Việc làm cho sinh viên Đại học Sư phạm Kỹ thuật Vinh

Tổng Quan Vị Trí

TA Sales Executive chịu trách nhiệm tìm kiếm, tư vấn, chăm sóc và phát triển nhóm khách hàng Travel Agent/Đại lý du lịch nhằm thúc đẩy doanh thu phòng, dịch vụ lưu trú và các sản phẩm liên quan của khách sạn. Vị trí này trực tiếp làm việc với các công ty du lịch, OTA/TA, đối tác lữ hành và các đơn vị khai thác nguồn khách đoàn, khách FIT, khách inbound/outbound theo định hướng kinh doanh của khách sạn.

I. Mô tả công việc

1. Phát triển khách hàng và doanh thu từ Travel Agent

• Tìm kiếm, tiếp cận và phát triển nguồn khách hàng mới là các công ty du lịch, đại lý lữ hành, OTA/TA, đối tác inbound/outbound và các đơn vị khai thác khách đoàn.
• Duy trì và chăm sóc mối quan hệ với khách hàng hiện tại, đảm bảo nguồn booking ổn định cho khách sạn.
• Tư vấn, giới thiệu các sản phẩm và dịch vụ của khách sạn như phòng nghỉ, gói lưu trú, F&B, hội nghị, tiệc và các dịch vụ liên quan.
• Thực hiện các hoạt động bán hàng nhằm đạt chỉ tiêu doanh thu được giao từ phân khúc TA.

2. Tư vấn và xử lý yêu cầu khách hàng

• Tiếp nhận yêu cầu đặt phòng, báo giá, hợp đồng giá, chính sách hợp tác và các nhu cầu liên quan từ đối tác Travel Agent.
• Soạn thảo báo giá, proposal, hợp đồng, rate agreement và các tài liệu liên quan đến hoạt động kinh doanh.
• Theo dõi quá trình xác nhận booking, hợp đồng, thanh toán, công nợ và phản hồi từ khách hàng.
• Đảm bảo đối tác được hỗ trợ kịp thời, chính xác và chuyên nghiệp trong suốt quá trình hợp tác.

3. Phối hợp vận hành dịch vụ

• Phối hợp với các bộ phận Reservation, Front Office, F&B, Housekeeping, Accounting và Operations để triển khai dịch vụ theo đúng yêu cầu của khách hàng.
• Đảm bảo thông tin booking, số lượng khách, lịch trình lưu trú, yêu cầu đặc biệt và các chính sách giá được truyền đạt đầy đủ đến các bộ phận liên quan.
• Sắp xếp và tham gia site inspection, gặp gỡ đối tác, đón tiếp khách hàng và hỗ trợ các hoạt động bán hàng khi cần thiết.
• Theo dõi chất lượng dịch vụ và ghi nhận phản hồi của đối tác sau khi khách sử dụng dịch vụ.

4. Phối hợp cùng Marketing

• Phối hợp triển khai các chương trình khuyến mãi, chiến dịch bán hàng và hoạt động quảng bá sản phẩm lưu trú của khách sạn.
• Cập nhật thông tin về sản phẩm, dịch vụ, giá bán, chính sách và chương trình ưu đãi để phục vụ hoạt động kinh doanh với các đối tác TA.
• Hỗ trợ chuẩn bị tài liệu bán hàng, nội dung giới thiệu khách sạn, hình ảnh phòng nghỉ, gói dịch vụ và các thông tin cần thiết cho khách hàng.

• Xây dựng kế hoạch và tổ chức triển khai các hoạt động hành chính của Văn phòng.
• Phân công, điều phối và giám sát công việc của đội ngũ Nhân viên Hành chính.
• Kiểm soát chất lượng dịch vụ hành chính, đảm bảo đáp ứng kịp thời nhu cầu của các phòng ban.
• Đề xuất cải tiến quy trình, biểu mẫu và tiêu chuẩn dịch vụ hành chính nhằm nâng cao hiệu quả vận hành.

2. Quản trị tài sản và cơ sở vật chất:

• Quản lý toàn bộ tài sản, trang thiết bị, văn phòng phẩm và cơ sở vật chất của Văn phòng.
• Kiểm soát việc cấp phát, thu hồi, điều chuyển và kiểm kê tài sản định kỳ.
• Giám sát việc bảo trì, sửa chữa, vệ sinh, cảnh quan và các dịch vụ thuê ngoài.

3. Quản lý ngân sách và mua sắm hành chính:

• Lập kế hoạch ngân sách hành chính hàng năm.
• Kiểm soát chi phí hành chính theo ngân sách được phê duyệt.
• Tổ chức lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán và quản lý chất lượng dịch vụ.
• Theo dõi hợp đồng, thanh toán và đánh giá hiệu quả nhà cung cấp.

4. Công tác văn thư - lưu trữ:

• Kiểm soát việc tiếp nhận, phát hành và lưu trữ hồ sơ, tài liệu.
• Đảm bảo hồ sơ hành chính được lưu trữ đầy đủ, khoa học và bảo mật.
• Kiểm soát việc trình ký và luân chuyển văn bản theo quy định.

5. Công tác hậu cần và sự kiện:

• Chủ trì tổ chức hậu cần cho các cuộc họp, hội nghị, sự kiện nội bộ.
• Điều phối công tác tiếp đón lãnh đạo Tập đoàn, đối tác và các đoàn khách.
• Kiểm soát việc đặt phòng họp, phương tiện, khách sạn, vé máy bay và các dịch vụ liên quan.

6. Quản lý nhà cung cấp:

• Thiết lập và duy trì mối quan hệ với các nhà cung cấp dịch vụ.
• Đánh giá định kỳ chất lượng nhà cung cấp.
• Kiểm soát việc thực hiện hợp đồng và SLA.

7. Báo cáo và quản trị đội ngũ:

• Lập các báo cáo định kỳ về tài sản, ngân sách, chi phí hành chính và hiệu quả vận hành.
• Hướng dẫn, đào tạo và kèm cặp Nhân viên Hành chính.
• Đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên theo phân công của cấp quản lý.
• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo chỉ đạo của Ban Lãnh đạo.

Theo dõi, tổng hợp và kiểm tra hồ sơ thanh toán hàng tháng từ các cơ sở/chi nhánh.

Phối hợp với các phòng ban và nhà cung cấp để hoàn thiện hồ sơ thanh toán đúng thời hạn.

Quản lý, lưu trữ hồ sơ, chứng từ, hợp đồng và các tài liệu hành chính.

Theo dõi tiến độ thanh toán và phối hợp xử lý các hồ sơ còn thiếu hoặc phát sinh.

Lập báo cáo hành chính theo yêu cầu.

Thực hiện các công việc hành chính khác theo phân công của quản lý.

Dịch vụ nội bộ (30%)

Đặt vé máy bay, khách sạn, phương tiện di chuyển và hỗ trợ sắp xếp lịch công tác cho nhân sự.

Hỗ trợ chuẩn bị phòng họp, đón tiếp khách và các nhu cầu hành chính nội bộ.

Phối hợp tổ chức các sự kiện, chương trình nội bộ khi cần.

Tiếp nhận và xử lý các yêu cầu hỗ trợ từ các phòng ban một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp.

Mô tả công việc:

• Hỗ Trợ Hành Chính Toàn Diện Phòng Nhân Sự:
  • Sắp xếp lịch trình, cuộc họp; chuẩn bị tài liệu, báo cáo, bài thuyết trình chuyên nghiệp cho Trưởng phòng Nhân sự và đội ngũ.
  • Đảm bảo các hoạt động hành chính hàng ngày được thực hiện chính xác, kịp thời, duy trì sự thông suốt và hiệu quả của phòng ban.
• Quản Lý Thông Tin & Hồ Sơ Nhân Sự:
  • Tiếp nhận, sàng lọc và phân phối thông tin nhân sự đến các phòng ban liên quan một cách nhanh chóng, chính xác.
  • Xây dựng và duy trì hệ thống hồ sơ, dữ liệu nhân sự nội bộ một cách khoa học, bảo mật và dễ dàng truy xuất.
  • Đảm bảo luồng thông tin liên lạc thông suốt giữa phòng Nhân sự và các bên liên quan (ban lãnh đạo, các phòng ban, nhân viên).
• Tham Gia & Hỗ Trợ Dự Án Nội Bộ:
  • Hỗ trợ điều phối, theo dõi tiến độ các dự án nhân sự (tuyển dụng, đào tạo, đánh giá hiệu suất), đảm bảo tuân thủ mục tiêu và thời hạn.
  • Phối hợp chặt chẽ với các bộ phận để đảm bảo chất lượng công việc và thành công cho các sáng kiến nhân sự.
• Phối Hợp Liên Phòng Ban:
  • Duy trì mối quan hệ hợp tác hiệu quả với tất cả các phòng ban trong khách sạn để giải quyết các vấn đề liên quan đến nhân sự.
  • Đảm bảo việc truyền đạt thông tin và thực hiện các quy trình nhân sự tuân thủ chính sách của khách sạn.
• Lập Báo Cáo & Phân Tích Thông Tin:
  • Chuẩn bị báo cáo định kỳ và đột xuất về nhân sự, đảm bảo tính chính xác và kịp thời.
  • Tổng hợp, phân tích dữ liệu nhân sự (tuyển dụng, nghỉ việc, đào tạo) và đưa ra đề xuất hỗ trợ Trưởng phòng trong quá trình ra quyết định chiến lược.
• Đại Diện Hình Ảnh Chuyên Nghiệp:
  • Thể hiện sự chuyên nghiệp, chuẩn mực trong mọi giao tiếp và xử lý công việc, đặc biệt trong các vấn đề nhân sự nhạy cảm.
  • Góp phần xây dựng hình ảnh tích cực, uy tín cho Khách sạn Phố Biển và phòng Nhân sự.
• Thực Hiện Các Nhiệm Vụ Khác Theo Yêu Cầu:
  • Linh hoạt thực hiện các công việc được giao bởi Trưởng phòng Nhân sự, đảm bảo tuân thủ quy định và chính sách của khách sạn.

• Xây dựng, quản lý các kênh truyền thông MXH tại địa phương cho cơ sở mình phụ trách
• Nghiên cứu, phân tích thị trường và xu hướng, thị hiếu của khách hàng
• Xây dựng, quản trị mạng lưới các nhà thầu địa phương phục vụ in ấn, trang trí, livestream, quay chụp, tổ chức sự kiện…
• Các công việc khác theo phân công của TP MKT HO
• Quản lý, thiết kế và triển khai tài liệu bán hàng cho P. Kinh doanh cơ sở
• Quản lý, kiểm soát các POSM, billboard tại Phòng vé, Kênh đối tác…
• Quản lý ngân sách truyền thông của các cơ sở; lập kế hoạch và báo cáo định kỳ cho TP.MKT HO
• Xây dựng đề xuất các sản phẩm giải trí, trải nghiệm riêng của cơ sở
• Xây dựng kho tư liệu truyền thông (ảnh /video) về các hoạt động, dịch vụ, sản phẩm tại cơ sở
• Sáng tạo các nội dung truyền thông, quản lý hoạt động với các KOLs tại cơ sở cùng với MKT HO
• Làm việc chặt chẽ với TBP Kinh doanh cơ sở để xây dựng và triển khai các chương trình bán hàng, tổ chức sự kiện (hoạt náo, workshop…) tại địa phương để kích cầu và thu hút khách

1. Financial & E-commerce Performance:

• Support the development and execution of the revenue plan and marketing plan.
• Implement and monitor e-commerce and digital marketing activities to achieve revenue and online distribution objectives.
• Manage and optimize digital marketing channels including SEO, SEM/PPC, Display, Email Marketing, Social Media, and OTA platforms.
• Analyze market trends, competitor activities, and campaign performance to identify opportunities for revenue growth.
• Prepare regular performance reports and recommendations for management.

2. Distribution & Online Channels:

• Support the management of hotel distribution channels, including Brand Website, OTAs, GDS, and partner platforms.
• Monitor channel performance and recommend actions to improve visibility, conversion, and cost efficiency.
• Promote direct bookings through BPG and other direct booking initiatives.
• Maintain strong working relationships with OTA partners and BWI.

3. Content Management:

• Ensure hotel content, images, offers, and promotions are accurate and up to date across all online channels.
• Manage content updates through Portal and other distribution systems.
• Support the execution of global, regional, and hotel-level marketing campaigns.
• Assist in the creation and distribution of e-newsletters and promotional communications.

3. Social Media & Digital Marketing:

• Coordinate with media agencies and partners to manage hotel social media channels.
• Create engaging content and support campaign execution across social platforms.
• Monitor reviews, social media engagement, and competitor activities.
• Respond to guest inquiries and feedback through digital channels when required.
• Track campaign performance and provide insights for continuous improvement.

5. Collaboration & Guest Experience:

• Work closely with Sales, Revenue, Operations, and Marketing teams to ensure consistent brand messaging and promotional activities.
• Support sponsorships, photography projects, and promotional events that enhance brand awareness.
• Maintain compliance with BWI brand standards across all digital touchpoints.

• Xây dựng chiến lược marketing tổng thể theo năm/quý/tháng

• Xác định thị trường mục tiêu, phân khúc khách hàng

• Lập kế hoạch theo mùa vụ du lịch Hàng ngày/tháng/ quý/năm Daily/monthly/

quarterly/yearly

2. Triển khai chiến dịch Marketing tích hợp (IMC)

• Chủ trì các chiến dịch:

o Thương hiệu

o Bán hàng

o Lễ hội – sự kiện

• Đảm bảo đồng bộ:

o Digital – Offline – On-ground Hàng ngày/tháng/ quý/năm Daily/monthly/

quarterly/yearly

3. Trade Marketing & tối ưu doanh thu tại điểm (Trọng tâm)

• Thiết kế hành trình trải nghiệm khách hàng

• Triển khai:

o Upsell / cross-sell

o Combo sản phẩm

o Activation tại chỗ

• Tối ưu các chỉ số:

o Tỷ lệ chuyển đổi

o Doanh thu trên mỗi khách

o Tỷ lệ sử dụng dịch vụ Hàng ngày/tháng/ quý/năm Daily/monthly/

quarterly/yearly

4. Trade Marketing & tối ưu doanh thu tại điểm (Thiết kế hành trình trải nghiệm khách hàng

• Triển khai:

o Upsell / cross-sell

o Combo sản phẩm

o Activation tại chỗ

• Tối ưu các chỉ số:

o Tỷ lệ chuyển đổi

o Doanh thu trên mỗi khách

o Tỷ lệ sử dụng dịch vụ

5. Phát triển sản phẩm & trải nghiệm

• Phối hợp các bộ phận để:

o Xây dựng sản phẩm mới

o Thiết kế trải nghiệm theo mùa

• Đảm bảo tính khác biệt và khả năng thương mại

6. Quản trị thương hiệu

• Đảm bảo tính nhất quán thương hiệu

• Phối hợp với Khối Marcom Tập đoàn

• Duy trì và nâng cao hình ảnh thương hiệu

7. Digital & dữ liệu

• Định hướng hệ sinh thái digital

• Khai thác dữ liệu khách hàng

• Ứng dụng CRM, AI, chatbot vào marketing

8. Quản trị ngân sách

• Xây dựng và kiểm soát ngân sách marketing

• Tối ưu hiệu quả đầu tư (ROI/ROMI)

9. Báo cáo & tư vấn chiến lược

• Báo cáo hiệu quả marketing

• Đề xuất giải pháp tăng trưởng

• Tư vấn Ban Lãnh đạo

• Quản lý văn phòng phẩm, tài sản, trang thiết bị, đồng phục và các vật tư phục vụ hoạt động văn phòng.
• Theo dõi, kiểm kê tài sản định kỳ; phối hợp thực hiện cấp phát, thu hồi theo quy định.
• Đề xuất mua sắm, sửa chữa, bảo trì trang thiết bị và theo dõi quá trình thực hiện.
• Quản lý phòng họp, khu vực làm việc chung, đảm bảo văn phòng luôn gọn gàng, chuyên nghiệp.

2. Công tác lễ tân và hậu cần:

• Đón tiếp khách, đối tác đến làm việc tại văn phòng; chuẩn bị phòng họp, trà nước và các điều kiện phục vụ hội họp.
• Phối hợp tổ chức các cuộc họp, hội nghị, sự kiện nội bộ và các chương trình của đơn vị.
• Thực hiện đặt vé máy bay, khách sạn, xe đưa đón, công tác phí theo nhu cầu của Ban Lãnh đạo và CBNV.

3. Quản lý hồ sơ, văn thư:

• Tiếp nhận, phân loại, lưu trữ công văn đến, công văn đi và hồ sơ hành chính theo quy định.
• Thực hiện chuyển phát nhanh, quản lý thư tín, bưu phẩm và hồ sơ.
• Theo dõi việc sử dụng con dấu, văn bản (nếu được phân công).

4. Quản lý nhà cung cấp và chi phí:

• Làm việc với các nhà cung cấp dịch vụ như vệ sinh, bảo vệ, cây xanh, nước uống, chuyển phát, bảo trì...
• Theo dõi hợp đồng dịch vụ, nghiệm thu, thanh toán và kiểm soát chi phí hành chính.
• Thực hiện các thủ tục đề nghị mua sắm, thanh toán trên hệ thống theo quy định của Tập đoàn.

5. Công việc khác:

• Phối hợp với phòng Nhân sự trong công tác tiếp nhận nhân sự mới, hậu cần phỏng vấn và các hoạt động gắn kết nhân viên.
• Thực hiện báo cáo định kỳ về công tác hành chính.
• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của cấp quản lý.

1. Thực hiện công tác chấm công, kiểm tra giờ ra vào của CBNV bộ phận Bếp, thực hiện báo cáo cấp trên hàng tuần về mọi sự thay đổi, vi phạm của nhân viên về vấn đề chấm công.

2. Kiểm tra công làm việc của nhân viên hàng tháng, không để xảy ra tình trạng mất/sai sót công làm việc hay các sự nhầm lẫn khác gây ảnh hưởng đến quyền lợi của CBNV.

3. Đôn đốc và thông báo tới nhân viên về việc viết giấy tăng ca trả giờ nghỉ bù nghỉ phép.

4. Đăng ký xuất ăn ca hàng tuần cho CBNV trong bộ phận.

5. Chịu trách nhiệm và đề xuất văn phòng phẩm theo nhu cầu của bộ phận và quy định của công ty.

6. Đề xuất thực phẩm, CCDC … khi nhận được yêu cầu từ cấp trên giao.

7. Theo dõi, nhận các thông tin về BEO, các loại hình tiệc, menu … trên phần mềm và kiểm tra phản hồi với cấp trên ngay lập tức về các sự khác biệt về giá, thực đơn.

8. In menu và BEO để các bộ phận liên quan đề xuất mua thực phẩm.

9. Đôn đốc các Bếp trưởng về thời gian gửi báo cáo, thời gian gửi lịch làm việc, sau đó tổng hợp gửi cấp trên.

10. Nhắc cấp trên về những công việc cần xử lý gấp.

11. Theo dõi và đưa ra những sáng kiến về việc tiết kiệm văn phòng phẩm, các trang thiết bị trong bộ phận.

• Help create and update staff profiles with accurate employment documents.
• File and organize HR paperwork such as contracts, records, and personal files.
• Support the preparation of documents for onboarding and offboarding.
• Help prepare SI/HI/UI participation forms for new hires and terminations.
• Support staff with basic PIT paperwork under guidance from the C&B Officer/Executive.
• Help update daily time attendance and leave records.
• Assist with data entry for monthly payroll preparation.
• Maintain and update employee files and HR databases accurately.
• Support daily HR operations, including preparing documents and reports as assigned.
• Respond to basic staff questions and escalate to the C&B team when needed.
• Carry out other reasonable duties as assigned.

Đăng tin tuyển dụng, tìm kiếm và thu hút ứng viên qua các kênh phù hợp.

Sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn và đánh giá ứng viên.

Phối hợp với các bộ phận tổ chức phỏng vấn, đề xuất tuyển dụng và tiếp nhận nhân sự.

Theo dõi tiến độ tuyển dụng, cập nhật dữ liệu và báo cáo kết quả tuyển dụng.

Xây dựng và duy trì nguồn ứng viên tiềm năng.

Tham gia các hoạt động xây dựng thương hiệu tuyển dụng và phát triển nguồn nhân lực.

With thousands of hotels in over 100 countries and territories, Hilton offers countless opportunities to delight. From an open door to a welcoming smile and an exceptional experience, we offer the millions of travellers who stay with us every year a welcome they will never forget. In addition to our flagship brand, Hilton Hotels & Resorts, the family of brands includes Waldorf Astoria, LXR, Conrad, Canopy, Curio Collection, DoubleTree, Hilton Garden Inn, Hampton and many others.

If you appreciate the impact global travel can have on the world, you may be just the person we are looking for to work as a Hilton Team Member. Because it’s with Hilton where we never forget the reason we're here: to delight our guests, Team Members, and owners alike.

HOW YOU WILL MAKE AN IMPACT

As the MarCom Trainee (Recruitment & Employer Branding), you will be responsible for performing the following tasks to the highest standards:

• Create and manage visual content, including photos and videos, to highlight our talent, culture, and employer brand.

• Plan and execute marketing campaigns for mass recruitment, career events, industry seminars, and talk shows to boost our hotel’s visibility.

• Manage and monitor social media channels and the hotel’s business fan page, ensuring engaging and consistent content, photos, and style.

• Develop strategies across multiple channels to attract high-quality candidates efficiently.

• Build and maintain partnerships with universities, colleges, and vocational schools to develop talent pipelines.

• Design and implement employer branding initiatives and advertising campaigns to attract future talent.

• Participate in CSR activities and external events to promote our social engagement and community presence.

• Support internal communication by producing branding materials and capturing professional photos and videos.

• Assist in planning and delivering training programs on HR best practices, labor laws, and goal setting.

• Support employee engagement activities, internal events, and team-building initiatives to foster a positive workplace.

OUR PROJECT

• Professional Employee Branding Development

• CSR, Youth Support Community Development Projects

• Support for People with Disabilities Collaboration Project

• Talent Internship & Management Trainee Development Programs

• Thrive at Hilton: Highlighting our talent, Fun activities, and “catch me at my best” moments.

THE PROPERTY

Nestled on the southwest coast of Phu Quoc, our hotel blends distinctive Amalfi Coast-inspired architecture with panoramic views of the island’s signature sunsets. Guests enjoy exclusive benefits, including one-time complimentary access to the Kiss Bridge, the Kiss of The Sea show and Hon Thom Cable Car unlimited rides after one-time purchase. With direct beach access, an infinity pool, 8 restaurants & bars, a spa, and nightly fireworks, Our hotel is a photogenic destination at the heart of Sunset Town.

WHAT IT IS LIKE WORKING FOR HILTON

Hilton, the #1 World’s Best Workplace, is a leading global hospitality company with a diverse portfolio of world-class brands. Dedicated to filling the earth with the light and warmth of hospitality, we have welcomed more than 3 billion guests in our more than 100-year history. Hilton is proud to have an award-winning workplace culture, and we are consistently named among one of the World’s Best Workplaces. Check out the Hilton Careers blog and Instagram to learn more about what it’s like to be on Team Hilton!

With thousands of hotels in over 100 countries and territories, Hilton offers countless opportunities to delight. From an open door to a welcoming smile and an exceptional experience, we offer the millions of travellers who stay with us every year a welcome they will never forget. In addition to our flagship brand, Hilton Hotels & Resorts, the family of brands includes Waldorf Astoria, LXR, Conrad, Canopy, Curio Collection, DoubleTree, Hilton Garden Inn, Hampton and many others.

If you appreciate the impact global travel can have on the world, you may be just the person we are looking for to work as a Hilton Team Member. Because it’s with Hilton where we never forget the reason we're here: to delight our guests, Team Members, and owners alike.

• Updates the recruitment status report on a weekly basis from the Personnel Requisition Form of HODs including permanent and casual staff.
• Handles manning requests from department.
• Advertising - get the job descriptions and personnel specifications, prepare job advertisements and suggest how and where jobs will be advertised and prepare other recruitment material such as brochures, posters, notices.
• Maintains the JD database.
• Liaises with individuals outside the hotel including, but not limited to, government officers, colleges and universities, hotel schools, recruitment agencies, competitors and other members of the local community.
• Corrects and timely places internal and external advertisements.
• Attracts and help to select the right and qualified candidates for position vacancies.
• Provides professional support and advice on recruitment to line and departmental managers, and advice managers on best practice recruitment and selection.
• Develops and manages the database, candidate pool for each position (internally and externally). Ensures the candidate database is up-to-date.
• Implements recruitment/selection strategy and mobility process, screen application forms, shortlist applicants, conduct pre-screening interviews, language tests and personality questionnaires as required.
• Is responsible for candidate reference check from job level 5 and above.
• Is responsible of the employee recruitment from receiving Personnel Requisition phase until hiring confirmation.
• Handles-over the hiring confirmation to HR coordinator and follows up until the Offer Letter is done.
• Builds scholarship with vocational schools, colleges, and universities to create a talent pool.
• Selects potential trainees from schools to be interns at the hotel.
• Conduct exit interviews for line staff and provide feedback on reasons for turnover.

Primary Responsibilities

1. Training & Development

• Assist in the creation, implementation and facilitation of the Hotel Training Plan and budget that is aligned with the hotel's goals and strategic plan

• Conduct annual training needs analysis and coordinate with department managers to help identify training opportunities for their team members

• Initiate, coordinate, deliver and follow-up on all training activities within the hotel

• Actively initiate relationships and partnerships with industry associations, external training companies and academic counsels related to the hospitality industry

• Update and maintain accurate records of training activities and participant information

• Maintain an ongoing Training Calendar to ensure learning resources and opportunities are maximized

• Develop and manage a central internal resource library of videos/books/magazines that can be utilized by all employees

• Share responsibilities for the integration and orientation process of new hires

• Assist with the implementation of new policies, procedures, and standards

• Prepare and submit training reports

2. Other Responsibilities

• Be fully conversant with hotel fire & life safety/emergency procedures

• Attend all briefings, meetings and trainings as assigned by management • Maintain a high standard of personal appearance and hygiene at all times • Be aware of the hotel fire & life safety/emergency procedures

• Perform other reasonable duties assigned by the assigned by the Management

Tổng Quan Vị Trí

Corporate Sales Executive chịu trách nhiệm tìm kiếm, tư vấn, chăm sóc và phát triển nhóm khách hàng doanh nghiệp nhằm thúc đẩy doanh thu phòng, dịch vụ lưu trú, hội nghị, tiệc và các sản phẩm liên quan của khách sạn. Vị trí này trực tiếp làm việc với các công ty, tập đoàn, văn phòng đại diện, tổ chức và đối tác doanh nghiệp theo định hướng kinh doanh của khách sạn.I. Mô tả công việc

1. Mô tả công việc

• Tìm kiếm, tiếp cận và phát triển nguồn khách hàng mới thuộc phân khúc Corporate/Doanh nghiệp.
• Duy trì và chăm sóc mối quan hệ với khách hàng hiện tại, đảm bảo nguồn booking ổn định cho khách sạn.
• Tư vấn, giới thiệu các sản phẩm và dịch vụ của khách sạn như phòng nghỉ, gói lưu trú, phòng họp, hội nghị, tiệc, F&B và các dịch vụ liên quan.
• Tiếp nhận yêu cầu, báo giá, soạn thảo proposal, hợp đồng, corporate rate agreement và các tài liệu kinh doanh liên quan.
• Theo dõi quá trình xác nhận booking, hợp đồng, thanh toán, công nợ và phản hồi từ khách hàng.
• Phối hợp với các bộ phận Reservation, Front Office, F&B, Housekeeping, Accounting và Operations để đảm bảo dịch vụ được triển khai đúng yêu cầu.
• Sắp xếp và tham gia site inspection, gặp gỡ khách hàng, đón tiếp đối tác và hỗ trợ các hoạt động bán hàng khi cần thiết.
• Cập nhật thông tin sản phẩm, giá bán, chính sách ưu đãi và thực hiện các hoạt động bán hàng nhằm đạt chỉ tiêu doanh thu được giao.

· Là đầu mối thông tin chung tiếp nhận công văn, giấy tờ gửi đến để xử lý công việc; điều phối thông tin đến các tổ vận hành nhanh chóng, kịp thời

· Kiểm soát việc sử dụng, bảo dưỡng, sửa chữa, thanh lý… tài sản thuộc phạm vi quản lý đúng theo hướng dẫn kỹ thuật và các quy định của chế độ bảo hành

· Thực hiện thủ tục thanh toán chi phí phát sinh của bộ phận trong quá trình vận hành: công tác phí, tạm ứng phục vụ công việc, chi phí tiếp khách, thanh toán mua hàng đối với các mặt hàng tự cung ứng…

· Thực hiện các công việc hậu cần như: chuẩn bị hậu cần cho các cuộc họp bộ phận, đặt và theo dõi cấp phát văn phòng phẩm

· Hỗ trợ Giám Đốc Điều hành trong việc làm các báo cáo theo định kỳ

· Các công việc khác theo yêu cầu của Giám Đốc Điều hành

• Executing the recruitment critical path.
• Work with departments for headcount and job requirements.
• Execute recruitment plans and budget including recruitment events, career days.
• Execute optimizing the current manning of current hotel with required manning for new hotel
• Execute mass recruitment successfully to meet the deadline.
• Assist Talent Acquisition Manager/HRD to directs the internal and external recruitment and placement activities for The Grand Ho Tram to include university, colleges, local nationals and expatriates.
• Assist Talent Acquisition Manager/HRD to develop recruitment and placement policies, systems and procedures including strategies and selection techniques.
• Review all recruitment advertising.
• Assist Talent Acquisition Manager/HRD in recruitment strategic action plans in considering the market mechanism, labor development tendency, salary and benefit bench mark.
• Assist Talent Acquisition Managerr/HRD to prepare the budget for assigned area.
• Assist Talent Acquisition Manager/HRD to prepares reports and recommends procedures to enhance the recruitment and employment processes.
• Assist Talent Acquisition Manager/HRD to assist all departments in selecting employees that will be a strong cultural fit to serve guests in the luxury market.
• Assist Talent Acquisition Manager/HRD to coordinate, negotiate and administer all sourcing/recruitment agency relationships.
• Assist and implement diversity initiatives so that the workforce is consistent with the communities in which they operate and the guests in which they serve.
• Assist Talent Acquisition Manager/HRD to act as a liaison between The Grand Ho Tram and the community in which they operate to generate interest and strong relationship for the workforce.
• Facilitate training programs for effective interviewing skills consistent with The Grand property philosophy and the community in which it operates.
• Maintain and administer on-boarding and orientation programs.
• Assist Talent Acquisition Manager/HRD in providing strategic direction for the department and proactively conveys guidelines for staff that shapes the unparalleled standards expected.
• Make certain that areas of accountability are executed in uncompromised levels. Proper utilization of resources is a must.
• Assist Talent Acquisition Manager/HRD in providing strategic direction for the department and proactively conveys guidelines for staff that shapes the unparalleled standards expected.
• Assist Talent Acquisition Manager/HRD in determining work procedures, prepares work schedules, and expedites workflow.
• Assist Talent Acquisition Manager/HRD in assigning duties and examines work for exactness, neatness, and conformance to policies and procedures.
• Assist Talent Acquisition Manager/HRD in studies and standardizes procedures to improve efficiency of subordinates.
• Maintains harmony among workers and resolves grievances.
• Keeps leadership informed on a timely basis of any undue variance from expected results.
• Must be able to meet the attendance guidelines of the job and adhere to departmental and company policies.

1. Xây dựng mối quan hệ:

• Phối phợp với các bộ phận kinh doanh khác để đảm bảo điều phối công việc phù hợp, hỗ trợ lẫn nhau và không trùng lặp.
• Xây dựng và duy trì mối quan hệ với các đại lý hiện tại và tiềm năng để đảm bảo nguồn booking lâu dài. Tổ chức các sales call, gặp mặt, FAM trip, hội chợ..
• Tìm kiếm và xây dựng các mối quan hệ, cơ hội hợp tác mới trong thị trường nhằm mở rộng nguồn khách hàng, đạt mục tiêu doanh thu
• Quản lý và phát triển mối quan hệ với các bên liên quan (trong và ngoài cty)
• Cung cấp doanh thu chính xác, đầy đủ và hiệu quả cho quản lý sự kiện.

2. Phân tích kinh doanh:

• Triển khai các hoạt động kinh doanh dựa vào kiến thức chung về thị trường – điểm mạnh và yếu của đối thủ, xu hướng kinh tế, cung và cầu...
• Lựa chọn những cơ hội kinh doanh hợp lý nhất dựa vào tình trạng thị trường và yêu cầu của điểm đến.
• Phục vụ khách hàng dựa trên phương thức hoạt động và yêu cầu để đưa ra các lựa chọn thích hợp.

3. Hoạt động bán hàng:

• Tham gia các buổi sales call với phòng kinh doanh để close deal hoặc tìm kiếm các cơ hội mới
• Triển khai và hỗ trợ quy trình vận hành theo yêu cầu (VD: Viết đề xuất, soạn hợp đồng, trả lời khách hàng).
• Hỗ trợ nâng cấp chất lượng dịch vụ và quan hệ khách hàng, tăng số lượng khách hàng trung thành bằng cách cung cấp dịch vụ xuyên suốt hành trình trải nghiệm khách hàng
• Hỗ trợ khách hàng nhằm thúc đẩy doanh thu và gia tăng thị phần.
• Xây dựng mối quan hệ tích cực với khách hàng.
• Áp dụng, triển khai và cung cấp chất lượng dịch vụ phù hợp quy định, tiêu chuẩn của công ty.
• Trao đổi với khách hàng để thu thập phản hồi về chất lượng sản phẩm và dịch vụ.