5 Lời khuyên để làm việc từ xa hiệu quả

Đảm bảo quyền lợi của bạn khi làm việc từ xa

Quyền lợi luôn là yếu tố cần được quan tâm hàng đầu khi bạn tìm kiếm một công việc với, đối với việc làm từ xa, việc làm online, hay remote job thì nó lại càng quan trọng hơn.

Vì sao lại vậy? Bởi vì bộ luật lao động chưa có nhiều quy định về việc làm từ xa bởi vì người sử dụng lao động có thể là những doanh nghiệp nước ngoài, nằm ngoài phạm vi kiểm soát của nhà nước, lợi ích của bạn hoàn toàn sẽ phụ thuộc vào hợp đồng lao động với doanh nghiệp.

Khi làm việc từ xa dưới hình thức remote work, các phúc lợi của bạn có thể thay đổi so với các nhân viên khác tại văn phòng. Do đó, bạn nên đảm bảo mình sẽ được hưởng những quyền lợi như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, trợ cấp, lương overtime (OT), ngày nghỉ phép,... trước khi bạn ký vào hợp đồng lao động.

Bạn nên cân nhắc làm những việc sau để đảm bảo quyền lợi của mình:

1. Tìm hiểu về các phúc lợi tiêu chuẩn của doanh nghiệp. Hầu hết các doanh nghiệp đều cung cấp một số phúc lợi tiêu chuẩn cho tất cả nhân viên bao gồm các hình thức thực tập, thử việc, chính thức. Những phúc lợi này thường sẽ bao gồm bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, nghỉ phép, nghỉ lễ tết,... Hãy tìm hiểu xem doanh nghiệp của bạn cung cấp những phúc lợi nào thông qua bộ phận nhân sự.

2. Hỏi về các phúc lợi dành riêng cho nhân viên làm việc từ xa. Một số doanh nghiệp cung cấp các phúc lợi bổ sung cho nhân viên làm việc từ xa. Những phúc lợi quan trọng ảnh hưởng đến công việc có thể kể đến như thiết bị làm việc (máy tính, màn hình, tai nghe,...), Internet, cước điện thoại, phần mềm làm việc,... Hãy hỏi nhà tuyển dụng hoặc quản lý trực tiếp của bạn về các phúc lợi này, tránh việc phải chi tiêu quá nhiều ngân sách cá nhân cho những công việc của công ty.

3. Đọc kỹ hợp đồng lao động của bạn. Hợp đồng lao động của bạn sẽ nêu rõ tất cả các phúc lợi mà bạn được hưởng. Hãy đọc kỹ hợp đồng để đảm bảo rằng bạn hiểu rõ về các phúc lợi của mình. Trong trường hợp hợp đồng lao động bị sai hoặc chưa hiểu rõ về quyền lợi được nhận, bạn nên liên hệ với bộ phận nhân sự để làm rõ, đối chiếu.

Thêm nữa, đối với những bạn chưa có kinh nghiệm làm việc tại công ty, doanh nghiệp từ trước, bạn nên tham khảo bộ Luật số 45/2019/QH14 của Quốc hội: Bộ Luật Lao động thông qua văn bản chính thức của chính phủ. Đảm bảo rằng hãy ghi nhớ quyền lợi cơ bản mà bạn chắc chắn sẽ nhận được khi là một nhân viên chính thức dưới hình thức làm việc từ xa.

Lập kế hoạch và quản lý công việc hiệu quả

Lời khuyên tiếp theo của chúng tôi khi làm việc từ xa đó là bạn nên có kế hoạch và quản lý công việc hiệu quả. Hãy cùng chia nhỏ vấn đề chúng tôi đang muốn nhắc đến:

Kế hoạch công việc: Kế hoạch công việc của bạn sẽ dựa trên những KPIs hay những chỉ tiêu mà quản lý muốn bạn đạt được trong một khoảng thời gian, thông thường sẽ là 1 tuần, 1 tháng, hoặc 1 quý.

Làm việc từ xa rất dễ bị ảnh hưởng bởi môi trường thoải mái và không bị kiểm soát chặt như ở văn phòng, sự thoải mái đó có thể sẽ khiến công việc của bạn không hoàn thành đúng hạn hoặc chất lượng công việc của bạn bị giảm sút, ảnh hưởng tới kết quả chung của doanh nghiệp. Theo một bài báo từ CNBC thì các nhà quản lý "bực bội và mất phương hướng" khi nhắc đến công việc từ xa, do các nhân viên không đạt được chỉ tiêu của công việc được giao, đồng thời họ rất khó kiểm soát các nhân viên dưới hình thức này.

Vì thế, khi làm việc từ xa, hãy đảm bảo rằng bạn đang làm công việc của mình một cách chính xác và đạt hiệu quả (nếu không bạn có thể sẽ bị sa thải). Hãy đảm bảo bạn có một kế hoạch công việc cụ thể, bao gồm:

• Nhiệm vụ phải làm trong quý. Bao gồm: các công việc cần làm trong các tháng, kết quả hoặc tiến độ cần đạt được trong các tháng trong quý.
• Nhiệm vụ phải làm trong tháng. Bao gồm: các công việc cần làm trong tuần, kết quả hoặc tiến độ cần đạt được trong các tuần trong tháng.
• Nhiệm vụ phải làm trong tuần. Bao gồm: các công việc cần làm trong ngày, kết quả hoặc tiến độ cần đạt được mỗi ngày trong tuần.

Hãy đi vào một ví dụ để bạn có cái nhìn cụ thể hơn về sự quan trọng của việc lên kế hoạch trong công việc:

Tình huống: Bạn là một nhân chăm sóc khách hàng, sản phẩm của doanh nghiệp là các phần mềm phục vụ lĩnh vực giáo dục. Cấp trên của bạn giao cho bạn một nhiệm vụ trong quý I năm 2024 hoàn thành được ít nhất 200 ticket hỗ trợ khách hàng đang cần trợ giúp về sản phẩm thông qua email.

Bạn có thể lên một kế hoạch đơn giản dựa trên những thông tin đó. Các công việc bạn phải làm sẽ là:

• Đọc email của khách hàng.
• Xác định vấn đề của khách hàng đang gặp phải.
• Xử lý hoặc liên hệ với bộ phận chịu trách nhiệm xử lý để giải quyết.
• Phản hồi và đợi xác nhận từ khách hàng.
• Sau khi có xác nhận hoặc khách hàng không phản hồi sẽ đóng ticket.

Như vậy là hoàn thành một ticket hỗ trợ. Bạn có thể dễ dàng tính được trong một tháng bạn phải hoàn thành trung bình là 60 ticket để đạt được kết quả trong quý I năm 2024, như vậy mỗi tuần bạn hỗ trợ trung bình 15 ticket của khách hàng. Và bạn sẽ phải lên kế hoạch để đạt được chỉ tiêu đó.

Ngoài ra, bạn phải đánh giá xem kế hoạch có đang đi đúng hướng hay không, chẳng hạn như trong tuần đầu bạn chỉ hỗ trợ được 10 khách hàng thì có lẽ bạn nên xem xét và điều chỉnh lại những công việc bạn phải làm để đạt được kế hoạch chung. Và như vậy bạn phải quản lý các công việc sao cho nó có hiệu quả.

Để có thể lập kế hoạch và quản lý công việc hiệu quả khi làm việc từ xa, bạn nên rèn luyện kỹ năng lập kế hoạch và kỹ năng giải quyết vấn đề. Khi bạn có thể có cái nhìn tổng quan về công việc, hiệu quả công việc của bạn sẽ cao hơn, từ đó công việc từ xa của bạn sẽ được đảm bảo.

Tạo môi trường làm việc từ xa hiệu quả

Môi trường tốt sẽ tạo điều kiện thuận lợi giúp bạn tập trung làm việc hiệu quả hơn. Để đạt được điều này, không gian làm việc cần được thiết kế sao cho thoải mái và tiện lợi.

Không gian làm việc cần yên tĩnh, thoải mái và đầy đủ ánh sáng. Bạn nên chọn một góc trong nhà ít tiếng ồn và có thể nhìn ra ngoài cửa sổ để tận hưởng cảm giác thư thái. Theo Viện Nghiên cứu quốc gia về sức khỏe của Mỹ, không khí trong lành giúp tâm trạng được cải thiện, cơ thể được tiếp thêm năng lượng, tăng khả năng tập trung, đồng thời giảm stress.

Ngoài ra, bạn cần trang bị đầy đủ các thiết bị cần thiết cho công việc để đảm bảo công việc có hiệu quả. Bạn cũng nên chú ý đến việc sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp không gian làm việc của mình. Hoặc có thể việc trang trí không gian làm việc theo sở thích sẽ giúp bạn cảm thấy thoải mái và hứng thú hơn khi làm việc.

Nếu chưa có ý tưởng nào, bạn có thể tham khảo bài viết 5 Bước bố trí góc làm việc chuẩn Công thái học của StudentJob để có cái nhìn tổng quan về cách bố trí góc làm việc khi làm việc từ xa. Hoặc, để đúng trọng tâm hơn, bạn có thê tham khảo một blog của ActivTrak với tựa đề 7 bước để tạo môi trường làm việc từ xa hiệu quả. Hy vọng những bài viết chia sẻ kinh nghiệm thực tế về thiết kế môi trường làm việc khi làm việc từ xa sẽ có ích đối với bạn.

Giảm thiểu các yếu tố gây xao lạc trong không gian làm việc, như tiếng ồn, thông báo từ điện thoại, và các yếu tố khác, là điều kiện quan trọng để tăng cường sự tập trung. Bạn cũng có thể áp dụng cho mình phương pháp Pomodoro trong làm việc để hạn chế đi những sự làm phiền không đáng có trong công việc.

Thường xuyên giao tiếp với đồng nghiệp và khách hàng

Giao tiếp thường xuyên với đồng nghiệp và khách hàng sẽ giúp bạn phối hợp công việc một cách hiệu quả. Các nhà tuyển dụng cũng đánh giá các ứng viên ngoài chuyên môn thì kỹ năng giao tiếp và kỹ năng làm việc nhóm là 2 kỹ năng hàng đầu để có thể làm việc hiệu quả. Nhất là khi bạn có ý định hay đang làm việc từ xa, giao tiếp là chìa khoá quan trọng trong công việc. Bao gồm:

• Giao tiếp chuyện công sở. Thông qua những ứng dụng nhóm như Zalo, Skype,...
• Giao tiếp các chi tiết công việc. Thông qua những ứng dụng làm việc nhóm như Asana, Trello, Teamwork,...
• Giao tiếp với khách hàng. Thông qua email, điện thoại,...

Việc có thể giao tiếp tốt sẽ giúp bạn hoà nhập với môi trường công ty, có khả năng thu thập thông tin cần thiết để làm việc, và thúc đẩy giao tiếp và chăm sóc khách hàng. Những cách bạn có thể xem xét để cải thiện kỹ năng giao tiếp và khả năng giao tiếp với đồng nghiệp khi làm việc từ xa như:

1. Sử dụng các công cụ giao tiếp trực tuyến hiệu quả. Thông qua Zalo, Skype, Asana, Trello, Teamwork, Email,... để duy trì giao tiếp với đồng nghiệp và khách hàng. Trong trường hợp bạn làm việc ở nơi đông người thì tai nghe bluetooth hoặc các công cụ khác để tập trung có thể sẽ cần thiết.

2. Cung cấp thông tin rõ ràng, mạch lạc và dễ hiểu khi giao tiếp công việc. Trong quá trình làm việc từ xa, việc cung cấp thông tin rõ ràng, mạch lạc, dễ hiểu là rất quan trọng để duy trì sự hiệu quả trong giao tiếp với đồng nghiệp. Bạn cần sắp xếp thông tin một cách có hệ thống và logic. Phân loại thông tin thành các đoạn văn hoặc mục để dễ theo dõi. Chọn từ ngữ mạch lạc dễ hiểu, tránh sử dụng các thuật ngữ chuyên ngành không cần thiết. Mục tiêu cuối cùng là truyền đạt ý kiến và thông tin một cách mạch lạc nhất.

3. Trả lời các câu hỏi và phản hồi kịp thời. Việc có được thông tin hay giải đáp nhanh chóng sẽ giữ cho công việc diễn ra suôn sẻ. Nếu chưa có câu trả lời, bạn có thể gửi tin nhắn nhắc hẹn vào thời gian cụ thể, đảm bảo các thành viên nắm được tiến độ công việc bạn đang làm.

Như vậy, dù làm việc từ xa, thì giao tiếp công sở vẫn là một vấn đề mà bạn càng phải cân nhắc khi làm việc tại công ty, vì khi giao tiếp qua các phương tiện online, bạn sẽ không thể sử dụng cử chỉ, hành động mọi lúc mà chỉ có thể sử dụng từ ngữ sao cho hợp lý để truyền tải vấn đề một cách đúng đắn.

Giữ cân bằng giữa công việc và cuộc sống

Làm việc từ xa mang lại nhiều lợi ích, nhưng cũng có một số thách thức, chẳng hạn như khó cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Khi làm việc từ xa, bạn có thể dễ dàng bị cuốn vào công việc và quên đi thời gian dành cho bản thân và gia đình. Có một số lý do mà làm việc từ xa khiến bạn khó cân bằng giữa công việc và cuộc sống:

1. Không có sự phân chia rõ ràng giữa công việc và cuộc sống. Khi làm việc tại văn phòng, bạn có thể dễ dàng phân biệt giữa thời gian làm việc và thời gian nghỉ ngơi. Tuy nhiên, khi làm việc từ xa, bạn sẽ vừa làm việc mà vừa bị ảnh hưởng bởi các việc ở nhà như nấu ăn, phơi quần áo, hay là chuyện gia đình. Đây có thể là yếu tố khiến bạn khó phân biệt giữa thời gian cho công việc và cuộc sống.

2. Thiếu sự tương tác xã hội. Khi làm việc tại văn phòng, bạn có cơ hội giao tiếp và tương tác trực tiếp với đồng nghiệp mỗi ngày. Những cuộc trò chuyện nhỏ sẽ giúp bạn cảm thấy gắn kết với công việc và đồng nghiệp. Tuy nhiên, khi làm việc từ xa, bạn có thể cảm thấy cô đơn và thiếu tương tác xã hội. Việc thiếu tương tác xã hội có thể gây ra cảm giác mệt mỏi, chán nản, stress không nên có trong môi trường làm việc.

3. Khó quản lý thời gian. Khi làm việc tại văn phòng, bạn sẽ dễ dàng quản lý thời gian của mình hơn vì mọi người sẽ làm và nghỉ cùng nhau. Tuy nhiên, khi làm việc từ xa, bạn có thể bị phân tâm bởi các hoạt động khác, gây khó khăn trong quản lý thời gian và hoàn thành công việc. đây cũng là yếu tố mà chúng tôi đã nhắc đến ngay tại mở bài.

Việc cân bằng giữa công việc và cuộc sống là điều cần thiết để đảm bảo sức khỏe và tinh thần của bạn. Bạn nên thử áp dụng các mẹo trên để cân bằng giữa công việc và cuộc sống khi làm việc từ xa. Thông qua việc áp dụng các lời khuyên trên, bạn có thể làm việc từ xa hiệu quả và tự tin với công việc hơn. Cần lưu ý rằng mỗi người có cách làm việc phù hợp với bản thân, nên quan trọng nhất là phải kiểm tra và điều chỉnh chiến lược cá nhân theo cách làm việc tốt nhất cho bạn. Chúc bạn thành công trong công việc!