hình thành, lĩnh vực hoạt động, văn hóa công ty, các sản phẩm/dịch vụ của công ty,... Bạn cũng nên tìm hiểu về yêu cầu của vị trí ứng tuyển, bao gồm các kỹ năng, kinh nghiệm,... cần thiết.

Chúc bạn thành công trong buổi phỏng vấn!

Lời kết

Bài viết trên đã cung cấp những thông tin chi tiết về cách viết thư xác nhận phỏng vấn xin việc hấp dẫn và hiệu quả nhất. Thư xác nhận phỏng vấn là một trong những yếu tố quan trọng giúp bạn ghi điểm trong mắt nhà tuyển dụng. Một bức thư xác nhận phỏng vấn chuyên nghiệp sẽ thể hiện sự quan tâm của bạn đối với vị trí và công ty, cũng như sự tôn trọng của bạn đối với nhà tuyển dụng.

Nếu bạn chưa nhận được lời mời phỏng vấn từ bất kỳ đơn vị nào, bạn có thể truy cập StudentJob để tìm kiếm cơ hội việc làm phù hợp với mình. StudentJob là một trang web tuyển dụng uy tín, cung cấp nhiều cơ hội việc làm hấp dẫn cho sinh viên và người mới ra trường. Chúc bạn sớm tìm được công việc ưng ý và phỏng vấn thành công!